Dieser Abschnitt enthält Hinweise zu den Kontrollmaßnahmen, die eine Organisation ergreifen sollte, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter der Organisation die Antikorruptionspolitik und das Antikorruptionsprogramm einhalten (Maßnahme 7 des Antikorruptionsprogramms für Organisationen ).

Organisationen laufen Gefahr, durch die Handlungen ihrer Mitarbeiter (Leiter, Führungskräfte, Angestellte, Mitarbeiter oder Arbeiter der Organisation (ob Voll- oder Teilzeit, unbefristet oder befristet)) straf- und/oder zivilrechtlich für Korruption haftbar gemacht zu werden. Ebenso können Mitarbeiter im Rahmen ihrer Beschäftigung von ihren Arbeitgebern zu korrupten Handlungen aufgefordert oder ermutigt werden, um Aufträge zu erhalten oder höhere Gewinne zu erzielen, oder in Situationen geraten, in denen sie mit Korruption konfrontiert werden. Die Beteiligung an Korruption kann sowohl für die Organisation als auch für die Mitarbeiter straf- und zivilrechtliche Haftung nach sich ziehen. Sie kann zudem zu irreparablen Schäden am Ruf und den jeweiligen Geschäfts- und Beschäftigungsaussichten der Organisation oder der Mitarbeiter führen. Daher ist es für die Organisation wichtig, soweit wie möglich sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter die Antikorruptionspolitik und das Antikorruptionsprogramm einhalten. Aus Sicht der Mitarbeiter ist es jedoch auch wichtig, dass sie für Organisationen arbeiten, die ethisch handeln, die Mitarbeiter nicht zu korruptem Verhalten drängen und die Mitarbeiter schützen, die Maßnahmen zur Korruptionsvermeidung ergreifen oder Korruption melden.

Die folgenden Empfehlungen beziehen sich auf alle Mitarbeiter, die im Rahmen ihrer Beschäftigung möglicherweise Korruption ausgesetzt oder anfällig dafür sind.

Überprüfung des Personals

Potenzielle Mitarbeiter, die ein mehr als geringes Korruptionsrisiko für das Unternehmen darstellen, sollten vor ihrer Einstellung überprüft werden, um soweit wie möglich sicherzustellen, dass ihre Anstellung angemessen ist und die betreffenden Personen voraussichtlich die Antikorruptionsrichtlinien und -programme des Unternehmens einhalten. Mitarbeiter des Unternehmens, die Entscheidungsbefugnis in Bezug auf Geschäftspartner tragen, sind besonders anfällig für Korruption. Dazu gehören beispielsweise Mitarbeiter, die in folgenden Bereichen tätig sind: Ausschreibung von Arbeiten oder Dienstleistungen, Vergabe von Aufträgen an Subunternehmer und Lieferanten, Projektmanagement, Genehmigung von Arbeiten, Materialien und Dienstleistungen sowie Zertifizierung und Bezahlung von Auftragnehmern, Beratern, Subunternehmern und Lieferanten.

Diese Überprüfung könnte Maßnahmen umfassen wie:

