Beachten Sie, dass sich diese Leitlinien auf Geschenke, Bewirtungen und Unterhaltung beziehen, die in einem geschäftlichen Kontext gegeben oder empfangen werden, und nicht auf solche Vorteile anwendbar sind, die ausschließlich in einem persönlichen Kontext (z. B. zwischen Familie und Freunden) gewährt werden.

(1) Geschenke

(1.1) Was ist ein Geschenk?

Ein Geschenk ist eine freiwillige Gabe, ohne dass eine Gegenleistung erwartet wird. Es wird normalerweise im Familien- oder Freundeskreis und ohne geschäftlichen Kontext überreicht und ist normalerweise mit einem bestimmten Ereignis (z. B. Geburtstag, Hochzeit) verknüpft.

Ein Geschenk kann Bargeld oder ein Sachwert (z. B. eine Uhr, ein Stift, eine Flasche Alkohol) sein.

Ein Geschenk kann als Bestechung betrachtet werden, wenn es mit der Absicht gegeben oder angenommen wird, jemanden zu einem unangemessenen Verhalten zu verleiten, oder wenn es als Belohnung für ein unangemessenes Verhalten dient.

Es ist fraglich, ob im geschäftlichen Kontext ein Geschenk im eigentlichen Sinne des Wortes gegeben werden kann. Unternehmen unternehmen normalerweise keine Geschäfte ohne die Hoffnung oder Erwartung einer Gegenleistung. Es kann jedoch Fälle geben, in denen tatsächlich keine Gegenleistung erwartet wird oder diese Erwartung nicht ungerechtfertigt ist, in denen das Geschenk beispielsweise einfach als übliche Erinnerung an ein Ereignis (z. B. die Unterzeichnung eines wichtigen Vertrags) oder als Werbegeschenk für den Namen des Unternehmens (z. B. ein Markenstift oder ein Schreibtischschmuck) gegeben wird. Im geschäftlichen Kontext ist die Grenze zwischen Geschenk und Bestechung jedoch sehr schmal. Das Geben und Annehmen von Geschäftsgeschenken erfordert daher äußerste Vorsicht. 

(1.2) Welche Arten von Geschenken werden voraussichtlich nicht als Korruption angesehen?

Zu den Geschenken, die wahrscheinlich nicht als Korruption angesehen werden, gehören:

• Geschenke mit Firmenlogo und geringem Wiederverkaufswert (z. B. ein Briefbeschwerer, ein Stift, ein gerahmtes Foto oder eine Miniatur des Firmenprodukts);
• eine einzelne Flasche Alkohol oder Parfüm, die nicht übermäßig teuer ist.

Allerdings könnten diese Gegenstände von relativ geringem Wert immer noch als Korruption betrachtet werden, wenn die Umstände des Geschenks unangemessen waren (z. B. wenn einem Zollbeamten, der für die Zollabfertigung der Waren der Organisation zuständig ist, oder einem Beamten, der Arbeitsgenehmigungen ausstellt, eine Flasche Whisky überreicht wird). 

(1.3) Welche Arten von Geschenken werden eher als Korruption angesehen?

Zu den Geschenken, die eher als Korruption angesehen werden, gehören:

• Bargeld oder bargeldähnliche Gutscheine;
• Vermögenswerte mit einem Wiederverkaufswert, der über dem Nominalwert liegt, z. B. Uhren, Schmuck, Fernseher, Computer;
• Flaschen mit Alkohol oder Parfüm, die teuer sind.

(1.4) Traditionelle oder übliche Geschenke

In manchen Gesellschaften gelten Geschenke als übliche lokale Tradition. Wenn das Geschenk jedoch im geschäftlichen Kontext gegeben oder empfangen wird, sollte geprüft werden, ob solche Geschenke nach lokalem Recht legal sind, ob es sich bei dem vermeintlichen Brauch tatsächlich um einen echten Brauch oder lediglich um einen Trick zur Bestechung/Erpressung handelt und ob in der jeweiligen Gesellschaft verstanden wird, dass das Korruptionsrisiko, selbst wenn es sich um einen echten Brauch handelt, die Nichteinhaltung des Brauchs rechtfertigen kann. Beispiele:

