(1) Was sind Kunden- und Amtsreisen?

Bei Reisen für Kunden oder Amtsträger übernimmt die Organisation die Reisekosten und damit verbundenen Kosten eines Mitarbeiters des Kunden oder eines Amtsträgers. In diesem Fall besteht das Risiko, dass die Übernahme dieser Kosten durch die Organisation einen Versuch darstellt, den Mitarbeiter des Kunden oder Amtsträger in unangemessener Weise zu beeinflussen, oder als Versuch aufgefasst werden könnte, den Mitarbeiter des Kunden oder Amtsträger in unangemessener Weise zu einer Entscheidung zugunsten der Organisation zu bewegen.

Ein Beispiel hierfür ist, wenn die Organisation einem ausländischen Kunden ein Angebot für die Herstellung, Lieferung und Installation von Ausrüstung durch die Organisation unterbreitet hat. Im Rahmen der Angebotsbewertung möchte der Kunde möglicherweise einige Manager in die Fabrik der Organisation schicken, um die Qualitätskontrolle sicherzustellen. Der Kunde verlangt von der Organisation die Übernahme der Reisekosten dieser Manager. Dies kann zu Schwierigkeiten führen, da die Absichten der Manager des Kunden schwer zu ermitteln sind:

• Möglicherweise möchten sie die Qualität der Organisation wirklich überprüfen und lassen sich nicht unangemessen von der Organisation beeinflussen, die ihren Flug und die damit verbundenen Kosten übernimmt.
• Möglicherweise möchten sie die Qualität der Organisation wirklich überprüfen, können aber unangemessen beeinflusst werden, wenn ein konkurrierender Bieter für Business-Class-Reisen, 5-Sterne-Hotels und extravagante Gastfreundschaft bezahlt, während ein anderer konkurrierender Bieter sie in der Economy Class fliegt und sie in Unterkünften von geringerer Qualität mit eingeschränkter Gastfreundschaft unterbringt.
• Möglicherweise haben sie gar nicht die Absicht, die Qualität sicherzustellen, sondern stellen diese Bedingung lediglich an die Bieter, um sich Auslandsreisemöglichkeiten zu sichern.
• An die Organisation können Anforderungen gestellt werden, die über die für die Inspektion erforderlichen Anforderungen hinausgehen. Zum Beispiel:
  • um die Flüge und Hotels von Familienmitgliedern zu bezahlen
  • die Kosten für Hotel und Verpflegung für einen längeren Zeitraum als für den Besuch erforderlich zu tragen.
  • für Hotels und Verpflegung an einem anderen Ort als dem der Fabrik aufzukommen.

Im obigen Beispiel trägt das Unternehmen wahrscheinlich die Kosten für die Manager des Kunden (da es den Auftrag möglicherweise nicht erhält und diese Reisekosten nicht im Vertragspreis enthalten hat). Anders verhält es sich, wenn das Unternehmen im Rahmen des Vertragsumfangs verpflichtet ist, die Reisekosten der Manager des Kunden zu übernehmen, die die Herstellung der eigentlichen Ausrüstung im Werk inspizieren. In diesem Fall hat das Unternehmen die Reisekosten normalerweise im Vertragspreis enthalten, da sie Teil des Leistungsumfangs sind. Tatsächlich zahlt also der Kunde die Reisekosten (allerdings über den Vertragsmechanismus). Selbst wenn die Reisekosten im Preis enthalten sind, besteht ein Risiko, wenn das Unternehmen eine höhere Reise- und Unterkunftsqualität anbietet als im Vertrag vorgesehen und der Manager des Kunden für die Abnahme der Qualität des Unternehmens verantwortlich ist.

Aufgrund des Risikos, dass die Bereitstellung von Reisen oder damit verbundenen Kosten für Mitarbeiter von Kunden oder öffentliche Amtsträger durch die Organisation korrupt ist oder als korrupt wahrgenommen wird, muss die Organisation angemessene Kontrollen für die Reisen von Kunden und öffentlichen Amtsträgern implementieren.

Von den oben genannten Umständen ist zu unterscheiden, wenn die Organisation beispielsweise einen Berater mit der Erbringung von Dienstleistungen für die Organisation beauftragt und sich im Auftragsvertrag verpflichtet, die angemessenen Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten des Beraters zu übernehmen. Diese Beraterkosten stellen eine vertragliche Verpflichtung dar und fallen wahrscheinlich eher unter die kaufmännischen Kontrollen der Organisation (einschließlich relevanter Antikorruptionskontrollen bei der Ernennung und Führung des Beraters) als unter die Reiserichtlinien der Organisation für Kunden und Beamte.

(2) Welche Arten von Zahlungen bei der Organisation von Kunden- und Amtsreisen werden voraussichtlich nicht als Korruption angesehen?

