PACS-Standard 6:

Finanzielle Verwaltung

Der PACS-Standard 6 ist Teil des Project Anti-Corruption System (PACS) von GIACC , das 15 PACS-Standards umfasst (siehe Links am Ende dieser Webseite).

Voraussetzungen:

Allgemeine Managementkontrollen: Die Antikorruptionsmaßnahmen in den Absätzen 10 (Interessenkonflikte), 11 (Entscheidungen), 12 (Kommunikation) und 13 (Aufzeichnungen) des PACS-Standards 1 sollten für alle Prozesse des Projektfinanzmanagements gelten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die unten aufgeführten.
Ernennung und Beschäftigung von Finanzmanagern: Eine angemessene Anzahl von Managern des Projektinhabers mit den entsprechenden Fähigkeiten und der entsprechenden Erfahrung sollte mit der Verwaltung der Finanzen des Projekts beauftragt werden. Diese Manager sollten gemäß Absatz 9 (Einstellungsverfahren) des PACS-Standards 1 eingestellt werden.
Verantwortlichkeiten des Finanzmanagements: Die Finanzmanager des Projektinhabers sollten in Bezug auf die Projektfinanzen und jeden von ihnen verwalteten Finanzprozess Folgendes sicherstellen:
1. Die relevanten Antikorruptionsverpflichtungen werden von den Managern, dem Projektinhaber, den relevanten Lieferanten und Unterlieferanten, den Verkäufern und Vermietern von Grundstücken sowie dem Personal jeder dieser Stellen eingehalten.
2. Sie achten auf jeden Verdacht auf Korruption oder einen Verstoß gegen die Antikorruptionsverpflichtungen und melden solche Verdachtsmomente so schnell wie möglich:
  1. an den Compliance Manager (Absatz 5 des PACS-Standards 1) und/oder
  2. im Rahmen des Berichtssystems im PACS-Standard 13
3. Es werden Projektkonten geführt, die den gesetzlichen Bestimmungen und internationalen Standards für die gute Praxis der Buchführung entsprechen und alle Vermögenswerte und Verbindlichkeiten des Projekts genau erfassen und abgleichen.
4. Für jeden Projektvertrag werden Konten geführt, die den gesetzlichen Bestimmungen und internationalen Standards für gute Rechnungslegungspraxis entsprechen und die Folgendes genau erfassen und abgleichen:
  1. alle dem Projektinhaber geschuldeten oder vom Projektinhaber geschuldeten Beträge
  2. alle an den oder vom Projektinhaber geleisteten Zahlungen
  3. die Gründe für solche Beträge und Zahlungen
5. Es wird keine Genehmigung zur Zahlung an einen Lieferanten durch den Projektinhaber oder in seinem Namen erteilt, es sei denn, die Finanzmanager, die die Genehmigung erteilen, haben alle angemessenen Schritte unternommen, um zu überprüfen, und sind davon überzeugt, dass:
  1. Es liegt ein unterzeichneter Projektvertrag vor, für den die Zahlung zu leisten ist
  2. eine Zahlungsempfehlung ordnungsgemäß ausgefüllt wurde (Absatz 6 des PACS-Standards 5)
  3. der vorgeschlagene Zahlungsempfänger die richtige Person ist, die im Rahmen des Projektvertrags bezahlt werden soll
  4. die Zahlung rechtmäßig und gemäß dem jeweiligen Projektvertrag fällig ist
  5. Es besteht kein Korruptionsverdacht im Zusammenhang mit der Zahlungsempfehlung, dem Zahlungsempfänger oder der Zahlung
6. Es werden keine Zahlungen an einen Lieferanten vom Projektinhaber oder in dessen Namen geleistet, es sei denn, die Finanzmanager, die die Zahlung leisten, haben alle angemessenen Schritte unternommen, um zu überprüfen, und sind davon überzeugt, dass:
  1. eine Zahlungsfreigabe ordnungsgemäß erfolgt ist
  2. das für den Zahlungseingang vorgesehene Konto ist das Konto des ordnungsgemäßen Zahlungsempfängers
  3. es besteht kein Korruptionsverdacht im Zusammenhang mit der Zahlung oder Zahlungsgenehmigung
7. Es werden keine Zahlungen an den Projektinhaber angenommen, es sei denn, die Finanzmanager, die die Zahlung annehmen, haben alle angemessenen Schritte unternommen, um zu überprüfen, und sind davon überzeugt, dass:
  1. Es liegt ein unterzeichneter Projektvertrag vor, für den die Zahlung erfolgen soll
  2. die Zahlung rechtmäßig und gemäß dem Projektvertrag fällig ist
  3. Es besteht kein Verdacht auf Korruption im Zusammenhang mit der Zahlung
8. Wenn der zu zahlende Betrag den Gegenwert von [100 US-Dollar] übersteigt, werden alle Zahlungen vom oder an den Projektinhaber über das Banksystem abgewickelt.