• Es kann ein lokaler Brauch sein, der Familie eines Managers oder Geschäftspartners im Falle einer Geburt, Hochzeit oder eines Todesfalls in der Familie des Managers eine Geldspende zukommen zu lassen. In diesen Fällen kann eine Geldspende für eine Organisation akzeptabel sein, es ist jedoch äußerste Vorsicht geboten, um sicherzustellen, dass das Geschenk nicht als Absicht interpretiert werden kann, den Empfänger unangemessen zu beeinflussen (beispielsweise könnte eine Spende eines Auftragnehmers an den Manager eines Kunden als Versuch verstanden werden, eine Ausschreibung oder einen anderen vertraglichen Vorteil zu beeinflussen). Um diesem Risiko vorzubeugen, sollte jedes Geschenk einen relativ geringen Wert haben. Es kann besser sein, diesen Brauch zu ignorieren und ganz auf ein Geschenk zu verzichten (mit einer entsprechenden Begründung, dass die für die Organisation geltenden Gesetze oder Verfahren dies nicht zulassen) oder das Geldgeschenk durch eine Sachleistung (z. B. Blumen oder Ähnliches) zu ersetzen. Die Korruptionsrisiken des Schenkens/Annehmens von Geschenken sind in allen Kulturen zunehmend bekannt und verstanden, ebenso wie die strengen Kontrollen, die viele Organisationen einführen. Daher wird es immer unwahrscheinlicher, dass der Verzicht auf Geschenke oder Geschenke von geringem Wert Anstoß erregt.
• Es mag als kulturelle Tradition gelten, dass ein Dorfvorsteher einer ländlichen Gemeinde vor einem Treffen mit dem Dorfvorsteher ein Geldgeschenk erhält. Wenn der Dorfvorsteher jedoch ein Treffen ohne Geschenk wahrscheinlich ablehnt, ist es fraglich, ob es sich um ein Geschenk handelt – es wird eher als Zugangsgebühr angesehen, wenn der Dorfvorsteher gesetzlich dazu berechtigt ist, oder als Bestechung, wenn ihm dies gesetzlich nicht gestattet ist. Ersteres wäre akzeptabel, Letzteres nicht. Das Geschenk dürfte keine Bestechung darstellen, wenn es sich lediglich um einen Höflichkeitsbesuch handelt und der Dorfvorsteher keine Entscheidungsbefugnis oder Einfluss auf Entscheidungen hat. In manchen Fällen mag es früher akzeptabel gewesen sein, ein übliches Geschenk zu machen, aber aufgrund weitreichender Gesetzesänderungen ist dies möglicherweise nicht mehr akzeptabel. Daher sollten Sie sich vor der Vergabe eines üblichen Geschenks sorgfältig über die geltenden Gesetze und Umstände informieren. Im Zweifelsfall verzichten Sie darauf und erklären Sie höflich, dass Sie das Geschenk gerne gemacht hätten, die Gesetze Ihres Landes und die Regeln Ihrer Organisation dies aber nicht zulassen.
• In manchen Ländern gibt es parallele Systeme aus nationalem Recht und Gewohnheitsrecht. Es kann vorkommen, dass das nationale Recht Tätigkeiten zulässt, die nach Gewohnheitsrecht ausgeübt werden. In diesem Fall ist eine rechtliche Beratung erforderlich.

(2) Gastfreundschaft

(2.1) Was ist Gastfreundschaft?

Gastfreundschaft ist in erster Linie die Bereitstellung von Mahlzeiten und Erfrischungen. Der Zweck legitimer geschäftlicher Gastfreundschaft ist in der Regel:

• um während eines Geschäftstreffens Kaffee, Tee, Sandwiches und andere Erfrischungen bereitzustellen;
• den Mitarbeitern zweier oder mehrerer Organisationen die Möglichkeit zu geben, sich bei einem preiswerten Mittag- oder Abendessen besser kennenzulernen und so die Arbeitsbeziehung effizienter zu gestalten;
• sich angemessen und gastfreundlich um das Gastpersonal einer anderen Organisation zu kümmern (wenn das Gastpersonal beispielsweise zum Mittagessen oder über Nacht bleibt, wäre es angemessen und gastfreundlich, wenn das Personal der Gastorganisation das Personal der Gastorganisation zu einem preisgünstigen Mittag- oder Abendessen einlädt).

Zu den Bewirtungen können auch Nebenkosten im Zusammenhang mit Geschäftstreffen gehören. Beispielsweise möchte ein Unternehmen möglicherweise ein Taxi bezahlen oder einen Firmenwagen für die Fahrt eines Kundenmitarbeiters zum Flughafen bereitstellen oder eine Unterkunft für Kundenmitarbeiter bereitstellen, die das Unternehmen besuchen. 

