PACS-STANDARD 5:

Contract Management

Der PACS-Standard 5 ist Teil des Project Anti-Corruption System (PACS) von GIACC , das 15 PACS-Standards umfasst (siehe Links am Ende dieser Webseite).

Voraussetzungen:

Allgemeine Managementkontrollen: Die Antikorruptionsmaßnahmen in den Absätzen 10 (Interessenkonflikte), 11 (Entscheidungen), 12 (Kommunikation) und 13 (Aufzeichnungen) des PACS-Standards 1 sollten für alle Prozesse des Projektvertragsmanagements gelten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die unten aufgeführten.
Ernennung und Beschäftigung von Vertragsmanagern: Für die Verwaltung jedes Projektvertrags ist eine angemessene Anzahl von Managern des Projektinhabers mit den entsprechenden Qualifikationen und der entsprechenden Dienstaltersstufe zu ernennen. Diese Manager sind gemäß Absatz 9 (Einstellungsverfahren) des PACS-Standards 1 einzustellen.
Aufgaben des Vertragsmanagements: Die Vertragsmanager des Projektinhabers sollten in Bezug auf jeden von ihnen verwalteten Projektvertrag und -prozess Folgendes sicherstellen:
1. Die relevanten Antikorruptionsverpflichtungen werden von den Managern, dem Projektinhaber, den relevanten Lieferanten und Unterlieferanten sowie dem Personal jedes dieser Gremien eingehalten.
2. Sie achten auf jeden Verdacht auf Korruption oder einen Verstoß gegen die Antikorruptionsverpflichtungen und melden solche Verdachtsmomente so schnell wie möglich:
  1. an den Compliance Manager (Absatz 5 des PACS-Standards 1) und/oder
  2. im Rahmen des Berichtssystems im PACS-Standard 13
3. Der Projektvertrag wurde im Rahmen eines Beschaffungsprozesses gemäß PACS-Standard 3 vergeben.
4. Der Projektvertrag wird zu marktüblichen Konditionen abgeschlossen
5. die Arbeiten, Ausrüstungen, Materialien, Produkte, Dienstleistungen und Finanzmittel im Rahmen des Projektvertrags in Übereinstimmung mit dem vertraglichen Entwurf, den Spezifikationen und Anforderungen durchgeführt oder bereitgestellt werden
6. Das Projektvertragsprogramm wird erreicht
7. alle anderen Bedingungen des Projektvertrags eingehalten werden
8. Änderungen am oder im Rahmen des Projektvertrags erfolgen gemäß Absatz 4 unten
9. Genehmigungen zur Vertragserfüllung und zu Vertragsansprüchen erfolgen gemäß nachstehendem Absatz 5
10. Zahlungsempfehlungen erfolgen gemäß nachstehendem Absatz 6.
Änderungen an oder im Rahmen eines Projektvertrags: Änderungen an einem Projektvertrag oder im Rahmen eines Projektvertrags sollten nicht zulässig sein, wenn die Änderung:
1. ist nicht notwendig, um die Ziele des Projektinhabers im Rahmen des Projektvertrags zu erreichen
2. führt dazu, dass der Preis des Projektvertrags über einen im Projektvertrag oder in den entsprechenden Vorschriften festgelegten zulässigen Prozentsatz steigt
3. die Art des Projektvertrags wesentlich ändert oder seinen Umfang erweitert, und es für den Projektinhaber vorteilhafter wäre, diese wesentliche Änderung oder den erweiterten Umfang im Rahmen eines separaten wettbewerblichen Beschaffungsverfahrens zu beschaffen
4. den Interessen des Projektinhabers abträglich ist.
Genehmigung der Vertragserfüllung und Ansprüche: Eine Genehmigung der Vertragserfüllung oder von Vertragsansprüchen in Bezug auf einen Projektvertrag darf vom Projektinhaber oder in seinem Namen nur erteilt werden, wenn der/die Vertragsmanager, der/die die Genehmigung erteilt/erteilen, alle angemessenen Schritte unternommen hat/haben, um zu überprüfen, ob die entsprechenden Vertragsverpflichtungen ordnungsgemäß erfüllt wurden und ob die Ansprüche gültig sind und den Vertragsbestimmungen entsprechen.
Zahlungsempfehlungen: Vom Projektinhaber oder in seinem Namen sollten keine Empfehlungen für Zahlungen an Lieferanten abgegeben werden, es sei denn, der/die Vertragsmanager, der/die die Empfehlung ausspricht/aussprechen, hat/haben alle angemessenen Schritte unternommen, um zu überprüfen, und ist/sind davon überzeugt, dass die Zahlung gemäß dem Projektvertrag fällig ist, und zwar, dass:
1. alle relevanten Genehmigungen zur Vertragserfüllung und/oder zu Vertragsansprüchen gemäß Absatz 5 vorliegen und diese Genehmigungen ordnungsgemäß erteilt wurden
2. die Zahlung erfolgt in Höhe des korrekten, vertraglich geschuldeten Betrags
3. der vorgeschlagene Zahlungsempfänger die richtige Person ist, die gemäß dem Vertrag bezahlt werden soll
4. es besteht kein Korruptionsverdacht im Zusammenhang mit den oben genannten Genehmigungen, dem Zahlungsempfänger oder der Zahlung.
Delegation von Vertragsmanagement-Aufgaben: Wenn der Projektinhaber seine Vertragsmanagement-Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit einem Projektvertrag ganz oder teilweise an eine andere Organisation (den „delegierten Vertragsmanager“) delegiert, dann gilt:
1. Der delegierte Vertragsmanager sollte vom Projektinhaber gemäß PACS-Standard 3 beschafft werden
2. Der Vertrag zwischen dem Projektinhaber und dem beauftragten Vertragsmanager sollte:
  1. die delegierten Verantwortlichkeiten festlegen
  2. Geben Sie alle Parameter an, die die Befugnisse des delegierten Vertragsmanagers einschränken
  3. vom beauftragten Vertragsmanager und seinem Personal die Einhaltung der Verpflichtungen in den Absätzen 1 bis 6 verlangen
3. Der Projektinhaber sollte sicherstellen, dass eine angemessene Anzahl seiner Manager mit den entsprechenden Fähigkeiten und der entsprechenden Dienstaltersstufe die Aktivitäten des delegierten Vertragsmanagers und der relevanten Lieferanten überwachen, um sicherzustellen, dass:
  1. der delegierte Vertragsmanager und die entsprechenden Lieferanten ihren vertraglichen Verpflichtungen nachkommen
  2. es liegt keine Korruption im Zusammenhang mit dem jeweiligen Projektvertrag oder den delegierten Verantwortlichkeiten vor.

