이 섹션에서는 조직이 부패 방지 정책 및 프로그램과 발생하는 모든 준수 문제에 대한 합리적으로 자세한 기록을 보관해야 한다는 요구 사항과 관련된 지침을 제공합니다(조치 20). 조직을 위한 부패 방지 프로그램).

이러한 기록에는 다음 내용이 포함되어야 합니다.

• 부패 방지 정책 및 프로그램, 그리고 이 프로그램의 일부를 구성하는 모든 절차와 통제.
• 부패 방지 프로그램을 시행하기 위해 취한 조치.
• 다음과 같은 프로그램 실행을 기록한 문서:
  • 이사회 결의안
  • 직원들에게 반부패 정책 및 프로그램과 준수의 중요성을 알리는 커뮤니케이션
  • 컴플라이언스 관리자의 임명 및 업무 범위
  • 인사 심사 및 임명
  • 징계 절차
  • 인사 보너스 절차
  • 직원들의 부패 방지 정책 수령
  • 제공된 교육
  • 이해 상충 등록
  • 선물, 환대, 정치 및 자선 기부금 및 기타 관련 혜택 제공 및 수령 등록
  • 권한 위임 수준
  • 위험 평가 및 실사 수행
  • 관련 사업 관계자의 부패 방지 통제를 평가하기 위해 취해진 조치
  • 부패 방지 계약 조항
  • 재정 통제
  • 상업적 통제
  • 규정 준수 관리자 보고서
  • 내부 감사 보고서
  • 실제 또는 의심되는 부패에 대한 직원 또는 기타 제3자로부터 수신된 보고서
  • 의심되거나 실제 발생한 부패 사건
  • 수행된 조사
  • 집행 조치
  • 부패 방지 절차를 검토하고 개선하기 위해 취한 조치
  • 부패 방지 프로그램과 관련된 기타 기록.

문서화된 정보의 범위는 조직의 규모, 조직이 직면한 부패 위험의 정도, 조직의 구조와 운영의 복잡성에 따라 조직마다 상당히 다를 수 있습니다.

문서화된 정보는 부패 방지 프로그램의 일환으로 별도로 보관하거나, 다른 관리 시스템(예: 규정 준수, 재무, 상업, 인사, 감사 등)의 일부로 관리할 수 있습니다. 핵심은 관련 문서를 보관하고 관련 담당자가 쉽게 접근할 수 있어야 한다는 것입니다.

기록은 종이 사본 및/또는 전자 사본으로 보관될 수 있습니다.

이러한 기록 보관 요건의 필요성 중 하나는 우수한 기록의 준비 및 보존이 우수한 기업 경영의 정상적인 부분이라는 점입니다. 또한, 조직이나 그 구성원이 부패 혐의로 조사를 받을 경우, 이러한 기록은 조직과 구성원이 부패 방지를 위해 적절한 조치를 취했음을 입증하는 데 중요한 역할을 하므로, 조직과 구성원의 방어에 중요한 역할을 할 것입니다. 부패 조사는 사건 발생 후 수년이 지난 후에 이루어질 수 있으므로, 구성원이 조직을 떠났거나 기억이 희미해졌을 가능성이 높습니다. 따라서 우수한 기록은 매우 중요합니다.