• Besprechen Sie die Antikorruptionspolitik des Unternehmens im Vorstellungsgespräch mit potenziellen Mitarbeitern und beurteilen Sie, ob sie diese zu verstehen scheinen, die Bedeutung ihrer Einhaltung akzeptieren und verstehen, welche Auswirkungen dies auf ihre potenzielle Rolle im Unternehmen haben kann.
• Überprüfen Sie die Identität des Personals und sein Recht, im jeweiligen Land zu arbeiten, indem Sie den Reisepass und den Führerschein des Personals sowie gegebenenfalls das Visum oder die Arbeitserlaubnis überprüfen.
• Ergreifen Sie angemessene Maßnahmen, um die Richtigkeit der Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter zu überprüfen. Potenzielle Mitarbeiter sollten der Organisation relevante Informationen zu ihren Qualifikationen vorlegen (z. B. Kopien von Abschlusszeugnissen oder anderen Qualifikationen). Die Organisation sollte die Richtigkeit der Qualifikationen der potenziellen Mitarbeiter überprüfen (z. B. bei der zuständigen Universität oder Hochschule).
• Ergreifen Sie angemessene Maßnahmen, um zufriedenstellende Referenzen von den früheren Arbeitgebern potenzieller Mitarbeiter einzuholen. Referenzen sollten schriftlich angefordert werden. Bei Positionen mit höherem oder höherem Risiko sollte das Unternehmen telefonisch mit den früheren Arbeitgebern der Mitarbeiter sprechen, um sich soweit wie möglich zu vergewissern, dass die Mitarbeiter die von ihnen angegebene Arbeit tatsächlich geleistet haben und das Vertrauen des früheren Arbeitgebers genossen. Frühere Arbeitgeber zögern möglicherweise, diese Informationen schriftlich bereitzustellen, aus Angst vor Klagen im Falle falscher Angaben. Allerdings geben Menschen Informationen eher mündlich als schriftlich weiter. Hat der Mitarbeiter den früheren Arbeitgeber unter umstrittenen Umständen verlassen, kann der frühere Arbeitgeber dies telefonisch erklären. Alternativ kann der frühere Arbeitgeber unwillig erscheinen, Informationen über den Mitarbeiter zu geben, oder er kann ausweichend klingen, was wiederum ein Hinweis auf frühere Schwierigkeiten sein kann. Offensichtlich kann ein Problem mit einem früheren Arbeitgeber die Schuld des Arbeitgebers und nicht des Mitarbeiters sein, daher ist Urteilsvermögen gefragt. Wichtig ist, möglichst viele Informationen über die Person einzuholen, um sich ein fundiertes Urteil über die Integrität und Eignung der potenziellen Mitarbeiter für die neue Stelle bilden zu können.
• Bei Mitarbeitern, die möglicherweise mit Bargeld umgehen oder finanzielle oder Zahlungsverpflichtungen haben, sollten nach Möglichkeit das Strafregister und die Kreditwürdigkeit überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie nicht bereits wegen Unehrlichkeit vorbestraft sind und sich nicht in untragbaren Schulden oder Zahlungsausfällen befinden (was sie zu unehrlichem Handeln ermutigen könnte).
• Bei der Beschäftigung von ehemaligem Regierungspersonal muss die Organisation alle relevanten staatlichen Vorschriften einhalten. Dazu kann beispielsweise gehören, dass das Personal für einen bestimmten Zeitraum nicht in Bereichen arbeiten darf, die mit dem Geschäft des früheren Arbeitgebers in Zusammenhang stehen.
• Die Organisation sollte sicherstellen, dass die Beschäftigung des neuen Personals nicht per se korrupt ist oder als korrupt wahrgenommen werden kann. Beispielsweise darf die Organisation keinem Personal eine Beschäftigung anbieten,
  • als Gegenleistung dafür, dass dieses Personal in seinem früheren Beschäftigungsverhältnis die Organisation ungerechtfertigt bevorzugt hat; oder
  • damit das neue Personal eine unzulässige Bevorzugung der Organisation erreichen kann.

Ernennungsbedingungen

Der Arbeitsvertrag bzw. das Dokument mit den Einstellungsbedingungen des Personals sollte die folgenden Bestimmungen (oder Bestimmungen mit gleicher Wirkung) enthalten:

• Eine Verpflichtung der Mitarbeiter, die Antikorruptionsrichtlinien und -programme der Organisation einzuhalten.
• Eine Bestimmung, die es der Organisation ermöglicht, angemessene Disziplinarmaßnahmen gegen Mitarbeiter zu ergreifen, falls diese an Korruption beteiligt sind oder gegen die Antikorruptionsrichtlinien oder -programme der Organisation verstoßen. Informationen zu Disziplinarverfahren finden Sie weiter unten.

Einweisung / Information des Personals

Sobald neue Mitarbeiter in die Organisation eintreten, sollten Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass sie die Antikorruptionsrichtlinien der Organisation kennen und wissen, wie sie diese einhalten können. Die Mitarbeiter sollten eine Kopie der Antikorruptionsrichtlinien erhalten, entweder in Papierform oder elektronisch. Bei Mitarbeitern, die ein mehr als geringes Korruptionsrisiko für die Organisation darstellen, sollte ein zuständiger Manager der Organisation ein persönliches Gespräch mit den neuen Mitarbeitern führen und ihnen Folgendes erklären:

• die Bedeutung der Einhaltung der Antikorruptionspolitik
• die für die Tätigkeit des Personals relevanten Antikorruptionsverfahren
• wie das Personal tatsächliche oder vermutete Korruption oder Probleme, die zu Korruption führen könnten, melden kann.

Nach Abschluss der Einweisung muss der Manager davon überzeugt sein, dass das Personal die Bedeutung der Compliance versteht und akzeptiert.

Die Mitarbeiter sollten eine Erklärung unterzeichnen, dass sie eine Kopie der Richtlinie erhalten, gelesen und verstanden haben und diese einhalten werden (siehe Muster der Compliance-Erklärung und Maßnahme 4 ( Kommunikation ) des Antikorruptionsprogramms ).

Darüber hinaus sollten Mitarbeiter, die ein mehr als geringes Korruptionsrisiko für die Organisation darstellen könnten, so bald wie möglich nach ihrem Eintritt in die Organisation von der Organisation eine angemessene Schulung erhalten (siehe Maßnahme 8 ( Schulung ) des Antikorruptionsprogramms ).

Interessenkonflikt

Mitarbeiter sollten verpflichtet sein, tatsächliche oder potenzielle Interessenkonflikte der jeweiligen Geschäftsleitung offenzulegen und in einem Register zu erfassen, das die Organisation zu diesem Zweck führt. Ein Interessenkonflikt kann beispielsweise eine Eigentumsbeteiligung des Mitarbeiters oder eines Familienmitglieds an einem Kunden oder Lieferanten der Organisation sein.   

