Dieser Abschnitt enthält Hinweise zu den Kontrollmaßnahmen, die eine Organisation ergreifen kann, um das Korruptionsrisiko im Zusammenhang mit der Beschaffung zu minimieren – sei es durch, im Namen der Organisation oder gegen sie. Dieser Abschnitt zur Beschaffung ist Teil der allgemeinen Leitlinien zu den kommerziellen Kontrollmechanismen der Organisation.

Wie in „ Was ist Korruption?“ erläutert , verwendet GIACC den Begriff „Korruption“ in einem weiteren Sinne, der Bestechung, Erpressung, Betrug, Kartellbildung, Machtmissbrauch, Veruntreuung und Geldwäsche einschließt. Folglich bezieht sich die Diskussion in diesem Abschnitt auf alle derartigen Straftaten.

Im Infrastruktursektor kann Beschaffung die folgenden zwei unterschiedlichen Bedeutungen haben:

• Beschaffung einer Organisation: Dies bezieht sich auf den Prozess der Auswahl eines Auftragnehmers, Beraters, Lieferanten oder Subunternehmers zur Ausführung eines bestimmten Auftrags und die Festlegung der Bedingungen, zu denen dieser Auftrag ausgeführt wird. Der Auswahlprozess kann die einfache Nominierung einer Organisation ohne Wettbewerb umfassen oder die Auswahl aus einer Reihe konkurrierender Organisationen, die anbieten, den entsprechenden Auftrag auszuführen. Im letzteren Fall kann der Beschaffungsprozess nur eine Ausschreibungsphase oder sowohl eine Vorqualifikations- als auch eine Ausschreibungsphase umfassen. Bei einem bestimmten Projekt kann der Projektinhaber Berater für die Durchführung von Entwurfs- und anderen Beratungsleistungen sowie Auftragnehmer für die Ausführung verschiedener Teile der Arbeiten beauftragen. Diese Berater und Auftragnehmer beauftragen dann Subunternehmer und Lieferanten. Alternativ kann ein Projektinhaber einen Management-Auftragnehmer beauftragen, der dann für die Beschaffung aller anderen Organisationen verantwortlich ist.
• Beschaffung eines Projekts: Dies bezieht sich auf den Prozess der Beschaffung oder Erlangung eines gesamten Projekts. Der Prozess umfasst daher alle Phasen eines Projekts, da diese alle zur Fertigstellung des Projekts beitragen. Diese Phasen umfassen: Projektidentifikation, Finanzierung, Vertragsabschluss mit allen Auftragnehmern, Lieferanten und Beratern, Ausführung, Wartung und Betrieb.

In diesem Abschnitt:

• "Beschaffung" wird im ersten oben beschriebenen Sinne verwendet (d. h. Beschaffung einer Organisation zur Ausführung eines Vertrags).
• "Auftragnehmer" bezieht sich auf die Partei, die für die Ausführung eines Vertrags ausgewählt wurde, und kann daher Bauunternehmer, Berater, Subunternehmer, Lieferanten, Vertreter usw. umfassen.

Kontrollen bei der Beschaffung im Kampf gegen Korruption

Im Infrastruktursektor kommen viele verschiedene Arten von Beschaffungskontrollen zum Einsatz. Die meisten Organisationen haben eigene, teilweise sehr umfassende Kontrollen entwickelt. Insbesondere die Beschaffungskontrollen im öffentlichen Sektor (wie die EU-Vergaberichtlinien) können sehr umfassend, streng und rigoros sein. Kleinere Organisationen des privaten Sektors verfügen unter Umständen über wesentlich einfachere und flexiblere Kontrollen. Es ist daher weder möglich, all diese verschiedenen Kontrollen zusammenzufassen, noch detailliert vorzuschreiben, wie diese Kontrollen gestaltet werden sollten, um Korruption im Beschaffungsprozess zu minimieren.

Es wird jedoch empfohlen, dass die jeweilige Beschaffungsstelle im Rahmen ihres Beschaffungsprozesses die folgenden Kontrollen anwendet, soweit dies sinnvoll und verhältnismäßig ist. Einige Kontrollen sind möglicherweise nur für öffentliche Beschaffungsstellen und/oder Großprojekte geeignet.

Der Zweck dieser Kontrollen geht weit über die Korruptionsprävention hinaus. Sie können jedoch auch eine korruptionsbekämpfende Wirkung haben. Bei der Konzeption und Umsetzung dieser Kontrollen sollte die Organisation ihre Wirksamkeit bei der Reduzierung des Korruptionsrisikos berücksichtigen.

