PACS-STANDARD 1:

Antikorruptionsmanagement des Projekts

Der PACS-Standard 1 ist Teil des Project Anti-Corruption System (PACS) von GIACC , das 15 PACS-Standards umfasst (siehe Links am Ende dieser Webseite).

Voraussetzungen:

Verantwortung für das Antikorruptionsmanagement des Projekts: Der Projektinhaber sollte gemäß den Anforderungen dieses PACS-Standards:
1. tragen die Gesamtverantwortung für das Antikorruptionsmanagement des Projekts
2. Entwurf und Umsetzung der Projektabläufe (Absatz 2 unten)
3. sicherzustellen, dass die Antikorruptionsverpflichtungen (Absatz 3 unten) in Bezug auf das Projekt vom Projektinhaber, den Lieferanten und Unterlieferanten sowie dem Personal jedes dieser Gremien eingehalten werden.
Projektablauf: Bei den Projektverfahren sollte es sich um schriftliche Verfahren zur Korruptionsbekämpfung im Zusammenhang mit der Projektverwaltung handeln, die:
1. die relevanten Gesetze und Vorschriften zur Korruptionsbekämpfung einhalten
2. berücksichtigen die Anforderungen der PACS-Standards 1 bis 15
3. haben den Zweck, Korruption im Zusammenhang mit dem Projekt zu verhindern und bei etwaiger Korruption angemessen vorzugehen.
4. (Hinweis: Im Falle eines Konflikts zwischen den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften zur Korruptionsbekämpfung und den in den PACS-Standards 1 bis 15 festgelegten Anforderungen haben die einschlägigen Gesetze und Vorschriften zur Korruptionsbekämpfung Vorrang.)
Verpflichtungen zur Korruptionsbekämpfung: Die Antikorruptionsverpflichtungen umfassen:
1. relevante Gesetze und Vorschriften zur Korruptionsbekämpfung
2. die Projektverfahren (Absatz 2 oben)
3. die vertraglichen Verpflichtungen zur Korruptionsbekämpfung (PACS-Standard 4)
4. der Projekt-Verhaltenskodex (PACS-Standard 8).
Verantwortung des obersten Managements: Die oberste Leitung des Projektinhabers (d. h. der Vorstand oder eine gleichwertige Stelle) sollte die folgenden Verantwortlichkeiten haben:
1. Gesamtverantwortung: tragen die Gesamtverantwortung dafür, dass die Verpflichtungen des Projektinhabers gemäß Absatz 1 oben wirksam erfüllt werden
2. Zuordnung der Verantwortlichkeiten zu den Führungskräften: Weisen Sie den entsprechenden Managern spezifische Verantwortlichkeiten für die Erfüllung der Verpflichtungen des Projektinhabers gemäß Absatz 1 zu.
3. Kommunikation: zu Beginn des Projekts und mindestens alle sechs Monate während der gesamten Projektdauer allen relevanten Personen und Organisationen, die am Projekt beteiligt sind, die Notwendigkeit und Bedeutung der Einhaltung der Antikorruptionsverpflichtungen mitteilen
4. Öffentliche Erklärung: Zu Beginn des Projekts eine öffentliche Erklärung auf der Website des Projektinhabers veröffentlichen und während der gesamten Projektdauer aufrechterhalten, dass Korruption im Zusammenhang mit dem Projekt verboten ist und vom Projektinhaber angemessen verhindert und behandelt wird.
5. Berichte prüfen: Überprüfung, sobald sie eingehen:
  1. Berichte über erforderliche Verbesserungen der Projektabläufe, die vom Compliance-Manager erhalten wurden (Absatz 5 unten)
  2. Berichte über Korruptionsverdacht und Verstöße gegen die Antikorruptionsverpflichtungen, die vom Compliance Manager (Absatz 5 unten), dem unabhängigen Monitor (PACS-Standard 11), dem/den unabhängigen Prüfer(n) (PACS-Standard 12) oder von Projektteilnehmern oder der Öffentlichkeit (PACS-Standard 13) eingehen
