이 섹션에서는 조직이 직원이 안전하고 기밀스러운 방식으로 의심되거나 실제 부패 또는 부패 방지 정책이나 프로그램 위반을 보고할 수 있도록 하는 절차를 구현해야 한다는 요구 사항과 관련된 지침을 제공합니다(조치 18). 조직을 위한 부패 방지 프로그램).

조직이 부패를 예방하고 적발하기 위해서는 적절한 신고 시스템(흔히 내부고발 시스템이라고 함)이 필수적입니다. 또한, 조직이 부패 방지 정책을 제대로 이행할 의향이 있다는 확신을 직원들에게 제공할 수 있습니다.

부패 신고 절차의 특징

1. 조직은 직원들이 의심되거나 실제로 발생한 부패 또는 부패 방지 정책이나 프로그램 위반 사실을 가능한 한 빨리 조직에 보고하도록 요구하거나 권장하는 보고 절차를 시행해야 합니다.
2. 직원들은 보고 절차에 대해 적절하게 알려야 합니다.
   • 직원들은 다음과 같은 방법으로 보고 절차에 대해 알아야 합니다.
     • 모든 직원에게 직접 전달(전자적으로 또는 인쇄본으로)
     • 조직의 웹 사이트에 게시됨
     • 각 기관 사무실의 게시판에 게시됩니다.
   • 직원들은 보고 절차에 대해 추가로 정보를 얻고 상기시켜야 합니다.
     • 훈련에서 언급됨으로써
     • 적절한 관리자(가급적 최고 경영자 또는 이에 상응하는 직책)가 조직의 윤리적 실행에 대한 헌신을 강조하고, 조직이 헌신을 준수하도록 돕기 위해 직원들에게 우려 사항을 보고하도록 요구하거나 권장함으로써, 매년 같은 시기에 직원들에게 상기시켜 주는 방식입니다.
   • 조직이 운영되는 관할권에 부패 또는 부패 의심 사실을 보고할 법적 의무가 있는 경우, 이 법적 의무와 이 법적 의무 위반에 따른 결과를 직원들에게 명확하게 알려야 합니다.
3. 보고 절차에는 누구에게 보고해야 하는지 명시해야 합니다. 다음과 같은 몇 가지 대안이 있습니다.
   • 이 절차에서는 직원이 보고해야 하는 특정 인물 한 명을 지명할 수 있습니다(예: 규정 준수 관리자).
   • 이 절차에서는 직원이 우려 사항을 가장 먼저 직속 상사에게 보고하도록 요구할 수 있으며, 다음과 같은 경우에만 준수 관리자 또는 기타 적절한 관리자에게 보고를 상향 조정하도록 요구할 수 있습니다.
     • 직원들이 직속 상사의 성실성이나 신뢰성에 대한 확신이 없거나
     • 직속상관이 보고서의 주제이거나 보고서에 연루되어 있는 경우, 또는
     • 직속상관이 적절한 조치를 취하지 못한다.
   • 시스템은 직원이 외부 보고 기관에 보고하도록 요구하거나 이를 가능하게 할 수 있습니다. 보고가 외부 보고 기관에 전달되는 경우, 조직은 외부 보고 기관이 가능한 한 빨리 조직 내 적절한 고위 담당자에게 보고서를 전달하여 문제를 처리하도록 해야 합니다. 규정 준수 관리자가 보고서를 받지 않는 경우, 규정 준수 관리자에게 모든 보고 내용을 알려야 합니다.
4. 보고 절차에는 보고 방법을 명시해야 합니다. 시스템은 (법으로 금지되지 않는 한) 익명 및 기밀 보고를 허용해야 하므로(아래 참조), 사용 가능한 보고 옵션 중 적어도 하나는 익명성을 허용해야 합니다. 다음과 같은 몇 가지 대안이 있습니다.
   • 직접
   • 이메일로
   • 전화로
   • 온라인 문의 양식을 통해
   • 편지로.
5. 보고 시설은 모든 직원이 쉽게 이용할 수 있어야 합니다.
6. 익명 신고는 허용되어야 합니다(해당 법률이 허용하는 경우 및 범위 내에서).
7. 조직은 보고서를 작성한 직원과 보고서에 이름이 언급된 직원의 신원을 다음의 경우를 제외하고 비밀로 유지해야 합니다.
   • 조직은 법적으로 이 정보를 공개해야 합니다.
   • 보고서를 작성하거나 보고서에 이름이 기재된 사람은 자신의 이름 공개에 동의합니다.
8. 보고 절차에서는 직원이 지정된 개인이나 조직(규정 준수 관리자나 기타 적절한 관리자, 제3자 자문가 등)으로부터 조언을 구할 수 있도록 해야 합니다.
   • 부패와 관련된 우려 사항이나 상황에 직면했을 때 어떻게 해야 하는지에 대한 내용(참조) 부패 처리 – 개인)
   • 적절한 외부 기관(예: 형사 수사 기관)에 언제, 어떻게 보고할 수 있는지에 대한 정보입니다.
9. 보고 절차는 접수된 모든 보고가 조사 및 적절한 조치를 위해 조직 내의 적절한 사람에게 최대한 빨리 전달되도록 해야 합니다(조치 19 참조). 부패 조사 및 처리). 이러한 보고서를 처리할 책임자는 규정 준수 관리자, 기타 적절한 관리자 또는 이사회일 수 있습니다. 이 담당자는 보고서의 주제와 관련된 모든 사안으로부터 독립적이어야 합니다.
10. 조직은 다음 사항을 보장해야 합니다.
    • 신고를 한 직원은 선의로 또는 합리적인 믿음에 근거하여 우려 사항을 제기한 후 보복으로부터 보호받습니다.
    • 누군가가 선의로 또는 합리적인 믿음에 근거하여 우려 사항을 제기한 경우, 직원이 보복하는 것은 징계 조치에 해당합니다.
11. 해당 조직은 선의로 또는 합리적인 믿음에 근거하여 우려 사항을 제기하는 모든 개인의 안전을 보호하기 위해 모든 합리적인 조치를 취해야 합니다.
12. 원래 신고를 한 사람은 조사에 지장을 주거나 누군가의 안전을 위협하지 않는 범위 내에서 취해지는 조치에 대해 계속 알고 있어야 합니다.
13. 조직은 보고 절차와 그에 따라 작성된 모든 보고서를 문서화해야 합니다.
14. 이러한 보고 절차는 독립적인 부패 방지 보고 절차일 수도 있고, 다른 우려 사항(예: 안전, 차별, 괴롭힘)을 보고하는 데 사용되는 절차와 동일하거나 그 일부를 구성할 수도 있습니다.