Einige der folgenden Maßnahmen beziehen sich auf die Veröffentlichung von Informationen. Bei öffentlichen Beschaffungsstellen sollten diese Informationen allen relevanten Vertragsparteien und der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Bei privaten Beschaffungsstellen sollten die Informationen allen relevanten Vertragsparteien zugänglich gemacht werden.

Folgende Kontrollen werden empfohlen:

(1) Schriftliche, faire und transparente Verfahren

Präqualifikations-, Ausschreibungs- und Auswahlverfahren:

• sollte schriftlich, transparent und fair sein
• darf keiner Einzelperson oder Organisation einen unzulässigen Nutzen oder Vorteil verschaffen
• sollte fair und transparent betrieben werden
• sollten veröffentlicht werden.

(2) Öffnen Wettbewerbsverfahren

Die Auswahl der Auftragnehmer sollte, soweit sinnvoll, durch die Vergabestelle im Rahmen eines offenen, nicht beschränkten Auswahlverfahrens erfolgen, bei dem die Teilnahme jedem Bieter offen steht. In vielen Fällen kann es jedoch erforderlich sein, sicherzustellen, dass alle Bieter über ausreichende technische und finanzielle Leistungsfähigkeit verfügen, um den Auftrag ordnungsgemäß ausführen zu können. In diesen Fällen ist es üblich, von Bietern zu verlangen, dass sie auf einer genehmigten Liste teilnahmeberechtigter Bieter stehen, bevor sie zur Angebotsabgabe zugelassen werden. Bei Einführung dieses Systems sollte die Aufnahme eines Auftragnehmers in diese Liste fair und transparent sein, und alle teilnahmeberechtigten Auftragnehmer sollten Anspruch auf die Aufnahme in diese Liste haben.

(3) Nichtoffenes Wettbewerbsverfahren

Unter bestimmten Umständen kann es gerechtfertigt sein, die Zahl der Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, zu beschränken. In diesem Fall gilt jedoch Folgendes: Es muss einen triftigen Grund für diese Beschränkung geben; die Kriterien für die Auswahl der Bieter müssen fair und transparent sein; die Zahl der ausgewählten Bieter muss ausreichen, um einen echten Wettbewerb im Ausschreibungsverfahren zu gewährleisten; und der Grund für die Beschränkung, die Auswahlkriterien und die Identität der ausgewählten Bieter müssen veröffentlicht werden.

(4) Verhandlungswettbewerb und wettbewerblicher Dialog

Einige Vergabeverfahren gestatten es der Vergabestelle, eine begrenzte Anzahl von Bietern vor Angebotsabgabe oder Vergabe zu Verhandlungen oder einem wettbewerblichen Dialog einzuladen. Zweck dieser Verhandlungen bzw. dieses wettbewerblichen Dialogs ist es, die Angebote an die Anforderungen des geplanten Auftrags anzupassen oder die Bedürfnisse der Vergabestelle bestmöglich zu erfüllen. Im wettbewerblichen Dialog kann ein Bieter aufgefordert werden, sein Angebot zu verfeinern. Nach der Auswahl eines erfolgreichen Bieters kann dieser aufgefordert werden, Aspekte seines Angebots zu klären. Diese Verhandlungen können aus geschäftlicher Sicht wünschenswert sein, erhöhen aber auch das Korruptionsrisiko, da sie eine Kommunikation zwischen der Vergabestelle und den ausgewählten Bietern vor Angebotsabgabe und/oder Vergabe ermöglichen und somit die Möglichkeit einer möglicherweise korrupten Bevorzugung eines bestimmten Bieters bieten. Der Projektträger sollte diese Verfahren daher nur in folgenden Fällen anwenden:

• die Umstände dies rechtfertigen
• Der Verhandlungs-/Dialogprozess bevorzugt keinen Bieter und wird ordnungsgemäß überwacht.
• Die vollständigen Umstände, der Ablauf und die Ergebnisse werden veröffentlicht.

(5) Wettbewerbsverfahren mit geringem Wert

Liegt der geschätzte Auftragswert unter einem für ein offenes Wettbewerbsverfahren vorgeschriebenen Schwellenwert, sollten Angebote von möglichst vielen, mindestens jedoch drei Lieferanten eingeholt werden. Dieses Verfahren sollte nur bei sehr geringfügigen Aufträgen angewendet werden, deren Auftragswert so niedrig ist, dass ein vollständig offenes, uneingeschränktes Wettbewerbsverfahren unwirtschaftlich und unzumutbar wäre.