Im Folgenden sind Beispiele aufgeführt, bei denen die Bezahlung von Dienstreisen durch die Organisation von Kunden eher als Korruption angesehen wird:

• Ein Unternehmen möchte als zugelassener Lieferant in die Vorauswahlliste eines Kunden aufgenommen werden. Eine der formalen Voraussetzungen für die Vorauswahl des Kunden besteht darin, dass einer seiner Qualitätsprüfer die Fabrik des Unternehmens inspiziert und die Kosten hierfür von dem vorqualifizierenden Unternehmen getragen werden. Das Unternehmen übernimmt die Kosten für den Economy-Class-Flug eines Prüfers, ein angemessenes Hotel für zwei Nächte (die Nacht vor und die Nacht der Inspektion), die Flughafentaxikosten des Prüfers und führt ihn an beiden Abenden zu einem angemessenen Geschäftsessen aus. Reiseverlauf und Kosten werden vorab von einem Vorgesetzten des Prüfers genehmigt.
• Eine Organisation erhält einen Auftrag. Zum Leistungsumfang, für den die Organisation einen Preis vereinbart hat, gehört die Übernahme angemessener Reisekosten eines Beamten des öffentlichen Bauamts zur Inspektion der Ausrüstung im Werk der Organisation vor der Auslieferung. Die im Vertrag festgelegten Reisekosten und der Zeitaufwand sind angemessen und stehen im Verhältnis zu den Inspektionsanforderungen. Der Prüfer verfügt über die erforderliche Qualifikation. Die Organisation übernimmt diese Kosten gemäß den Vertragsbestimmungen. Darüber hinaus lädt die Organisation den Prüfer zu einem angemessenen Geschäftsessen ein.

(3) Welche Arten von Zahlungen durch die Organisation von Kunden- und Beamtenreisen werden eher als Korruption angesehen?

Im Folgenden sind Beispiele aufgeführt, bei denen die Bezahlung von Dienstreisen durch die Organisation von Kunden eher als Korruption angesehen wird:

• Die Tochtergesellschaft einer Organisation hat ihren Sitz in Land X und bewirbt sich um die Erbringung von Vor-Ort-Dienstleistungen in Land X. Beamte aus Land X, die die Ausschreibung verwalten, bitten um einen eintägigen Besuch bei der Muttergesellschaft der Tochtergesellschaft, die ihren Sitz in Land Y hat, und verlangen, dass ihre Kosten für einen fünftägigen Besuch in Land Y von der Tochtergesellschaft oder der Muttergesellschaft übernommen werden.
  • Sofern keine wichtigen geschäftlichen Fragen mit der Muttergesellschaft zu besprechen sind, die einen Besuch erforderlich machen, könnte der gesamte Besuch wie ein Versuch der Beamten wirken, eine Auslandsreise mit allen Kosten zu erwirken. Die Kostenübernahme durch die Tochter- oder Muttergesellschaft könnte die Beamten zu korruptem Verhalten verleiten oder ihnen einen solchen Einfluss zuschreiben.
  • Wenn die Organisation nach vernünftigem Ermessen davon ausgehen kann, dass der Besuch notwendig ist und voraussichtlich nicht als Korruptionsvorfall wahrgenommen wird, sollte die Kostenerstattung auf die für den Besuch erforderliche Zeit (d. h. ein bis zwei Tage) und auf die Anzahl der erforderlichen Beamten beschränkt werden.
• Ein staatlicher Inspektor muss die Fabrik der Organisation besuchen, um die Qualitätsverfahren zu prüfen. Der Inspektor fordert die Organisation auf, die Flug- und Hotelkosten für Ehepartner und Kinder des Inspektors zu übernehmen. Während die Übernahme angemessener Spesen durch die Organisation (abhängig von den oben genannten Faktoren) legitim sein kann, ist die Übernahme von Familienkosten durch die Organisation wahrscheinlich korrupt oder wird als korrupt wahrgenommen.

(4) Kontrollen und Faktoren

Die Organisation sollte wirksame Kontrollen für die Reisekostenabrechnung von Kunden und Amtsträgern einführen, um das Risiko zu minimieren, dass die Zahlung auf korrupte Weise erfolgt oder als korrupte Zahlung wahrgenommen wird.

Im Folgenden finden Sie empfohlene Kontrollen und einige Faktoren, die bei der Implementierung dieser Kontrollen berücksichtigt werden müssen.

(1) Geben Sie die Einschränkung in der Police an

Wenn die Bezahlung von Reisen von Kunden oder Amtsträgern durch die Organisation ganz oder teilweise verboten oder eingeschränkt ist oder gesetzlich vorgeschrieben ist, geben Sie dieses Verbot in den Richtlinien der Organisation an.

(2) Berücksichtigen Sie die Absicht hinter der Übernahme der Reisekosten

Die Übernahme der Reisekosten eines Kunden oder Amtsträgers durch die Organisation sollte nicht angeboten werden, wenn damit die Absicht verfolgt werden könnte, jemanden zu unangemessenem Verhalten zu verleiten.

