Dieser Abschnitt enthält Hinweise zu der Anforderung, dass eine Organisation Verfahren implementieren sollte, die es den Mitarbeitern ermöglichen, mutmaßliche oder tatsächliche Korruption oder Verstöße gegen die Antikorruptionsrichtlinie oder das Antikorruptionsprogramm auf sichere und vertrauliche Weise zu melden (Maßnahme 18 des Antikorruptionsprogramms für Organisationen ).

Ein geeignetes Meldesystem (oft auch Whistleblowing-System genannt) ist notwendig, damit eine Organisation Korruption verhindern und aufdecken kann. Es gibt den Mitarbeitern zudem die Gewissheit, dass die Organisation ihre Antikorruptionspolitik ordnungsgemäß umsetzt.

Merkmale eines Korruptionsmeldeverfahrens

1. Die Organisation sollte ein Meldeverfahren einführen, in dessen Rahmen die Mitarbeiter verpflichtet oder dazu angehalten sind, der Organisation jeden Verdacht auf oder jede tatsächliche Korruption oder jeden Verstoß gegen die Antikorruptionsrichtlinie oder das Antikorruptionsprogramm so schnell wie möglich zu melden.
2. Das Personal sollte angemessen über das Meldeverfahren informiert werden:
   • Das Personal sollte über das Meldeverfahren informiert werden, indem es:
     • direkt an alle Mitarbeiter kommuniziert (elektronisch oder in Papierform)
     • veröffentlicht auf der Website der Organisation
     • wird am schwarzen Brett in jedem Büro der Organisation ausgehängt.
   • Das Personal sollte weiter informiert und an das Meldeverfahren erinnert werden:
     • indem es in der Ausbildung erwähnt wird
     • indem dem Personal in regelmäßigen Abständen (z. B. jährlich) von einem entsprechenden Manager (vorzugsweise dem Geschäftsführer oder einer gleichwertigen Person) Erinnerungen übermittelt werden, in denen die Verpflichtung der Organisation zu ethischen Praktiken betont wird und die Mitarbeiter aufgefordert oder ermutigt werden, etwaige Bedenken zu melden, um der Organisation dabei zu helfen, ihren Verpflichtungen nachzukommen.
   • Wenn in einem Rechtsraum, in dem die Organisation tätig ist, die gesetzliche Pflicht besteht, Korruption oder Korruptionsverdacht zu melden, dann sollten die Mitarbeiter klar über diese gesetzliche Pflicht und die Konsequenzen eines Verstoßes gegen diese gesetzliche Pflicht informiert werden.
3. Das Meldeverfahren sollte festlegen, an wen Meldungen zu richten sind. Es gibt mehrere alternative Methoden:
   • Im Rahmen des Verfahrens kann eine bestimmte Person benannt werden, der das Personal Bericht erstatten muss (z. B. der Compliance-Manager).
   • Das Verfahren kann von den Mitarbeitern verlangen, Bedenken zunächst ihrem Vorgesetzten zu melden und den Bericht nur dann an den Compliance-Manager oder einen anderen zuständigen Manager weiterzuleiten, wenn:
     • Mitarbeiter haben kein Vertrauen in die Integrität oder Zuverlässigkeit des Vorgesetzten oder
     • der Vorgesetzte Gegenstand der Meldung ist oder in die Meldung verwickelt ist; oder
     • der Vorgesetzte ergreift keine angemessenen Maßnahmen.
   • Das System kann Mitarbeiter dazu verpflichten oder befähigen, Meldungen an eine externe Meldestelle zu senden. Bei Meldungen an eine externe Meldestelle muss die Organisation sicherstellen, dass diese die Meldung schnellstmöglich an eine zuständige Führungskraft innerhalb der Organisation weiterleitet, die sich mit dem Problem befasst. Ist der Compliance-Manager nicht der Empfänger der Meldungen, muss er über alle Meldungen informiert werden.
4. Das Meldeverfahren sollte festlegen, wie Meldungen erfolgen sollen. Da das System (sofern nicht gesetzlich verboten) anonyme und vertrauliche Meldungen ermöglichen sollte (siehe unten), sollte mindestens eine der verfügbaren Meldeoptionen Anonymität ermöglichen. Es gibt mehrere alternative Methoden:
   • persönlich
   • per E-Mail
   • mit dem Telefon
   • über ein Online-Kontaktformular
   • per Brief.
5. Die Meldefunktion sollte für alle Mitarbeiter verfügbar und leicht zugänglich sein.
6. Anonyme Meldungen sollten erlaubt sein (sofern und soweit die geltenden Gesetze dies zulassen).
7. Die Organisation sollte die Identität des Personals, das einen Bericht erstellt, und der im Bericht genannten Personen vertraulich behandeln, es sei denn:
   • die Organisation ist gesetzlich verpflichtet, diese Informationen offenzulegen
   • Die meldende oder in der Meldung genannte Person erklärt sich mit der Offenlegung ihres Namens einverstanden.
8. Das Meldeverfahren sollte sicherstellen, dass das Personal den Rat einer bestimmten Person oder Organisation einholen kann (das kann der Compliance-Manager oder ein anderer geeigneter Manager oder ein externer Berater sein):
   • darüber, was zu tun ist, wenn man mit einem Anliegen oder einer Situation konfrontiert wird, die Korruption beinhalten könnte (Siehe Umgang mit Korruption – Einzelpersonen)
   • darüber, wie und wann sie Meldungen an entsprechende externe Behörden, beispielsweise Strafverfolgungsbehörden, erstatten können.
9. Das Meldeverfahren sollte sicherstellen, dass jeder eingegangene Bericht so schnell wie möglich an eine geeignete Person innerhalb der Organisation weitergeleitet wird, damit dieser ihn untersuchen und entsprechende Maßnahmen ergreifen kann (siehe Maßnahme 19). Untersuchung und Umgang mit Korruption). Die für die Bearbeitung dieser Meldungen zuständige Person kann der Compliance-Manager, eine andere geeignete Führungskraft oder der Vorstand sein. Diese Person sollte von den Angelegenheiten, die Gegenstand der Meldung sind, unabhängig sein.
10. Die Organisation sollte Folgendes sicherstellen:
    • Mitarbeiter, die den Bericht erstellt haben, sind vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt, nachdem sie in gutem Glauben oder auf der Grundlage einer begründeten Annahme Bedenken geäußert haben
    • Es ist ein Disziplinarvergehen, wenn Mitarbeiter Vergeltungsmaßnahmen gegen jemanden ergreifen, der in gutem Glauben oder auf der Grundlage einer begründeten Annahme Bedenken äußert.
11. Die Organisation sollte sicherstellen, dass alle angemessenen Schritte unternommen werden, um die Sicherheit jeder Person zu schützen, die in gutem Glauben oder auf der Grundlage einer begründeten Annahme Bedenken äußert.
12. Die Person, die den ursprünglichen Bericht erstellt hat, sollte über die ergriffenen Maßnahmen auf dem Laufenden gehalten werden, sofern diese Informationen keine Untersuchung beeinträchtigen oder die Sicherheit von Personen gefährden.
13. Die Meldeverfahren und alle im Rahmen dieser Verfahren erstellten Meldungen sollten von der Organisation dokumentiert werden.
14. Bei diesen Meldeverfahren kann es sich um eigenständige Verfahren zur Korruptionsbekämpfung handeln oder sie können mit den Verfahren identisch sein oder Teil dieser Verfahren sein, die für die Meldung anderer Problembereiche (z. B. Sicherheit, Diskriminierung, Mobbing) verwendet werden.