Gastfreundschaft kann als Bestechung betrachtet werden, wenn sie mit der Absicht gewährt oder angenommen wird, jemanden zu unangemessenem Verhalten zu verleiten oder als Belohnung für unangemessenes Verhalten zu dienen.

Kritiker der weit verbreiteten internationalen Initiative zur Kontrolle der Unternehmensausgaben für Bewirtungen aus Antikorruptionsgründen argumentieren, diese Kontrollen würden zur Abschaffung der geschäftlichen Bewirtung führen. Das ist schlichtweg falsch. Erstens kann Bewirtung erfolgen, wenn weder korrupte Absichten vorliegen noch der Eindruck einer solchen besteht. Zweitens steht es den Arbeitgebern der Bewirtungsteilnehmer im Zweifelsfall jederzeit frei, die Kosten ihrer eigenen Mitarbeiter zu übernehmen. Der Hauptgrund für diese Kontrollen besteht darin, zu verhindern, dass ein Unternehmen eine Person durch die Bezahlung ihrer Bewirtung unangemessen beeinflusst.

(2.2) Welche Arten der Gastfreundschaft werden wahrscheinlich nicht als korrupt angesehen?

Zu den Gastfreundschaften, die wahrscheinlich nicht als korrupt angesehen werden, gehören:

• Eine Organisation stellt während einer Besprechung Kaffee, Tee, Erfrischungsgetränke, Kekse und Sandwiches für ihr eigenes Personal und das Personal einer oder mehrerer anderer Organisationen bereit und bezahlt diese.
• Eine Organisation bezahlt für ihr eigenes Personal und das Personal einer oder mehrerer anderer Organisationen ein Geschäftsessen oder -mittagessen in einem Restaurant, das ein angemessenes, aber nicht extravagantes Essen und einen angemessenen, aber nicht extravaganten Alkoholgehalt bietet. 
• Eine Organisation bezahlt die Teilnahme ihres eigenen Personals und des Personals einer oder mehrerer anderer Organisationen an einer Zeremonie zum Projektbeginn oder -abschluss und stellt eine angemessene, aber nicht übermäßige Menge an Essen und Alkohol zur Verfügung.

(2.3) Welche Arten der Gastfreundschaft werden eher als korrupt angesehen?

Zu den Gastfreundschaften, die eher als korrupt gelten, zählen:

• Mahlzeiten oder Getränke in sehr teuren Restaurants oder Bars.
• Übermäßige Gastfreundschaft: Zum Beispiel wöchentliche Mahlzeiten in einem Restaurant.
• Gastfreundschaft für Familienmitglieder.  Ein Qualitätsprüfer ist beispielsweise dafür verantwortlich, die Arbeit eines Gerätelieferanten vor Ort abzunehmen. Der Gerätelieferant lädt den Vorarbeiter zu einer Inspektion in die Fabrik des Lieferanten ein. Der Lieferant übernimmt die Kosten für Hotel und Verpflegung des Vorarbeiters und seiner Familienangehörigen.

(3) Unterhaltung

(3.1) Was ist Unterhaltung?

Unterhaltung ist die Bereitstellung eines externen Ereignisses, das eine Person auf angenehme Weise beschäftigen kann. Zum Beispiel eine Sportveranstaltung, das Theater oder ein Nachtclub. 

Es ist fraglich, ob Unterhaltung als notwendiger und nebensächlicher Bestandteil eines Geschäftstreffens oder einer Geschäftsbeziehung angesehen werden kann. Dies macht sie nicht zwangsläufig zu Korruption. Allerdings ist das Risiko, dass Unterhaltung im geschäftlichen Kontext als Korruption wahrgenommen wird, höher als bei Gastfreundschaft, da kein notwendiger Zusammenhang zwischen Unterhaltung und Geschäft besteht (d. h., Geschäftsreisende müssen essen, trinken und schlafen – sie brauchen keine Unterhaltung).

Eine Bewirtung kann als Bestechung betrachtet werden, wenn sie mit der Absicht gegeben oder angenommen wird, jemanden zu unangemessenem Verhalten zu verleiten, oder wenn sie als Belohnung für unangemessenes Verhalten dient.

(3.2) Welche Arten der Unterhaltung können manchmal als korrupt angesehen werden?

