Dieser Abschnitt enthält Hinweise zu der Anforderung, dass eine Organisation hinreichend detaillierte Aufzeichnungen über ihre Antikorruptionspolitik und ihr Antikorruptionsprogramm sowie über alle auftretenden Compliance-Probleme führen sollte (Maßnahme 20 des Antikorruptionsprogramms für Organisationen ).

Diese Aufzeichnungen sollten Folgendes enthalten:

• Die Antikorruptionspolitik und das Antikorruptionsprogramm sowie alle Verfahren und Kontrollen, die Teil des Programms sind.
• Die zur Umsetzung des Antikorruptionsprogramms unternommenen Schritte.
• Dokumente, die die Durchführung des Programms dokumentieren, wie etwa:
  • Vorstandsbeschlüsse
  • Mitteilungen an die Mitarbeiter, in denen sie über die Antikorruptionspolitik und das Antikorruptionsprogramm sowie die Bedeutung der Einhaltung informiert werden
  • Ernennung und Aufgabenbereich des Compliance Managers
  • Personalprüfung und -einstellung
  • Disziplinarverfahren
  • Personalbonusverfahren
  • Erhalt der Antikorruptionspolitik durch das Personal
  • Schulungen angeboten
  • Interessenkonfliktregister
  • Register der gewährten und erhaltenen Geschenke, Gastfreundschaft, politischen und wohltätigen Spenden und anderer relevanter Vorteile
  • Ebenen der Delegation von Befugnissen
  • Risikobewertungen und Due Diligence durchgeführt
  • Maßnahmen zur Bewertung der Antikorruptionskontrollen relevanter Geschäftspartner
  • Antikorruptionsklauseln in Verträgen
  • Finanzkontrollen
  • kommerzielle Kontrollen
  • Compliance-Manager-Berichte
  • Interne Revisionsberichte
  • Berichte von Mitarbeitern oder anderen Dritten über tatsächliche oder vermutete Korruption
  • Vorfälle mutmaßlicher oder tatsächlicher Korruption
  • Untersuchungen durchgeführt
  • Durchsetzungsmaßnahmen
  • Maßnahmen zur Überprüfung und Verbesserung der Antikorruptionsverfahren
  • alle anderen für das Antikorruptionsprogramm relevanten Aufzeichnungen.

Der Umfang der dokumentierten Informationen kann sich von Organisation zu Organisation erheblich unterscheiden, je nach Größe der Organisation, Ausmaß des Korruptionsrisikos und Komplexität der Struktur und Betriebsabläufe der Organisation.

Dokumentierte Informationen können separat im Rahmen des Antikorruptionsprogramms oder in anderen Managementsystemen (z. B. Compliance, Finanzen, Handel, Personalwesen, Revision usw.) aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass relevante Unterlagen aufbewahrt werden und für das zuständige Personal leicht zugänglich sind.

Die Aufzeichnungen können in Papierform und/oder elektronisch aufbewahrt werden.

Die Notwendigkeit dieser Aufzeichnungspflicht liegt unter anderem darin begründet, dass die Erstellung und Aufbewahrung guter Aufzeichnungen ein normaler Bestandteil guter Unternehmensführung ist. Sollten gegen das Unternehmen oder seine Mitarbeiter jedoch jemals Korruptionsermittlungen durchgeführt werden, sind diese Aufzeichnungen ein wichtiger Bestandteil der Verteidigung des Unternehmens und der Mitarbeiter, da sie nachweisen, dass angemessene Maßnahmen zur Korruptionsprävention ergriffen wurden. Da eine Korruptionsermittlung viele Jahre nach dem Vorfall stattfinden kann, ist es sehr wahrscheinlich, dass Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben oder die Erinnerungen verblasst sind. Daher sind gute Aufzeichnungen unerlässlich.