(6) Beschaffung aus einer Hand

Die Beschaffung aus einer Hand sollte nur dann erfolgen, wenn:

• die zu erbringenden Arbeiten, Produkte oder Dienstleistungen nur bei einem bestimmten Anbieter erhältlich sind und deren Spezifikation nicht so manipuliert wurde, dass sie auf diesen bestimmten Anbieter beschränkt ist, oder
• es besteht ein Bedarf an Standardisierung oder Kompatibilität mit bestehenden Arbeiten, Produkten oder Dienstleistungen oder
• es ist aus Gründen der nationalen Sicherheit oder eines Notfalls unerlässlich und dieser Notfall war für die beschaffende Stelle nicht vorhersehbar und nicht auf eine Verzögerung ihrerseits zurückzuführen.  

(7) Der Beschaffungsgegenstand und seine Ausgestaltung

Die Ausgestaltung des Beschaffungsgegenstands sollte im Voraus festgelegt werden, sich an den Bedürfnissen der beschaffenden Stelle und dem Beschaffungsgegenstand orientieren und objektiv, funktional und allgemein beschrieben werden. Der Beschaffungsgegenstand sollte nicht so gestaltet sein, dass er die Beschaffung vom Anwendungsbereich der Vergabevorschriften ausschließt, bestimmte Lieferanten, Produkte oder Dienstleistungen bevorzugt oder den Wettbewerb künstlich einschränkt.

(8) Zeitplan

Das Beschaffungsverfahren sollte den Bietern ausreichend Zeit zur Vorbereitung ihrer Angebote einräumen und sicherstellen, dass keinem Bieter dadurch ein ungerechtfertigter oder unfairer Vorteil verschafft wird, dass er vor den anderen Bietern über die bevorstehende Ausschreibung informiert wird.

(9) Vertragsbedingungen

Die Vertragsunterlagen (einschließlich Vertragsbedingungen und Spezifikationen) sollten möglichst in den Ausschreibungsunterlagen aufgeführt sein. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Bieter auf derselben Grundlage bieten. Darüber hinaus wird das Korruptionsrisiko minimiert, das entsteht, wenn ein Bieter Einfluss auf die Vertragsbedingungen nehmen kann.

(10) Unabhängige Beurteilung

Bei öffentlichen Projekten über einem bestimmten Wert sollte ein unabhängiger Gutachter den Beschaffungsprozess überwachen, um einen möglichst korruptionsfreien Ablauf zu gewährleisten. „Unabhängig“ bedeutet, dass keine Verbindung zu den am Beschaffungsprozess beteiligten Parteien besteht. 

(11) Due-Diligence / Prospektprüfung

Bei Aufträgen über einem bestimmten Wert sollte der Auftraggeber jeden Bieter einer sorgfältigen Prüfung unterziehen und die Ergebnisse gegebenenfalls dem unabhängigen Gutachter und den Geldgebern zur Verfügung stellen. Ziel dieser Prüfung sollte es sein, das Korruptionsrisiko bei der Beauftragung eines bestimmten Bieters zu ermitteln. Ebenso sollte der Auftraggeber jedem Bieter Informationen über sich und das Projekt zur Verfügung stellen, damit sich die Bieter selbst ein Bild vom Korruptionsrisiko des Projekts machen können.

(12) Antikorruptionsmeldung

In den Ausschreibungsunterlagen sollten alle Bieter darüber informiert werden, dass die Beschaffungsstelle im Rahmen des Beschaffungs- und Vertragsmanagementprozesses Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung ergreift, dass die Bieter vertraglich zur Einhaltung dieser Maßnahmen verpflichtet sind und dass Korruption folgende Folgen haben kann:

• Zivilrechtliche Sanktionen:
  
  • Sofern der Auftrag noch nicht vergeben wurde, führt jede Korruption im Vergabeverfahren zur sofortigen Disqualifikation des betreffenden Bieters.
  • Wenn der Auftrag vergeben wurde, führt jede Korruption im Vergabeverfahren zur Kündigung des Auftrags.
• Kriminelle Strafen: Jeder Verdacht auf oder tatsächliche Korruption wird den Behörden gemeldet. Die strafrechtlichen Sanktionen für Einzelpersonen und Organisationen in der jeweiligen Gerichtsbarkeit sollten in den Ausschreibungsunterlagen angegeben werden.
• Publikationen:
  
  • Alle Parteien, denen durch die Korruption möglicherweise ein Verlust oder Schaden entstanden ist, werden über die Korruption informiert. (Dies kann beispielsweise auf Bieter zutreffen, die möglicherweise Ausschreibungskosten verschwendet haben.)
  • Jede Verurteilung wegen Korruption wird der Öffentlichkeit bekannt gegeben.