Zu den Unterhaltungsangeboten, die manchmal als korrupt angesehen werden können, gehören:

• Sportliche oder kulturelle Veranstaltungen. Beispiel: Eine Organisation bezahlt die Teilnahme ihres eigenen Personals und des Personals einer anderen Organisation(en) an einer Sportveranstaltung (z. B. Golf) oder dem Besuch einer sportlichen oder kulturellen Veranstaltung (z. B. Fußballspiel, Grand Prix, Oper). Dies ist ein kontroverses Thema. Viele Menschen sind sich über die grundsätzliche Akzeptanz dieser Veranstaltung uneinig. Während die erklärte Absicht häufig darin besteht, dass sich die Mitarbeiter verschiedener Organisationen besser kennenlernen, geht es in dem Fall um persönliches Vergnügen in einem nicht-beruflichen Umfeld. Es ist fraglich, warum sich Mitarbeiter mit einer Geschäftsbeziehung in einem persönlichen Umfeld kennenlernen müssen und nicht bei einer Bürobesprechung oder einem Geschäftsessen. Tatsächlich könnte dies potenziell schädlich sein, da es für einen Manager mit einer Vorgesetztenfunktion gegenüber einer anderen Person schwieriger sein kann, diese Rolle völlig objektiv auszuüben, wenn sich die beiden Personen in einem persönlichen Kontext kennengelernt haben. Um jeden Verdacht auf unzulässige Einflussnahme zu vermeiden, wenn eine Organisation die Kosten für die Teilnahme des Personals einer anderen Organisation an einer gesellschaftlichen Veranstaltung übernimmt, gibt es für dieses Problem eine einfache Lösung: Wenn zwei Organisationen es für wünschenswert erachten, dass sich ihr Personal in einem geselligen Umfeld kennenlernt, kann die Veranstaltung stattfinden, aber jede Organisation kann die Kosten für die Teilnahme ihres eigenen Personals tragen.

Je teurer oder exklusiver die Veranstaltung ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie korrupt ist oder als solche wahrgenommen wird.

(3.3) Welche Arten der Unterhaltung werden eher als korrupt angesehen?

Zu den Unterhaltungsangeboten, die eher als korrupt gelten, gehören:

• Unterhaltung in Nachtclubs.
• Bereitstellung sexueller Gefälligkeiten.
• Zu häufige Unterhaltung: Beispielsweise ist ein Baumaschinenverleih einer von mehreren auf der Liste der zugelassenen Baumaschinen des Auftragnehmers. Die Projektmanager des Auftragnehmers haben vom Auftragnehmer die Vollmacht, bei den Baumaschinenverleihern Bestellungen für die Lieferung von Baggern, Kränen, Generatoren und anderen Baumaschinen aufzugeben. Ein Baumaschinenverleih stellt einem Projektmanager wöchentlich kostenlose Eintrittskarten für den örtlichen Fußballverein zur Verfügung.
• Extravagante oder unverhältnismäßige Umstände:  Beispiel: Der Fuhrparkmanager eines Unternehmens ist für den Kauf oder das Leasing aller Fahrzeuge des Unternehmens verantwortlich. Ein Autohändler lädt den Manager zu einer Probefahrt ein. Die Probefahrt könnte in der Nähe des Büros des Managers stattfinden. Stattdessen bezahlt der Autohändler dem Manager jedoch die dreitägige Teilnahme an einer Rennstrecke im Ausland, wo der Manager nicht nur das Auto Probe fährt, sondern auch verschiedene Hochleistungssportwagen testen kann.
• Unterhaltung für Familienmitglieder.  Beispiel: Ein Subunternehmer stellt dem Projektmanager eines Auftragnehmers und dessen Familie Eintrittskarten für eine Sportveranstaltung zur Verfügung.

(4) Richtlinien für Geschenke, Bewirtungen und Unterhaltung („GHE“)

(4.1) Vollständiges Verbot

Um dem Risiko entgegenzuwirken, dass GHE korrupt ist oder als korrupt wahrgenommen wird, kann eine Organisation das Angebot oder den Erhalt von GHE im Zusammenhang mit ihrer Geschäftstätigkeit gänzlich verbieten. Zum Beispiel:

• Einige Regierungen verbieten Mitarbeitern des öffentlichen Dienstes den Erhalt von GHE. In manchen Ländern ist es eine Straftat, Beamten GHE anzubieten.
• Einige Organisationen untersagen allen Mitarbeitern ihrer Beschaffungs- und Projektmanagementabteilung den Erhalt von GHE und weisen ihre Lieferanten und Subunternehmer an, kein GHE anzubieten.