6. Untersuchung und Durchsetzung: sicherzustellen, dass Meldungen über Korruptionsverdacht und Verstöße gegen die Antikorruptionsverpflichtungen gemäß PACS-Standard 13 untersucht werden und dass geeignete Durchsetzungsmaßnahmen gemäß PACS-Standard 14 ergriffen werden
7. Monitor informieren: Stellen Sie sicher, dass der unabhängige Beobachter (PACS-Standard 11) über alle derartigen Berichte, Untersuchungen und Durchsetzungsmaßnahmen informiert wird.
8. Verbesserungen umsetzen: Stellen Sie sicher, dass Verbesserungen an den Projektverfahren umgehend umgesetzt werden, wenn diese notwendig oder angemessen sind.
Projekt-Compliance-Manager: Ein leitender Manager des Projektinhabers sollte als Projekt-Compliance-Manager benannt werden, der für die folgenden Maßnahmen verantwortlich ist:
1. Aufsicht: kontinuierliche Überwachung:
  1. die Gestaltung und Umsetzung der Projektabläufe
  2. ob die Antikorruptionsverpflichtungen eingehalten werden
2. Bewertung: fortlaufende Bewertung, ob die Projektverfahren den einschlägigen Antikorruptionsgesetzen und -vorschriften sowie den PACS-Standards 1 bis 15 entsprechen und ob sie wirksam sind, um Korruption im Zusammenhang mit dem Projekt zu verhindern und mit jeglicher auftretender Korruption angemessen umzugehen, und, falls nicht, Identifizierung der erforderlichen Verbesserungen
3. Fehler und Verbesserungen melden: der obersten Leitung (Absatz 4 oben) und dem unabhängigen Prüfer (PACS-Standard 11) so bald wie möglich Folgendes zu melden:
  1. jegliches Versäumnis des Projektinhabers oder seines Personals, die Projektverfahren zu entwerfen und umzusetzen
  2. Verdacht auf Verstöße gegen die Antikorruptionsverpflichtungen
  3. Verdacht auf Korruption im Zusammenhang mit dem Projekt
  4. Verbesserungen der Projektabläufe, die als notwendig erkannt wurden
4. Routineberichte: mindestens einmal alle drei Monate der obersten Leitung (Absatz 4 oben) und dem unabhängigen Monitor (PACS-Standard 11) eine Zusammenfassung der laufenden Wirksamkeit der Gestaltung und Umsetzung der Projektverfahren vorzulegen.
Manager: In Bezug auf jede Projektfunktion oder jeden Prozess, den sie verwalten, sollten die Manager des Projektinhabers Folgendes sicherstellen:
1. die Antikorruptionsverpflichtungen in Bezug auf diese Funktion oder diesen Prozess von den Managern, dem Projektinhaber, den relevanten Lieferanten und Unterlieferanten sowie dem Personal jedes dieser Gremien eingehalten werden
2. Sie achten auf jeden Verdacht auf Korruption oder einen Verstoß gegen die Antikorruptionsverpflichtungen und melden solche Verdachtsmomente so schnell wie möglich:
  1. an den Compliance Manager und/oder
  2. im Rahmen des Berichtssystems im PACS-Standard 13.
Risikoabschätzung: Der Projektinhaber sollte regelmäßige Korruptionsrisikobewertungen wie folgt durchführen:
1. Erste Risikobewertung: Vor der Auswahl eines Projekts gemäß PACS-Standard 2 sollte der Projektinhaber eine erste Bewertung des Korruptionsrisikos im Zusammenhang mit dem vorgeschlagenen Projekt vornehmen und beurteilen, ob die Projektverfahren ausreichen, um diese Risiken auf ein akzeptables Maß zu reduzieren.
2. Laufende Risikobewertung: Während der Projektlaufzeit sollte der Projektinhaber mindestens einmal jährlich und im Falle wesentlicher Änderungen der Projektstruktur oder -umstände das Korruptionsrisiko im Zusammenhang mit dem Projekt neu bewerten und beurteilen, ob die Projektverfahren ausreichen, um diese Risiken auf ein akzeptables Maß zu reduzieren.
