Dylemat 11: Rozrywka – Odpowiedź

 

Ryzyko związane z tą sytuację jest takie, iż upominek może mieć na celu wpłynięcie na naszą przyszłą decyzję (stanowi zatem łapówkę) lub inni mogą go postrzegać jako łapówkę. Z drugiej jednak strony podwykonawca mógł złożyć ofertę w dobrej wierze, nie mając zamiaru wpłynąć na nas lub na nasz zespół, abyśmy faworyzowali go przy przyszłych przetargach. Co więcej, kontakty towarzyskie w kontekście biznesowym same w sobie nie są niczym złym. To ważny sposób budowania zaufania i relacji zawodowych. Rozrywka nie jest z pewnością zawsze traktowana podejrzliwie. Jednakże kwestia tego, czy wręczyć lub przyjąć zaproszenie na imprezę rozrywkową, upominek lub ofertę pokrycia wydatków reprezentacyjnych ma znaczenie, dlatego rozważyć należy, czy upominek lub zwrot wydatków reprezentacyjnych nie ma wartości na tyle wysokiej, że:

 

• Może być podyktowany nieuczciwymi zamiarami.

 

• Może mieć charakter korupcyjny, ponieważ może sprawić, że my i nasz zespół poczujemy się w obowiązku odwdzięczyć za przysługę i w jakiś sposób faworyzować podwykonawcę w przyszłości.

 

• Zdaniem innych może on mieć wpływ na przyszłe decyzje biznesowe podejmowane przez nas i nasz zespół. Na przykład: jakie wrażenie odnieśliby inni oferenci lub opinia publiczna słysząc o tego rodzaju rozrywce? Inni oferenci mogą odnieść wrażenie, że szanse nie są już równe dla wszystkich. Opinia publiczna może uznać ofertę udziału w imprezie rozrywkowej za potencjalną łapówkę.

 

• Może ona stanowić niepożądany precedens w firmie. Inni pracownicy firmy mogą poczuć się niezadowoleni z faktu, iż nie otrzymują podobnych ofert i mogą zacząć ich poszukiwać lub przyjmować tego rodzaju oferty ze strony innych partnerów biznesowych.

 

Dlatego, jeśli nawet oferta tego rodzaju nie stanowi łapówki, ze wszystkich powyższych przyczyn zaleca się, aby jej nie akceptować. Zasadniczo nie należy akceptować ani oferować żadnych upominków, zwrotu wydatków reprezentacyjnych lub udziału w imprezie rozrywkowej w kontekście biznesowym, które mogą w rzeczywistości mieć charakter korupcyjny lub być w ten sposób postrzegane. Spotkania towarzyskie w celu poprawy relacji biznesowych powinny mieć relatywnie skromny charakter – na przykład lunch, w przypadku którego każda firma płaci za siebie lub płaci tylko jedna firma, ale rachunek jest niski. Upominki o stosunkowo niskiej wartości wręczane przez dostawcę (np. butelka wina) można przyjąć, należy jednak przekazać je na doroczną loterię fantową organizowaną przez firmę w celach charytatywnych. Upominki wręczane przez firmę mogą symbolizować produkt firmy, nie powinny mieć jednak żadnej wartości rynkowej. Tak powinno być w każdym kraju – nawet takim, w którym istnieją silne tradycje związane wydatkami reprezentacyjnymi. Każda firma powinna wdrożyć politykę dotyczącą upominków, szczegółowo określającą granice dopuszczalności wręczania i przyjmowania upominków oraz pokrycia wydatków reprezentacyjnych, jak również wymagającą ich odnotowania w rejestrze prowadzonym przez firmę. Partnerów biznesowych i klientów należy w stosownych przypadkach informować o takiej polityce. Zminimalizuje to zagrożenie korupcją i także urażenia partnerów biznesowych.