(4.2) Teilverbot

Ein teilweises Verbot von GHE ist häufiger als ein vollständiges Verbot. Es ist grundsätzlich nichts Falsches daran, wenn eine Organisation oder eine Person GHE gibt oder empfängt, solange dies nicht korruptiv gemeint ist und nicht als korrupt wahrgenommen werden kann. GHE wird von vielen als legitimer, wichtiger und angenehmer Teil des Geschäftslebens angesehen und ist in vielen Kulturen unverzichtbar. 

Manche Organisationen erlauben beispielsweise eine angemessene Bewirtung, verbieten jedoch Geschenke und/oder Unterhaltung.

(4.3) Kontrollen und Faktoren

Die Organisation sollte wirksame Kontrollen über GHE implementieren, um das Risiko zu minimieren, dass diese auf korrupte Weise vergeben werden oder als korrupte Vergabe wahrgenommen wird.

Im Folgenden finden Sie empfohlene Kontrollen und einige Faktoren, die bei der Implementierung dieser Kontrollen berücksichtigt werden müssen. 

(1) Geben Sie die Einschränkung in der Police an

Wenn Geschenke, Bewirtungen und/oder Unterhaltungsangebote ganz oder teilweise von der Organisation oder gesetzlich eingeschränkt oder verboten sind, geben Sie die Einschränkung oder das Verbot in den Richtlinien der Organisation an.

(2) Betrachten Sie die Absicht hinter dem GHE

Die Absicht hinter dem GHE sollte stets berücksichtigt werden. Wenn die Absicht dahinter besteht, jemanden zu unangemessenem Verhalten zu verleiten, sollte es nicht angeboten oder angenommen werden.

(3) Betrachten Sie die Wahrnehmung

Geben Sie kein GHE, wenn es vernünftigerweise als korrupt angesehen werden könnte. Es gibt zwei gängige Wahrnehmungstests:

• Zeitungstest: Würde eine Zeitung wahrscheinlich über die GHE berichten, und wenn ja, wie würde die öffentliche Wahrnehmung aussehen? So dürfte beispielsweise über eine zu Weihnachten verschenkte Flasche Whisky kaum berichtet werden oder ein negativer Eindruck entstehen. Andererseits würde ein Golfwochenende mit allen Kosten vor der Ausschreibung mit ziemlicher Sicherheit einen negativen Eindruck hinterlassen, wenn darüber berichtet würde. 
• „Staatsanwaltstest“. Wenn der GHE tatsächlich zu einem korrupten Ergebnis und damit zu einer Strafverfolgung führen würde, wie würden Sie den GHE einem Staatsanwalt vor Gericht erklären? Wäre Ihre Erklärung für den Richter oder die Jury plausibel?

(4) Berücksichtigen Sie das rechtliche und regulatorische Umfeld

Bevor Sie GHE gewähren, vergewissern Sie sich, dass die Gesetze des jeweiligen Landes und die Vorschriften des Arbeitgebers des Empfängers den Empfang solcher GHE zulassen. In manchen Ländern ist beispielsweise der Empfang von GHE für Beamte verboten. Manche Organisationen verbieten ihrem Personal den Empfang von GHE.