3. Zu beurteilende Sachverhalte: Zu den Angelegenheiten, die der Projektinhaber im Rahmen der anfänglichen und laufenden Risikobewertungen beurteilen sollte, gehören:
  1. die konkreten Arten von Korruption, die auftreten können (z. B. Bestechung, Erpressung, Betrug, Kartelle, Amtsmissbrauch, Unterschlagung, Geldwäsche)
  2. die spezifischen Korruptionsrisiken, die von den verschiedenen Kategorien potenzieller oder tatsächlicher Teilnehmer am Projekt ausgehen oder mit diesen in Zusammenhang stehen (z. B. Beamte, der Projektinhaber, Lieferanten, Unterlieferanten und das Personal jeder dieser Stellen)
  3. die verschiedenen Phasen des Projekts, in denen diese Art von Korruption auftreten könnte (z. B. Projektauswahl, Design, Beschaffung, Vertragsausführung)
  4. die Wahrscheinlichkeit des Auftretens dieser verschiedenen Arten von Korruption
  5. die möglichen Auswirkungen jeder Art von Korruption auf den Projektinhaber, das Projekt und die Öffentlichkeit.
4. Sorgfaltspflicht:
  1. Im Rahmen der anfänglichen und fortlaufenden Risikobewertungen sollte der Projektinhaber gegebenenfalls weitere Untersuchungen (Due Diligence) durchführen, um mehr über die zu bewertenden Angelegenheiten und die möglichen spezifischen Korruptionsrisiken zu erfahren, die sie bergen.
  2. Im Rahmen des Beschaffungsprozesses sollte eine Due-Diligence-Prüfung potenzieller Lieferanten gemäß Absatz 9 des PACS-Standards 3 durchgeführt werden.
5. Umgang mit Unzulänglichkeiten der Projektverfahren: Wenn eine der anfänglichen und laufenden Risikobewertungen ergibt, dass die Projektverfahren nicht ausreichen, um bestimmte Korruptionsrisiken auf ein akzeptables Maß zu reduzieren, sollte der Projektinhaber die Projektverfahren verbessern oder andere geeignete Schritte unternehmen (wie etwa die Änderung der Art oder der Vertragsstruktur des Projekts), um es dem Projektinhaber zu ermöglichen, die Korruptionsrisiken auf ein akzeptables Maß zu reduzieren.
6. „Akzeptables Niveau“ des Korruptionsrisikos: Für die Zwecke der anfänglichen und laufenden Risikobewertungen bedeutet ein „akzeptables Niveau“ des Korruptionsrisikos, dass unter der Annahme, dass die Projektverfahren wirksam umgesetzt wurden, vernünftigerweise davon ausgegangen werden kann, dass das entsprechende bewertete Korruptionsrisiko wahrscheinlich nicht eintritt.
Ressourcen: Der Projektinhaber sollte ausreichende Ressourcen bereitstellen, damit das Projekt seinen Verpflichtungen gemäß den PACS-Standards 1 bis 15 wirksam nachkommen kann.
Einstellungsverfahren:
1. In Bezug auf das gesamte am Projekt beteiligte Personal des Projektinhabers:
  1. Die Beschäftigungsbedingungen sollten vom Personal die Einhaltung folgender Punkte erfordern:
    1. geltende Gesetze und Vorschriften zur Korruptionsbekämpfung
    2. der Projekt-Verhaltenskodex
    3. relevante Projektabläufe
  2. Disziplinarverfahren sollten den Projektinhaber dazu berechtigen, angemessene Disziplinarmaßnahmen gegen Mitarbeiter zu ergreifen, die gegen ihre Beschäftigungsbedingungen verstoßen.
2. In Bezug auf alle Personalpositionen des Projektinhabers im Zusammenhang mit dem Projekt, die einem mehr als geringen Korruptionsrisiko ausgesetzt sind:
  1. Das Personal sollte überprüft werden, bevor es in solchen Positionen eingestellt, versetzt oder befördert wird, um soweit wie möglich sicherzustellen, dass es angemessen ist, es einzustellen oder neu einzusetzen, und dass man davon ausgehen kann, dass es seine Arbeitsbedingungen einhalten wird.
  2. Mitarbeiter sollten jeden Interessenkonflikt offenlegen
  3. Das Personal sollte aufgrund seiner Erfahrung und/oder Ausbildung über die notwendige Kompetenz verfügen, um die ihm übertragenen Aufgaben zu übernehmen.
  4. Leistungsprämien, Leistungsziele und andere Anreizelemente der Vergütung sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass angemessene Schutzmaßnahmen vorhanden sind, um zu verhindern, dass diese Prämien, Ziele oder Elemente Korruption fördern.
Kein Interessenkonflikt:
1. Kein Manager des Projektinhabers sollte an Aktivitäten teilnehmen oder Entscheidungen treffen, hinsichtlich derer dieser Manager einem potenziellen oder tatsächlichen Interessenkonflikt unterliegt.
2. Alle potenziellen oder tatsächlichen Interessenkonflikte sollten von den Managern offengelegt und in einem vom Projektinhaber geführten Register erfasst werden.
Entscheidungen: Folgendes gilt für alle Entscheidungen in Bezug auf das Projekt, die vom Projektinhaber oder in dessen Namen getroffen werden:
1. Funktionstrennung: In Bezug auf jeden Projektvertrag:
  1. Alle Transaktionen: Dieselbe Person oder Personen aus derselben Abteilung sollten nicht mehr als eine der folgenden Entscheidungen treffen:
    1. Auswahl des Lieferanten
    2. Genehmigung der Leistung des Lieferanten
    3. Genehmigung der Zahlung an den Lieferanten
  2. Transaktionen mit hohem Wert: Bei Transaktionen mit hohem Wert, bei denen das Potenzial für erhebliche Verluste durch Korruption besteht, sollte dieselbe Person nicht mehr als eine der folgenden Entscheidungen treffen, und die Personen, die diese Entscheidungen treffen, sollten aus mindestens drei verschiedenen Abteilungen stammen:
    1. Vereinbarung des Bedarfs an Arbeiten, Ausrüstung, Materialien, Produkten, Dienstleistungen oder Finanzmitteln (einschließlich des anfänglichen Bedarfs oder des Bedarfs, der sich aus Änderungen an oder im Rahmen eines Projektvertrags ergibt)
    2. Auswahl des Lieferanten
    3. Genehmigung der Leistung des Lieferanten
    4. Empfehlung zur Zahlung an den Lieferanten
    5. Genehmigung der Zahlung an den Lieferanten
    6. Zahlung an den Lieferanten leisten.
2. Anzahl, Qualifikation und Dienstalter der Entscheidungsträger:
  1. Entscheidungen sollten von einer oder mehreren Personen getroffen werden, deren Anzahl, Qualifikation und Dienstalter dem Wert und dem Korruptionsrisiko der jeweiligen Tätigkeit angemessen sind.
  2. Entscheidungen über Aktivitäten, deren Wert über einem angemessenen Schwellenwert liegt oder die ein mehr als geringes Korruptionsrisiko bergen, sollten von mehr als einer geeigneten Person getroffen werden.
  3. Bei Tätigkeiten mit hohem Wert oder hohem Korruptionsrisiko sollte die Entscheidung der obersten Leitung erforderlich sein.
Kommunikation und Umgang:
1. Der Projektinhaber sollte den Lieferanten unverzüglich alle notwendigen Informationen, Mitteilungen und Entscheidungen mitteilen.
2. Sämtliche Kommunikationen und Geschäfte des Projektinhabers mit Lieferanten sollten:
  1. nur soweit erforderlich für die legitimen Zwecke des Projekts
  2. Gewährleistung einer fairen Behandlung aller Lieferanten.
Aufzeichnungen:
1. Alle Verfahren, Maßnahmen, Entscheidungen und Mitteilungen des Projektinhabers im Zusammenhang mit dem Projekt und deren Ergebnisse sollten schriftlich festgehalten werden. Wurden sie zunächst mündlich getroffen, sollten sie so schnell wie möglich schriftlich bestätigt werden.
2. In den Verfahrensaufzeichnungen sollte der Zweck der Verfahren angegeben und alle wesentlichen Schritte und Anforderungen der Verfahren aufgeführt werden.
3. Aufzeichnungen von Maßnahmen, Entscheidungen, Mitteilungen und Ergebnissen sollten:
  1. Geben Sie alle wesentlichen Informationen an, einschließlich der zugrunde liegenden Fakten, der Gründe für die Handlung, Entscheidung, Mitteilung oder das Ergebnis sowie der Verfahren und Beweise, auf denen diese beruhten.
  2. von der/den Person(en) unterzeichnet werden, die die Maßnahme ergreifen, die Entscheidung treffen, die Mitteilung machen oder das Ergebnis erzielen
  3. Notieren Sie das Datum der Aktion, Entscheidung, Mitteilung oder des Ergebnisses.
4. Alle Projektunterlagen sind vom Projektträger mindestens für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfrist für Korruptionsdelikte sicher aufzubewahren, damit sie für eine spätere Strafverfolgung möglichst verfügbar sind. Besteht Korruptionsrisiko und gibt es keine Verjährungsfrist für Korruptionsdelikte, sind die Unterlagen unbegrenzt oder so lange wie möglich aufzubewahren.
Spezifische Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung: Der Projektinhaber sollte im Zusammenhang mit dem Projekt die folgenden spezifischen Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung umsetzen:
1. Kontrollen über Projektauswahl, Design und Landerwerb sollten gemäß PACS-Standard 2 umgesetzt werden
2. Beschaffungskontrollen sollten gemäß PACS-Standard 3 implementiert werden
3. Bestimmungen sollten in Projektverträgen gemäß PACS-Standard 4 enthalten sein
4. Vertragsmanagementkontrollen sollten gemäß PACS-Standard 5 implementiert werden
5. Finanzmanagementkontrollen sollten gemäß PACS-Standard 6 implementiert werden
6. Wichtige Lieferanten und wichtige Unterlieferanten sollten verpflichtet werden, ein Antikorruptionsmanagementsystem zu implementieren und einen Compliance-Manager gemäß PACS-Standard 7 zu ernennen.
7. Der Projektinhaber, alle Lieferanten, alle Unterlieferanten und ihr gesamtes Personal sollten verpflichtet sein, den Projekt-Verhaltenskodex gemäß PACS-Standard 8 einzuhalten.
8. Alle relevanten Mitarbeiter des Projektinhabers, der Lieferanten und Unterlieferanten sollten eine angemessene Antikorruptionsschulung gemäß PACS-Standard 9 erhalten.
9. Der Projektinhaber sollte die Einholung behördlicher Genehmigungen durch Lieferanten und Unterlieferanten gemäß PACS-Standard 10 erleichtern.
10. Das Projekt sollte gemäß PACS-Standard 11 unabhängig überwacht werden
11. Das Projekt sollte gemäß PACS-Standard 12 unabhängig geprüft werden
12. Es sollte ein System bereitgestellt werden, das die Meldung von Korruption und Verstößen gegen die Antikorruptionsverpflichtungen ermöglicht, und alle gemeldeten Angelegenheiten sollten gemäß PACS-Standard 13 angemessen untersucht werden.
13. Im Falle tatsächlicher Korruption oder eines Verstoßes gegen die Antikorruptionsverpflichtungen sollten geeignete Durchsetzungsmaßnahmen gemäß PACS-Standard 14 ergriffen werden.
14. Informationen zum Projekt sollten gemäß PACS-Standard 15 umgehend auf einer frei zugänglichen öffentlichen Website veröffentlicht werden.