Zielführung

G1: Was ist der Zweck des PACS-Standards 5

Der Vertragsmanagementprozess gemäß PACS-Standard 5 umfasst den Prozess, mit dem der Projektinhaber die von ihm mit Lieferanten geschlossenen Verträge über die Lieferung von Arbeiten, Ausrüstung, Materialien, Produkten, Dienstleistungen oder Finanzmitteln für das Projekt verwaltet.

Der Zweck des PACS-Standards 5 besteht darin, Maßnahmen vorzusehen, die:

das Korruptionsrisiko bei der Durchführung und Verwaltung von Projektverträgen zu verringern
helfen, eventuell zuvor aufgetretene Beschädigungen zu identifizieren:
- bei der Beschaffung dieser Projektverträge (PACS-Standard 3)
- in der Vereinbarung der Bedingungen der Projektverträge (PACS-Standard 4).

Zu einer solchen Korruption können beispielsweise die folgenden Umstände gehören, die bei der Durchführung und Verwaltung von Projektverträgen auftreten können:

Ein Lieferant kann ein Bestechungsgeld zahlen, damit:
- mangelhafte, unvollständige oder überteuerte Arbeiten, Ausrüstung, Materialien, Produkte, Dienstleistungen oder Finanzierungen werden genehmigt
- Verstöße eines Lieferanten gegen Bau-, Sicherheits- oder Umweltvorschriften im Rahmen des Projektvertrags werden ignoriert
- Zahlungen an einen Lieferanten, die den im Projektvertrag geschuldeten Betrag übersteigen, werden genehmigt
- dem Lieferanten im Rahmen des Projektvertrags zusätzliche Arbeiten zugeteilt werden, die unnötig oder überteuert sind
- der Zinssatz oder die an einen Geldgeber zu zahlenden Gebühren werden erhöht.
Ein Lieferant kann mangelhafte Arbeit verheimlichen oder zu wenig Produkte liefern, um seinen Gewinn zu steigern.
Ein Vertragsmanager kann vom Lieferanten eine Zahlung erpressen, wenn dieser eine ordnungsgemäß fällige Genehmigung oder Zahlungsempfehlung erteilt.