(5) Festlegung eines Höchstwerts des GHE, der gegeben oder empfangen werden kann

• Zwar ist es möglich, die GHE-Werte dem Ermessen des Personals (insbesondere des höheren Personals) zu überlassen, doch ist es sowohl aus Sicht der organisatorischen Kontrolle als auch aus Sicht des Personals normalerweise einfacher, Grenzwerte festzulegen. 
• Der Höchstwert des GHE sollte so niedrig sein, dass er höchstwahrscheinlich niemanden zu unangemessenem Verhalten verleitet und dass er von Dritten (z. B. den Medien oder Strafverfolgungsbehörden) kaum als Einflussfaktor wahrgenommen wird.
• Dieser Höchstwert kann je nach Gebiet variieren (da in wohlhabenderen Ländern ein Geschenk im Wert von beispielsweise 25 US-Dollar einen geringeren relativen Wert haben kann als das gleiche Geschenk in einem weniger wohlhabenden Land). 
• Dieser Höchstwert kann auch je nach Vermögen des Empfängers variieren (für einen wohlhabenden Empfänger hat ein Geschenk im Wert von beispielsweise 25 US-Dollar einen geringeren relativen Wert als das gleiche Geschenk für einen weniger wohlhabenden Empfänger).  
• Unterscheiden Sie gegebenenfalls zwischen den verschiedenen Werten, die für Geschenke, Bewirtungen und Unterhaltung gelten. 
• Unterscheiden Sie gegebenenfalls zwischen verschiedenen Werten, die Mitarbeiter geben oder empfangen können. Beispielsweise möchte die Organisation möglicherweise niedrigere Grenzen für das festlegen, was ihre Mitarbeiter empfangen können, als für das, was sie geben können. Üblicher ist es jedoch wahrscheinlich, dass die Werte für Geben und Empfangen gleich sind. 
• Da es schwierig sein kann, alle oben genannten möglichen Abweichungen je nach Gebiet, Vermögen usw. zu ermitteln und zu verwalten, ist es für eine Organisation wahrscheinlich einfacher, einen geeigneten niedrigen Pauschalhöchstbetrag festzulegen (z. B. 25 USD für Geschenke und 75 USD pro Person für Bewirtung und Unterhaltung) und eine Überschreitung dieses Höchstbetrags nur in Ausnahmefällen mit Genehmigung beispielsweise des Compliance-Managers zuzulassen.

(6) Die Häufigkeit von GHE soll begrenzt werden an denselben Empfänger

Ein wöchentliches Geschenk im Wert von 25 US-Dollar oder wöchentliche Mahlzeiten können sich schnell zu einem beträchtlichen Betrag summieren. Daher kann GHE für denselben Empfänger eine entsprechende periodische Wertgrenze (z. B. jährlich) auferlegen.

(7) Verbot oder Einschränkung von Geldgeschenken

Sowohl Bargeld als auch Sachwerte können Bestechungsgelder darstellen. Ein Geldgeschenk wird jedoch eher als Versuch der Einflussnahme auf eine Person angesehen als ein Geschenk, das nicht leicht in Bargeld umgewandelt werden kann. Daher ist es ratsam, Geldgeschenke zu verbieten. Manche Organisationen sind jedoch an Standorten tätig, an denen ein kleines, übliches und nicht korruptionsgefährdendes Geldgeschenk erforderlich sein kann (siehe Beispiele oben). In diesem Fall müssen die Organisationen geeignete Kontrollen einführen.

(8) Seien Sie vorsichtig bei GHE an eine Person vergeben, die in der Lage ist, Aufträge zu vergeben oder Genehmigungen, Bescheinigungen oder Zahlungen zu genehmigen

GHE, das einer Person in einer derart einflussreichen Position gegeben oder von ihr empfangen wird, wird eher als Bestechung angesehen, als wenn es einer Person ohne relevante Entscheidungsbefugnis gegeben oder von ihr empfangen wird.

(9) Seien Sie vorsichtig mit GHE, wenn es als Versuch angesehen werden könnte, ein Ergebnis zu beeinflussen

Wenn GHE an jemanden vergeben wird, der im Begriff ist, eine Entscheidung zu treffen, die Ihr Unternehmen begünstigen könnte, oder der gerade eine Entscheidung zugunsten Ihres Unternehmens getroffen hat, wird dies eher als Versuch der Einflussnahme oder als Belohnung für diese Person angesehen, als wenn es zu einem Zeitpunkt vergeben wird, zu dem keine Entscheidung ansteht oder erst kürzlich getroffen wurde.

(10) Wenn Geschenke gegeben werden müssen, dann geben Sie möglichst Geschenke mit Firmenlogo und begrenztem Wiederverkaufswert.

Ein Briefbeschwerer, ein Stift, ein gerahmtes Foto oder eine Miniatur des Produkts des Unternehmens oder etwas Ähnliches mit der Marke oder dem Logo des Unternehmens kann ein wirksames Erinnerungsstück sein, ohne einen echten Wiederverkaufswert zu haben. Dies wird weniger wahrscheinlich als korrupt angesehen als ein Produkt mit Wiederverkaufswert.

(11) Erwägen Sie, alle erhaltenen Geschenke für wohltätige Zwecke zu spenden.