Zielführung

G1: Was ist der Zweck des PACS-Standards 1?

PACS-Standard 1 legt die allgemeinen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Implementierung von PACS im jeweiligen Projekt fest. Insbesondere:

überträgt dem Projektinhaber die Gesamtverantwortung für das Antikorruptionsmanagement des Projekts
erfordert die Entwicklung und Umsetzung schriftlicher Antikorruptionsverfahren im Zusammenhang mit der Projektleitung, die den einschlägigen Antikorruptionsgesetzen und -vorschriften entsprechen und die Anforderungen der PACS-Standards 1 bis 15 berücksichtigen
überträgt die Verantwortung für die Umsetzung der Projektverfahren und die Sicherstellung der Einhaltung der Antikorruptionsverpflichtungen dem Topmanagement, dem Compliance-Manager und den Managern des Projektinhabers
erfordert vom Projektinhaber die Umsetzung der allgemeinen Managementmaßnahmen, die in den Absätzen 7 bis 13 des PACS-Standards 1 festgelegt sind. Dazu gehören beispielsweise die Durchführung regelmäßiger Risikobewertungen und die Implementierung von Kontrollen über Entscheidungsfindung, Personaleinsatz, Kommunikation und Aufzeichnungen.
verlangt vom Projektinhaber die Umsetzung der spezifischen Antikorruptionsmaßnahmen der PACS-Standards 2 bis 15 (wie in Absatz 14 des PACS-Standards 1 aufgeführt).

Die Gesamtverantwortung für die Implementierung von PACS im Projekt liegt nahe beim Projektinhaber, da dieser Eigentümer des Projekts ist, die entsprechenden Verfahren zur Korruptionsbekämpfung entwickeln und sicherstellen kann, dass diese Verfahren und die anderen Verpflichtungen zur Korruptionsbekämpfung umgesetzt und durchgesetzt werden.

G2: Wie werden die PACS-Standards im Projekt implementiert?

Da der Projektinhaber eine Organisation ist, handelt er durch seine Manager. PACS-Standard 1 weist die Verantwortung für die Erfüllung der Pflichten des Projektinhabers daher wie folgt zu:

Die Gesamtverantwortung für die wirksame Umsetzung der Aufgaben des Projektinhabers liegt bei der obersten Führungsebene des Projektinhabers (d. h. dem Vorstand oder einer gleichwertigen Stelle) (Absatz 4).
Unterstützt wird die oberste Leitung in dieser Verantwortung durch den Compliance Manager, dem besondere Aufsichts- und Berichtspflichten übertragen sind (Absatz 5).
Die oberste Leitung weist den entsprechenden Managern spezifische Verantwortlichkeiten zu. Diese sind dafür verantwortlich, dass die Antikorruptionsverpflichtungen innerhalb der von ihnen verwalteten Funktion oder des Prozesses eingehalten werden (Absatz 6). Beispielsweise wären Finanzmanager für die Sicherstellung der effektiven Compliance in der Finanzfunktion und Einkaufsmanager für die Beschaffungsfunktion verantwortlich.

Die Konsequenz der Absätze 4 bis 6 des PACS-Standards 1 besteht darin, dass die oberste Leitung des Projektinhabers (unterstützt durch den Compliance-Manager) die letztendliche Verantwortung für die wirksame Gestaltung und Umsetzung der Projektverfahren und die Einhaltung der Antikorruptionsverpflichtungen behält, die einzelnen Manager jedoch auch für die Sicherstellung der Einhaltung innerhalb ihrer Funktionen verantwortlich sind.

Die PACS-Standards verpflichten nicht nur den Projektinhaber, sondern auch Lieferanten, Unterlieferanten und deren Personal. Daher sollte der Projektinhaber im Rahmen der Projektabläufe Folgendes sicherstellen:

Die für Lieferanten relevanten Anforderungen der PACS-Standards werden ihnen durch die Verträge zwischen dem Projektinhaber und den Lieferanten auferlegt. (PACS-Standard 4)
Die für Unterlieferanten relevanten Anforderungen der PACS-Standards werden ihnen durch die Verträge zwischen den Lieferanten und Unterlieferanten auferlegt, und zwar in ähnlicher Weise entlang der Vertragskette (da die Definition von „Unterlieferanten“ Organisationen umfasst, die Verträge mit Unterlieferanten abschließen) (PACS-Standard 4).

Zu diesen Verpflichtungen gehört Folgendes:

Wichtige Lieferanten und wichtige Unterlieferanten müssen ein Antikorruptionsmanagementsystem implementieren und einen Compliance-Manager ernennen (PACS-Standard 7).
Alle Mitarbeiter des Projektinhabers, der Lieferanten und Unterlieferanten sind verpflichtet, den Projekt-Verhaltenskodex (PACS-Standard 8) einzuhalten, der die Beteiligung an Korruption verbietet und spezifische Antikorruptionsbedingungen enthält.
Alle relevanten Mitarbeiter des Projektinhabers, der Lieferanten und Unterlieferanten müssen eine Schulung zur Korruptionsbekämpfung erhalten (PACS-Standard 9).