Darüber hinaus kann es im Zusammenhang mit dem Beschaffungsprozess für den betreffenden Projektvertrag oder im Zusammenhang mit der Vereinbarung von Vertragsbedingungen bereits zuvor zu Korruption gekommen sein. Beispielsweise könnte ein Lieferant Bestechungsgelder gezahlt haben, um:

der Projektvertrag wurde unter Verletzung des Beschaffungsprozesses korrupt an den Lieferanten vergeben
die Bedingungen des Projektvertrags wurden so formuliert, dass sie den Lieferanten unangemessen begünstigten.

Diese frühere Korruption könnte sich auf die Durchführung der Arbeiten und Dienstleistungen auswirken. Zum Beispiel:

Der korrupt beauftragte Lieferant verfügt möglicherweise nicht über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen, um die Arbeiten und Dienstleistungen ordnungsgemäß auszuführen.
Die durch Korruption erlangten Vertragsbedingungen können es dem Lieferanten ermöglichen, aus dem Projekt unrechtmäßige Vorteile zu ziehen, beispielsweise durch ungerechtfertigte Preiserhöhungen.

Die Vertragsmanager sollten von den für die Beschaffung des Projektvertrags verantwortlichen Managern getrennt sein und in einer anderen Abteilung arbeiten. Die Verpflichtung der Vertragsmanager, angemessene Schritte zu unternehmen, um zu überprüfen, ob der Projektvertrag im Rahmen eines Beschaffungsprozesses gemäß PACS-Standard 3 vergeben wurde und ob der Projektvertrag zu marktüblichen Bedingungen und Konditionen abgeschlossen wurde, verringert das Risiko von Korruption während der Beschaffung und der Vereinbarung der Vertragsbedingungen und erhöht die Chance, dass etwaige zuvor aufgetretene Korruption aufgedeckt wird.

G2: Allgemeine Managementkontrollen (Absatz 1 des PACS-Standards 5)

Absatz 1 dieses PACS-Standards sieht vor, dass die allgemeinen Antikorruptionsmaßnahmen der Absätze 10 (Interessenkonflikte), 11 (Entscheidungen), 12 (Kommunikation) und 13 (Aufzeichnungen) des PACS-Standards 1 für die Verwaltung aller Projektverträge gelten sollen. Dies bedeutet beispielsweise:

kein Manager sollte handeln, wenn er/sie einen Interessenkonflikt hat
Es sollte eine angemessene Funktionstrennung geben
Entscheidungen sollten von einer angemessenen Anzahl qualifizierter, erfahrener Personen getroffen werden
Alle Entscheidungen, Genehmigungen, Empfehlungen und Ergebnisse sollten ordnungsgemäß kommuniziert und aufgezeichnet werden.

G3: Ernennung und Beschäftigung von Vertragsmanagern (Absatz 2 des PACS-Standards 5)

Absatz 2 dieses PACS-Standards sieht vor, dass die Vertragsmanager des Projektinhabers gemäß Absatz 9 (Einstellungsverfahren) des PACS-Standards 1 angestellt werden sollten. Dies bedeutet beispielsweise, dass:

Sie sollten durch ihre Beschäftigungsbedingungen verpflichtet sein, die geltenden Gesetze und Vorschriften zur Korruptionsbekämpfung, den Verhaltenskodex des Projekts und die relevanten Projektverfahren einzuhalten, und können disziplinarisch belangt werden, wenn sie diese nicht einhalten.
Wenn sie eine Position innehaben, die einem mehr als geringen Korruptionsrisiko ausgesetzt ist, sollten sie vor ihrer Einstellung überprüft werden, für die Ausübung ihrer Rolle qualifiziert sein und etwaige Interessenkonflikte offenlegen. Ihre Leistungsprämien und -ziele sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen bestehen, um zu verhindern, dass die Prämien und Ziele Korruption fördern.

G4: Änderungen an oder im Rahmen eines Projektvertrags (Absatz 4 des PACS-Standards 5)

Änderungen an oder im Rahmen eines Projektvertrags sind Änderungen, die nach Abschluss des Vertrags zwischen dem Projektinhaber und dem Lieferanten erfolgen. Eine Änderung wird oft auch als „Variation“ bezeichnet.

Es gibt zwei Arten von Änderungen:

Eine Vertragsänderung, bei der die Vertragsbedingungen durch Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien geändert werden
Eine Vertragsänderung, wobei der Vertrag ein Verfahren enthält, nach dem Änderungen an den Vertragspflichten vorgenommen werden können (z. B. eine Erhöhung der vertraglich vereinbarten Menge an Arbeiten, Ausrüstung, Materialien, Produkten, Dienstleistungen oder Finanzmitteln).