Zielführung

G1: Was ist der Zweck des PACS-Standards 6

Der Zweck des PACS-Standards 6 besteht darin, Maßnahmen zur Reduzierung des Korruptionsrisikos bei der Verwaltung der Projektfinanzen vorzusehen. Zu solchen Korruptionsfällen können beispielsweise gehören:

die Finanzmanager des Projektinhabers leisten korrupte Zahlungen:
- von mehr als fällig, an Lieferanten, die den Finanzmanager(n) ein Bestechungsgeld gezahlt haben
- von mehr als fällig ist, an Lieferanten, die heimlich ganz oder teilweise im Besitz der Finanzmanager sind
- an Phantomlieferanten und erhalten stattdessen die Zahlung auf ihr eigenes Konto
Die Finanzmanager des Projektinhabers erpressen Zahlungen von Lieferanten im Gegenzug für die ordnungsgemäße Zahlung.

G2: Allgemeine Managementkontrollen (Absatz 1 des PACS-Standards 6)

Absatz 1 dieses PACS-Standards sieht vor, dass die allgemeinen Antikorruptionsmaßnahmen der Absätze 10 (Interessenkonflikte), 11 (Entscheidungen), 12 (Kommunikation) und 13 (Aufzeichnungen) des PACS-Standards 1 für das gesamte Finanzmanagement von Projekten gelten. Dies bedeutet, dass alle Finanzmanagementprozesse, einschließlich beispielsweise der Genehmigung, Ausführung und Entgegennahme von Zahlungen, die folgenden Anforderungen erfüllen müssen:

kein Manager sollte handeln, wenn er/sie einen Interessenkonflikt hat
Es sollte eine angemessene Funktionstrennung geben
Entscheidungen sollten von einer angemessenen Anzahl qualifizierter, erfahrener Personen getroffen werden
Alle Entscheidungen, Genehmigungen, Empfehlungen und Ergebnisse sollten ordnungsgemäß kommuniziert und aufgezeichnet werden.

G3: Ernennung und Beschäftigung von Finanzmanagern (Absatz 2 des PACS-Standards 6)

Absatz 2 dieses PACS-Standards sieht vor, dass die Finanzmanager des Projektinhabers gemäß Absatz 9 (Einstellungsverfahren) des PACS-Standards 1 angestellt werden sollten. Dies bedeutet beispielsweise, dass:

Sie sollten durch ihre Beschäftigungsbedingungen verpflichtet sein, die geltenden Gesetze und Vorschriften zur Korruptionsbekämpfung, den Verhaltenskodex des Projekts und die relevanten Projektverfahren einzuhalten, und können disziplinarisch belangt werden, wenn sie diese nicht einhalten.
Wenn sie eine Position innehaben, die einem mehr als geringen Korruptionsrisiko ausgesetzt ist, sollten sie vor ihrer Einstellung überprüft werden, für die Ausübung ihrer Rolle qualifiziert sein und etwaige Interessenkonflikte offenlegen. Ihre Leistungsprämien und -ziele sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass angemessene Schutzmaßnahmen vorhanden sind, um zu verhindern, dass sie Korruption fördern.

G4: Zahlungen über das Banksystem (Absatz 3 des PACS-Standards 6)

Das Risiko korrupter Zahlungen wird durch die Anforderung in Absatz 3 dieses PACS-Standards weiter begrenzt, dass Zahlungen über einem geringen Betrag (vorzugsweise 100 US-Dollar) nur über das Bankensystem erfolgen dürfen. Dies ermöglicht es Ermittlern, eine Zahlung bis zum endgültigen Empfänger zurückzuverfolgen und so potenziell korrupte Zahlungen aufzudecken.

G5: Könnten die Kontrollen in diesem PACS-Standard missbraucht werden?

Es besteht das Risiko, dass ein korrupter Beamter oder Finanzmanager die Kontrollen dieses PACS-Standards umgeht, obwohl sie der Korruptionsbekämpfung dienen. Dieses Risiko wird in PACS durch Folgendes begrenzt:

die Verpflichtung der obersten Leitung und des Compliance-Managers des Projektinhabers (der vom Finanzmanagementprozess unabhängig sein sollte), sicherzustellen, dass die PACS-Standards ordnungsgemäß umgesetzt werden (PACS-Standard 1)
die Sensibilisierung des Projektpersonals für die Bedeutung der Korruptionsprävention und -bekämpfung durch den Projekt-Verhaltenskodex (PACS-Standard 8) und Schulungen (PACS-Standard 9)
die Überwachung des Finanzmanagementprozesses durch den unabhängigen Monitor (PACS-Standard 11)
die unabhängige Finanzprüfung (PACS Standard 12)
die Möglichkeit für Projektmitarbeiter und die Öffentlichkeit, Verdachtsfälle von Korruption oder Verfahrensverstößen zu melden (PACS-Standard 13)
die Verpflichtung des Projektinhabers, alle relevanten Informationen im Zusammenhang mit dem Finanzmanagementprozess öffentlich zu machen (PACS-Standard 15).