(3) Betrachten Sie die Wahrnehmung

Bezahlen Sie die Reisekosten nicht, wenn dies als Korruption angesehen werden könnte. Es gibt zwei gängige Wahrnehmungstests:

• „Zeitungstest“. Würde eine Zeitung wahrscheinlich über die Zahlung berichten, und wenn ja, wie würde die öffentliche Wahrnehmung sein?
• „Staatsanwaltstest“. Wenn die Zahlung tatsächlich zu einem korrupten Ergebnis und damit zu einer Strafverfolgung geführt hätte, wie würden Sie die Zahlung vor Gericht einem Staatsanwalt erklären? Wäre Ihre Erklärung für den Richter oder die Jury plausibel?

(4) Sicherstellen, dass die Zahlung dieser Kosten zulässig ist

Stellen Sie sicher, dass die Übernahme dieser Kosten durch die Verfahren des Kunden oder der öffentlichen Stelle sowie durch lokale Gesetze und Vorschriften zulässig ist. Viele öffentliche Stellen und Organisationen, die Waren oder Dienstleistungen einkaufen, lassen die Reisekosten und damit verbundenen Kosten ihres Personals nicht von der ausschreibenden Stelle übernehmen, da sie tatsächliche oder vermeintliche Korruption vermeiden möchten.

(5) Sicherstellen, dass die Reise notwendig ist

Stellen Sie sicher, dass die Reise für die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben des Kundenvertreters oder Beamten (z. B. zur Überprüfung der Qualitätssicherungsverfahren des Unternehmens in seinem Werk) notwendig ist. Dies umfasst drei Elemente: (i) Der Besuch muss notwendig sein; (ii) die besuchende(n) Person(en) muss/müssen die geeignete(n) Person(en) für den Besuch sein (d. h. jemand, dessen Aufgabe es ist, die Qualität zu überprüfen); und (iii) die Anzahl der besuchenden Personen muss für den Zweck des Besuchs angemessen sein.

(6) Stellen Sie sicher, dass der Arbeitgeber des Empfängers im Voraus informiert wird

Stellen Sie sicher, dass der Arbeitgeber oder Vorgesetzte des Kundenpersonals oder Beamten im Voraus über die Reise und Bewirtung informiert wird. So stellen Sie sicher, dass es sich um einen vom Kunden oder der Behörde genehmigten Besuch handelt und nicht um den Versuch einer Einzelperson, einen unerlaubten Besuch zu arrangieren.

(7) Sicherstellung angemessener Zahlungen

Beschränken Sie die Zahlungen auf die notwendigen Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten, die direkt mit einer angemessenen Reise verbunden sind. Beispiel: Wenn der Beamte die Fabrik nur einen Tag lang besucht, sich aber eine Woche im Heimatland der Organisation aufhält, könnte die Organisation die Flug-, Hotel- und Verpflegungskosten für die für den Besuch unmittelbar notwendige Zeit (ggf. einschließlich der Vor- und der Nacht des Besuchs) übernehmen. Alle weiteren Hotel- und Verpflegungskosten für den Rest des Aufenthalts sollten nicht von der Organisation getragen werden.

(8) Beschränken Sie die damit verbundene Bewirtung und Unterhaltung auf ein angemessenes Maß

Die damit verbundenen Bewirtungs- und Unterhaltungsleistungen sollten gemäß der Richtlinie der Organisation zu Geschenken, Bewirtung und Unterhaltung auf ein angemessenes Maß beschränkt werden.

(9) Verbot der Übernahme der Kosten für Ehepartner, Kinder oder andere Familienmitglieder

(10) Verbot der Zahlung von Urlaubs- oder Erholungskosten

(11) Vorab die Genehmigung der Zahlung durch den Compliance Manager einholen

Fordern Sie vorab die Genehmigung der Zahlung durch den Compliance-Manager (und gegebenenfalls einen weiteren leitenden Manager) an. Die Gründe für die Anfrage und die Genehmigung sollten dokumentiert werden. Der Compliance-Manager muss davon überzeugt sein, dass die Zahlung angemessen und nicht korrupt ist und auch nicht als korrupt angesehen werden kann. 

(12) Die ordnungsgemäße Erfassung geleisteter Zahlungen ist zu verlangen

Zahlungen im Zusammenhang mit Reisen von Kunden und Amtsträgern sollten in einem Register oder einer anderen geeigneten Aufzeichnung erfasst werden.

(13) Maßnahmen, wenn die Organisation nicht hinreichend davon überzeugt werden kann, dass die Zahlung dieser Ausgaben nicht korrupt ist

Wenn die Organisation nicht davon überzeugt werden kann, dass die Zahlung dieser Kosten nicht korrupt ist oder wahrscheinlich nicht als korrupt angesehen wird, bedeutet dies nicht, dass der Besuch des Kundenmitarbeiters oder Beamten nicht stattfinden kann. Es bedeutet lediglich, dass die Organisation den Besuch nicht bezahlen kann. Die Organisation sollte dem Kundenmitarbeiter oder Beamten dann diplomatisch erklären, dass dieser herzlich willkommen ist, sie diese Kosten aufgrund der für die Organisation geltenden Gesetze und Richtlinien jedoch nicht bezahlen kann und diese daher vom Kunden oder der Behörde getragen werden müssen.