Zu den Änderungen können gehören:

Änderungen des Vertragspreises
Ergänzungen oder Abzüge von der vertraglich vereinbarten Menge an Arbeiten, Ausrüstung, Materialien, Produkten, Dienstleistungen oder Finanzmitteln
Änderungen der vertraglich vereinbarten Art oder Qualität von Arbeiten, Ausrüstungen, Materialien, Produkten, Dienstleistungen oder Finanzierungen
Änderungen im Vertragsprogramm
Änderungen sonstiger Vertragsbedingungen.

Es besteht ein erhebliches Risiko, dass ein Lieferant den Vertragsmanager des Projektinhabers besticht, um unzulässige Vertragsänderungen zuzulassen. Alternativ könnte ein korrupter Manager des Projektinhabers vom Lieferanten eine Zahlung erpressen, um eine gültige Änderung zu genehmigen. Daher ist es wichtig, dass Vertragsänderungen ordnungsgemäß geregelt und verwaltet werden. Absatz 4 des PACS-Standards 5 empfiehlt solche Maßnahmen.

G5: Delegation von Vertragsmanagement-Verantwortlichkeiten (Absatz 7 des PACS-Standards 5)

Ein Projektinhaber kann seine Vertragsmanagementfunktionen im Zusammenhang mit Projektverträgen ganz oder teilweise an eine andere Person oder Organisation delegieren (z. B. an ein Ingenieurbüro mit Fachkenntnissen im Vertragsmanagement). Absatz 7 dieses PACS-Standards bezeichnet diese Person oder Organisation als „delegierten Vertragsmanager“. Alternative Begriffe in Verträgen können beispielsweise „Projektingenieur“ oder „Projektmanager“ sein. Dieser Person oder Organisation können im Auftrag des Projektinhabers bestimmte Aufgaben übertragen werden, wie z. B. die Genehmigung von Arbeiten, die Genehmigung von Zahlungen oder die Vereinbarung von Änderungen an den Vertragsarbeiten und dem Programm innerhalb vorab festgelegter Parameter (z. B. kann die Befugnis erteilt werden, Vertragsänderungen im Gesamtwert von bis zu 10 % des Vertragspreises zu vereinbaren). Dem Projektinhaber könnten erhebliche Verluste entstehen, wenn der delegierte Vertragsmanager korrupt mangelhafte Arbeiten, ungültige oder überhöhte Forderungen oder nicht fällige Zahlungen an den Lieferanten genehmigt. Daher ist es für den Projektinhaber zwingend erforderlich:

behält die Verantwortung dafür, dass diese Funktionen ordnungsgemäß und ohne Korruption ausgeführt werden
ergreift angemessene Maßnahmen, um dies kontinuierlich zu überwachen und zu überprüfen.

G6: Könnten die Kontrollen in diesem PACS-Standard missbraucht werden?

Es besteht das Risiko, dass ein korrupter Beamter oder Vertragsmanager die Kontrollen umgeht, obwohl dieser PACS-Standard darauf ausgelegt ist, Korruption einzudämmen. Dieses Risiko wird in PACS durch Folgendes begrenzt:

die Verpflichtung der obersten Leitung und des Compliance-Managers des Projektinhabers (der vom Vertragsmanagementprozess unabhängig sein sollte), sicherzustellen, dass die PACS-Standards ordnungsgemäß umgesetzt werden (PACS-Standard 1)
die Sensibilisierung des Projektpersonals für die Bedeutung der Korruptionsprävention und -bekämpfung durch den Projekt-Verhaltenskodex (PACS-Standard 8) und Schulungen (PACS-Standard 9)
die Überwachung des Vertragsmanagementprozesses durch den unabhängigen Monitor (PACS Standard 11)
die unabhängigen technischen und finanziellen Audits (PACS Standard 12)
die Möglichkeit für Projektmitarbeiter (z. B. des Projektinhabers, der Lieferanten und Unterlieferanten) und der Öffentlichkeit, Verdachtsfälle von Korruption oder Verfahrensverstößen zu melden (PACS-Standard 13)
die Verpflichtung des Projektinhabers, alle relevanten Informationen im Zusammenhang mit dem Vertragsmanagementprozess öffentlich zu machen (PACS-Standard 15).