Erwägen Sie, alle Geschenke, die Mitarbeiter einer Organisation erhalten, bei einem zuständigen Manager abzugeben, der sie dann an eine von der Organisation ausgewählte Wohltätigkeitsorganisation spendet, die nicht mit deren Geschäftstätigkeit in Verbindung steht. Dies kann das Risiko verringern, dass ein Manager durch ein Geschenk korrupt beeinflusst wird, da er das Geschenk nicht behalten darf. Ausnahmen von dieser Regel sind möglich, z. B. für geringwertige Erinnerungsstücke mit Firmenlogo, die die Mitarbeiter behalten dürfen.

(12) Verlangen Sie, dass die gegebenen oder erhaltenen GHE angemessen aufgezeichnet werden

Die Erfassung von GHE in einem Leistungsregister kann aus folgenden Gründen eine wichtige Kontrollmaßnahme gegen potenziell korrupte GHE sein:

• Wenn das Personal weiß, dass es die gegebenen oder erhaltenen GHE aufzeichnen muss, ist es hinsichtlich der Umstände und des Werts wahrscheinlich vorsichtiger.   
• Das Register kann vom Compliance-Manager, den Linienmanagern, der internen Revision usw. eingesehen werden, die etwaige besorgniserregende Trends erkennen können (z. B. ein Einkaufsleiter, der von Lieferanten zu häufig GHE erhält, oder ein Verkaufsleiter, der einem Kundenmanager zu großzügige GHE gewährt).
• Es sollte ein Disziplinarvergehen sein, wenn Mitarbeiter dies nicht dokumentieren. Wenn beispielsweise ein Einkaufsleiter die häufigen GHE-Daten von Lieferanten nicht dokumentieren kann, aber jegliche korrupte Absicht bestreitet, kann er für die unterlassene Dokumentation disziplinarisch bestraft werden, selbst wenn keine korrupten Absichten nachgewiesen werden können.
• Einige Organisationen verfügen über ein GHE-Register, in dem alle GHE, unabhängig von ihrem Wert, sowohl gegebene als auch erhaltene, erfasst werden müssen. Bei vielen Organisationen müssen die gegebenen GHE jedoch über die Personalausgabenerfassung oder andere Buchhaltungskontrollen erfasst werden und werden daher in jedem Fall in diesem Abschnitt der Konten erfasst. Wenn dies der Fall ist und diese Aufzeichnungen leicht gefunden und überprüft werden können (z. B. durch den Compliance-Manager oder die interne Revision), benötigt die Organisation kein doppeltes System (sowohl ein Spesenerfassungssystem als auch ein GHE-Erfassungssystem). Das Spesenerfassungssystem der Organisation kann beide Funktionen übernehmen.  
• Um eine übermäßige Aufzeichnungslast zu vermeiden, könnte die Organisation eine Ausnahme für die Aufzeichnung von De-minimis-Ereignissen zulassen, d. h., dass das Personal sehr geringfügige GHE nicht aufzeichnen muss, wie etwa:
  • Kaffee, Tee, Sandwiches und andere leichte Erfrischungen während eines Geschäftstreffens (ob am Veranstaltungsort oder in einer nahegelegenen Snackbar/einem Café bereitgestellt);
  • Firmengeschenke mit Markenlogo oder Erinnerungsstücke von geringem Wert (z. B. USB-Sticks, Kugelschreiber, Kalender, Meeting-Fotos).

(13) Erwägung, in Ausnahmefällen Abweichungen von den oben genannten Regeln zuzulassen

Erwägen Sie, in Ausnahmefällen Abweichungen von den oben genannten Regeln zuzulassen, jedoch nur, wenn dies gesetzlich zulässig ist und vom Compliance-Manager genehmigt wurde. Eine GHE-Richtlinie mit festgelegten finanziellen Grenzen kann nicht alle potenziellen Umstände abdecken. Es kann außergewöhnliche, nicht korruptionsbedingte Umstände geben, in denen eine Abweichung von dieser Richtlinie erforderlich ist. In diesem Fall sollte die Genehmigung der Abweichung im Voraus vom Compliance-Manager (und gegebenenfalls von einem weiteren leitenden Manager) eingeholt werden. Die Gründe für den Antrag und die Genehmigung sollten dokumentiert werden, und der Compliance-Manager muss davon überzeugt sein, dass die GHE angemessen und nicht korrupt ist und vernünftigerweise nicht als korrupt angesehen werden kann. Wenn ein Manager mit Genehmigungsbefugnis eine Abweichung genehmigen oder davon profitieren soll, sollte der Manager sicherstellen, dass ein anderer leitender Manager die Abweichung genehmigt.