(13) Die Einreichungen sollten versiegelt sein

Alle Vorqualifikations- und Angebotsunterlagen müssen versiegelt sein und bis zum offiziellen Eröffnungstermin an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. (Bei elektronischen Einreichungen sind gleichwertige Sicherheitsmaßnahmen zu treffen.)

(14) Bekanntmachung über die Eröffnung des Einreichungsverfahrens

Alle Bieter, Geldgeber und die Öffentlichkeit (im Falle einer Ausschreibung im öffentlichen Sektor) sollten rechtzeitig über Datum, Uhrzeit und Ort der Eröffnung der Vorqualifikation und der Angebotsabgabe informiert werden und alle diese Parteien sollten darüber informiert werden, dass sie berechtigt sind, bei der Eröffnung anwesend zu sein.

(15|) Öffentliche und überwachte Öffnung

Im Falle einer öffentlichen Ausschreibung bei der Eröffnung der Vorqualifikation und der Angebotsabgabe:

• Der unabhängige Gutachter (sofern vorhanden) sollte anwesend sein.
• Die Öffentlichkeit sollte Anspruch auf Anwesenheit haben.
• Die Namen der Bieter, die Titel der einzelnen von ihnen eingereichten Dokumente und der Preis jedes Bieters sollten vorgelesen werden.

(16) Sorgfältige Auswahl der Gutachter

Die Auswahl der Angebotsbewerter sollte sorgfältig erfolgen, um sicherzustellen, dass:

• Sie verfügen über die entsprechende Qualifikation.
• Sie haben keine persönlichen oder geschäftlichen Verbindungen zu einem der Bieter.
• Sie sind nicht in Korruption verwickelt.
• Sie sind integre Personen.

(17) Gutachterpool

Um das Risiko der Bestechung von Gutachtern bei großen öffentlichen Ausschreibungen zu minimieren, sollte ein großer Pool von Gutachtern vorhanden sein, aus dem für ein bestimmtes Projekt relativ kurzfristig eine computergenerierte, zufällige und vertrauliche Auswahl getroffen werden kann. Bei einem festangestellten Gutachter oder einer kleinen Zahl von Gutachtern, die lange im Voraus ausgewählt werden, besteht das Risiko, dass Bieter wissen, wen sie bestechen können, oder dass sie alle in Frage kommenden Gutachter bestechen, dass ein Gutachter Bestechungsgelder fordert oder ein verbundenes Unternehmen zur Abgabe eines Angebots für ein Projekt veranlasst, von dem er weiß, dass er es bewerten wird. Dies ist weniger wahrscheinlich, wenn ein großer Pool von Gutachtern vorhanden ist, aus dem kurzfristig ein oder mehrere Gutachter zufällig ausgewählt werden.

(18) Isolierung der Gutachter

Die Gutachter sollten während des Bewertungsprozesses keine Möglichkeit haben, direkt oder indirekt Kontakt mit den Bietern aufzunehmen. In einigen Ländern werden die Gutachter großer öffentlicher Projekte während des Bewertungsprozesses isoliert.

(19) Faire und transparente Bewertungskriterien

Der Bewertungsprozess sollte nach fairen und transparenten Kriterien erfolgen. Die Kriterien sollten den Bietern und der Öffentlichkeit bekannt gegeben werden.

(20) Bekanntgabe der Bewertung und der Auszeichnung

Die Bewertung und die Auftragsvergabe sollten öffentlich und zeitnah veröffentlicht werden, mit Angaben zur Identität des erfolgreichen Bieters und zu den Vertragsbedingungen.

(21) Anfechtung des Vergabeverfahrens oder der Auftragsvergabe

Es sollte ein wirksames, faires, transparentes und unabhängiges Verfahren geben, mit dem die beschaffende Stelle oder die Auftragnehmer entweder während des Beschaffungsprozesses oder nach der Auftragsvergabe eine Überprüfung des Beschaffungsprozesses und/oder der Auftragsvergabe beantragen können, unter anderem mit der Begründung, dass die Beschaffungsvorschriften nicht eingehalten wurden oder dass Beweise für Korruption vorliegen. 

(22) Reporting

Es sollte ein System eingerichtet werden, über das am Beschaffungsprozess beteiligte Personen oder die Öffentlichkeit Verdachtsfälle von Korruption oder Verstößen gegen den Beschaffungsprozess melden können.

(23) Aufzeichnung der Kontrollen

Diese Beschaffungskontrollen sollten in die Beschaffungsverfahren der Organisation integriert und schriftlich festgehalten werden.