Der Projektinhaber sowie alle Lieferanten und Unterlieferanten müssen sicherstellen, dass sie ihren jeweiligen Verpflichtungen nachkommen und die Einhaltung dieser Verpflichtungen auch von ihren Mitarbeitern verlangen. Dementsprechend sind die relevanten Anforderungen der PACS-Standards in der gesamten Vertragsstruktur des Projekts verbindlich und werden durchgesetzt.

G3: Kein Interessenkonflikt (Absatz 10 des PACS-Standards 1)

Korruption kann auftreten oder als solche wahrgenommen werden, wenn ein Manager einen Interessenkonflikt hat. Beispiele:

Ein Verwandter des Beschaffungs- oder Projektmanagers des Projektinhabers arbeitet möglicherweise für einen Lieferanten, und der Manager trifft möglicherweise absichtlich oder instinktiv Entscheidungen, die für den Lieferanten unangemessen günstig sind.
Ein Manager des Projektinhabers kann einen geheimen Eigentumsanteil an einem Lieferanten haben und dafür sorgen, dass der Lieferant Aufträge erhält und bevorzugte Vertragsbedingungen und Zahlungen bekommt.

Daher ist es wichtig, dass Manager nicht an Aktivitäten oder Entscheidungen beteiligt sind, bei denen sie einen Interessenkonflikt haben. Jeder tatsächliche oder potenzielle Interessenkonflikt sollte vom Manager im Voraus erklärt und vom Projektverantwortlichen in einem Register erfasst werden.

G4: Funktionstrennung (Absatz 11 des PACS-Standards 1)

Absatz 11 des PACS-Standards 1 sieht vor, dass derselbe Projektleiter oder Manager aus derselben Abteilung des Projektleiters in Bezug auf einen Projektvertrag nicht mehr als eine der folgenden Entscheidungen treffen sollten:

Auswahl des Lieferanten
Genehmigung der Leistung des Lieferanten
Genehmigung der Zahlung an den Lieferanten

Würde ein Manager alle drei Entscheidungen treffen, birgt dies ein offensichtliches Korruptionsrisiko. Ein Manager könnte beispielsweise einem Lieferanten, an dem er beteiligt ist, einen Auftrag erteilen, die von diesem Lieferanten ausgeführten Arbeiten genehmigen und anschließend die Zahlungen an diesen Lieferanten genehmigen. Dies gäbe dem Manager reichlich Gelegenheit, all diese Prozesse unentdeckt und korrupt zu beeinflussen. Unter solchen Umständen ist der Lieferant möglicherweise nicht in der Lage, die Arbeiten auszuführen, und führt sie möglicherweise nicht oder nur mangelhaft aus, erhält aber dennoch seine Bezahlung. Es wäre für einen Manager wesentlich schwieriger, einen korrupten Vorteil für den Lieferanten zu erzielen, wenn verschiedene Manager Entscheidungen in Bezug auf die drei oben genannten Prozesse trügen.

Ein Risiko besteht auch, wenn drei verschiedene Manager aus derselben Abteilung alle drei oben genannten Entscheidungen treffen (z. B. wenn drei Manager aus der Vertragsmanagementabteilung den Lieferanten auswählen, dessen Arbeit genehmigen und die Zahlung genehmigen). Denn wenn drei Manager in derselben Abteilung arbeiten, erhöht sich das Risiko, dass sie sich absprechen.

Daher wird das Risiko erheblich reduziert, wenn jede der drei oben genannten Entscheidungen von einem anderen Manager aus einer anderen Abteilung getroffen wird.