Wenn ein Mitarbeiter in einen Interessenkonflikt gerät (z. B. mit einem Kunden oder Lieferanten), sollte es ihm normalerweise nicht gestattet sein, sich auf Managementebene an Entscheidungen im Zusammenhang mit der Geschäftsbeziehung der Organisation mit diesem Kunden oder Lieferanten zu beteiligen. 

Manche Interessenkonflikte sind zu gering, um tatsächliche Auswirkungen zu haben. Beispielsweise halten Mitarbeiter über einen Pensionsfonds relativ wenige Aktien eines börsennotierten Unternehmens, mit dem das Unternehmen geschäftlich verbunden ist. In der Praxis ist es sehr unwahrscheinlich, dass diese Art von Minderheitsbeteiligung dazu führt, dass die Mitarbeiter unangemessene Vereinbarungen mit dem anderen Unternehmen treffen. Daher sind sie normalerweise von den Konfliktrichtlinien des Unternehmens ausgenommen.

Kompetenz

Die Organisation sollte sicherstellen, dass die Mitarbeiter aufgrund ihrer Erfahrung und/oder Ausbildung über die erforderliche Kompetenz verfügen, um die ihnen übertragenen Aufgaben zu übernehmen. Die Organisation sollte die notwendigen Schritte unternehmen, um die Kompetenz der Mitarbeiter durch Mentoring, Anleitung und/oder Schulung zu verbessern.

Disziplinarverfahren

Die Organisation sollte über Disziplinarverfahren verfügen, die sie berechtigen, angemessene Disziplinarmaßnahmen gegen Mitarbeiter zu ergreifen, die korrupte Handlungen begehen oder gegen die Antikorruptionspolitik oder das Antikorruptionsprogramm der Organisation verstoßen. Die Disziplinarverfahren sollten eine Untersuchung durch die Organisation vorsehen, die, soweit angemessen, alle Umstände des Falles untersucht und den Mitarbeitern eine angemessene und faire Gelegenheit gibt, ihre Position darzulegen. Jede im Rahmen dieser Verfahren verhängte Strafe sollte angemessen und im Verhältnis zum betreffenden Verstoß stehen. Ein geringfügiger Verstoß gegen ein Verfahren kann zu einer Verwarnung und zusätzlichen Schulungen führen. Ein schwerwiegender Verstoß kann zur Entlassung führen. Siehe die oben genannten Einstellungsbedingungen.

Keine ungerechtfertigte Bestrafung 

Mitarbeiter dürfen nicht dafür bestraft werden (z. B. durch Degradierung, Disziplinarmaßnahmen, Versetzung oder Entlassung), dass sie sich weigern, an einer Geschäftsmöglichkeit teilzunehmen oder diese abzulehnen, wenn sie nach vernünftigem Ermessen und in gutem Glauben davon ausgehen, dass ein inakzeptables Korruptionsrisiko besteht. Ebenso wenig dürfen Mitarbeiter dafür bestraft werden, dass sie in gutem Glauben tatsächliche oder vermutete Korruption melden.

Boni und Ziele

Leistungsprämien, Leistungsziele und andere Anreizelemente der Vergütung sollten regelmäßig von einem zuständigen Manager überprüft werden, um sicherzustellen, dass angemessene Schutzmaßnahmen vorhanden sind, um zu verhindern, dass diese Korruption fördern.

Manche Arten von Leistungsprämien oder -zielen können Korruption fördern. Beispielsweise kann ein Bonus, der sich an den Gewinn eines Auftrags oder an die Anzahl oder den Wert der vergebenen Aufträge knüpft, Mitarbeiter dazu verleiten, Bestechungsgelder zu zahlen, um Aufträge zu erhalten, oder Korruption im Zusammenhang mit den vergebenen Aufträgen zu ignorieren. Ebenso können Boni, Anreize oder Ziele, die sich auf den Cashflow beziehen, Mitarbeiter dazu verleiten, Rechnungen für nicht geleistete Arbeit zu stellen oder fällige Zahlungen an Lieferanten nicht zu genehmigen. Möchte ein Arbeitgeber also leistungsbezogene Prämien, Anreize oder Ziele anbieten, gilt Folgendes:

• Der Arbeitgeber sollte Bonusvereinbarungen vermeiden, die das Personal zu korrupten Aktivitäten ermutigen könnten, um einen Bonus zu erhöhen, einen Anreiz zu erhalten oder ein Ziel zu erreichen.
• Der Arbeitgeber sollte in die Bonus-, Anreiz- oder Zielvereinbarungen einen Faktor einführen, der ethisches Verhalten der Mitarbeiter, wie etwa die Vermeidung korrupter Verträge, berücksichtigt oder belohnt.