Selbst wenn die oben beschriebene Trennung der Entscheidungsprozesse umgesetzt wird, besteht dennoch ein Korruptionsrisiko, das eine weitere Trennung erforderlich machen kann. Dieses Korruptionsrisiko und die damit verbundenen Verluste müssen jedoch den Kosten und Effizienzsteigerungen einer weiteren Trennung der Funktionen gegenübergestellt werden. Absatz 11 sieht daher vor, dass bei Transaktionen mit hohem Wert, bei denen das Potenzial für erhebliche Verluste durch Korruption besteht, eine weitere Trennung der Entscheidungsprozesse erfolgen sollte. Das heißt, dass dieselbe Person nicht mehr als eine der folgenden Entscheidungen treffen darf und diese Personen aus mindestens drei verschiedenen Abteilungen stammen sollten:

Vereinbarung des Bedarfs an Arbeiten, Ausrüstung, Materialien, Produkten, Dienstleistungen oder Finanzmitteln (einschließlich des anfänglichen Bedarfs oder des Bedarfs, der sich aus Änderungen an einem Vertrag oder im Rahmen eines Vertrags ergibt)
Auswahl des Lieferanten
Genehmigung der Leistung des Lieferanten
Empfehlung zur Zahlung an den Lieferanten
Genehmigung der Zahlung an den Lieferanten
Zahlung an den Lieferanten

G5: Angemessene Anzahl, Qualifikation und Dienstalter (Absatz 11 des PACS-Standards 1)

Die Anzahl der Führungskräfte, die eine Entscheidung genehmigen, und deren Dienstalter sollten je nach Wert der Transaktion und Korruptionsrisiko steigen. Dadurch sollte das Korruptionsrisiko verringert werden (obwohl es natürlich möglich ist, dass eine große Anzahl leitender Führungskräfte in die Korruption verwickelt ist).

G6: Wertgrenzen (Absatz 11 des PACS-Standards 1)

Absatz 11 des PACS-Standards 1 besagt, dass Entscheidungen über Aktivitäten, die einen angemessenen Wert überschreiten oder ein mehr als geringes Korruptionsrisiko bergen, von mehr als einer geeigneten Person getroffen werden sollten.

Es gibt keine allgemeingültige Antwort auf die Frage, wie hoch diese Wertgrenzen sein sollten. Sie sollten hoch genug sein, um keinen unverhältnismäßigen Zeit- und Kostenaufwand für das Management zu verursachen, aber auch niedrig genug, um einen angemessenen Schutz vor Korruption zu gewährleisten, die erhebliche negative Auswirkungen haben könnte.

Im Rahmen seiner Risikobewertung gemäß Absatz 7 des PACS-Standards 1 sollte der Projektinhaber sicherstellen, dass die Wertschwellenwerte unter Berücksichtigung der Wahrscheinlichkeit des Auftretens der Korruption und der Schwere der Auswirkungen, falls dies der Fall ist, angemessen sind.

G7: Sind die Bestimmungen von Gelten die Absätze 4 bis 13 des PACS-Standards 1 für alle PACS-Standards?

Ja, die Bestimmungen der Absätze 4 bis 13 des PACS-Standards 1 gelten für alle PACS-Standards. Daher gelten die übergreifende Verantwortung der Geschäftsleitung gemäß Absatz 4, die Verantwortlichkeiten der Compliance-Manager und -Manager gemäß den Absätzen 5 und 6, die Risikobewertung gemäß Absatz 7, die Bereitstellung von Ressourcen gemäß Absatz 8, die Beschäftigungskontrollen gemäß Absatz 9, die Interessenkonflikt- und Entscheidungskontrollen gemäß den Absätzen 10 und 11 sowie die Anforderungen an Kommunikation und Aufzeichnungen gemäß den Absätzen 12 und 13, soweit relevant, auch für alle PACS-Standards. Zum Beispiel:

Alle Entscheidungen des Projektinhabers oder in seinem Namen in Bezug auf die in den PACS-Standards 3, 5 und 6 genannten Beschaffungs-, Vertrags- und Finanzmanagementprozesse sollten gemäß den Absätzen 10 und 11 des PACS-Standards 1 getroffen werden.
Das gesamte Personal des Projektinhabers, einschließlich der Mitarbeiter in den Bereichen Beschaffung, Vertragsmanagement und Finanzmanagement, sollte gemäß den Anforderungen von Absatz 9 des PACS-Standards 1 beschäftigt werden.