Aktionen von Organisationen

Wie in „ Was ist Korruption?“ erläutert , verwendet GIACC den Begriff „Korruption“ in einem weiteren Sinne, der Bestechung, Erpressung, Betrug, Kartelle, Machtmissbrauch, Veruntreuung und Geldwäsche einschließt. Folglich gelten die Hinweise in diesem Abschnitt für alle derartigen Straftaten.

Wie eine Organisation einen bestimmten Fall untersucht und behandelt, hängt von den Umständen ab. Jede Situation ist anders, und die Reaktion der Organisation sollte den Umständen angemessen und verhältnismäßig sein. Die Meldung eines schwerwiegenden Korruptionsverdachts erfordert weitaus dringendere, umfassendere und detailliertere Maßnahmen als ein geringfügiger Verstoß gegen Antikorruptionskontrollen. Die folgenden Vorschläge dienen lediglich als Orientierung und sind nicht als umfassend oder verbindlich zu verstehen. In jedem Fall sind gesunder Menschenverstand und Diskretion geboten. Gegebenenfalls ist rechtlicher Rat erforderlich.

Diese Maßnahmen stellen lediglich solche dar, die die Organisation ergreifen könnte. Alle Maßnahmen, die ein Eingreifen oder eine Entscheidung einzelner Mitarbeiter erfordern, die persönlich mit Korruption in ihrem Arbeitsverhältnis oder in einem Projekt, an dem sie beteiligt sind, konfrontiert werden, sind im Abschnitt „Umgang mit Korruption: Maßnahmen von Einzelpersonen“ aufgeführt.

(1) Potenziell korrupte Situationen

Die Organisation muss sich möglicherweise in vielen verschiedenen Situationen mit potenzieller oder tatsächlicher Korruption auseinandersetzen. Dazu können beispielsweise gehören:

• Ein Mitarbeiter der Organisation meldet, dass jemand von ihm ein Bestechungsgeld verlangt hat, das er nicht bezahlt hat.
• Ein Mitarbeiter der Organisation meldet, dass er/sie entweder freiwillig oder unter Androhung persönlicher Schäden ein Bestechungsgeld gezahlt hat.
• Ein Mitarbeiter der Organisation begeht im Rahmen seiner Beschäftigung einen Betrug.
• Eine Tochtergesellschaft oder ein Geschäftspartner der Organisation zahlt ein Bestechungsgeld oder begeht einen Betrug, in den die Organisation verwickelt sein könnte.
• Die Organisation stellt fest, dass sie Opfer von Bestechung oder Betrug durch eine andere Organisation geworden ist.
• Die Organisation ist an einem Kartell beteiligt.
• Die Organisation stellt fest, dass eine erhaltene Zahlung Geldwäsche darstellen könnte.

Die Organisation stellt möglicherweise fest, dass gegen ihr Antikorruptionsprogramm verstoßen wurde. Zum Beispiel:

• Dabei kann es sich um einen relativ geringfügigen Verfahrensverstoß handeln, der leicht behoben werden kann und bei dem es sich nicht um Korruption handelt (z. B. das Fernbleiben eines Mitarbeiters von einem Schulungsworkshop).
• Es könnte sich um einen schwerwiegenden Verstoß handeln, der an sich schon ein Korruptionsereignis darstellt (z. B. ein Mitarbeiter, der gegen die Antikorruptionsrichtlinie verstößt, indem er ein Bestechungsgeld zahlt).

(2) Maßnahmen der Organisation

Die Organisation könnte einige oder alle der folgenden Maßnahmen in Bezug auf Korruption oder Verstöße gegen ihre Antikorruptionsrichtlinien oder -programme ergreifen, die gemeldet, aufgedeckt oder begründet vermutet werden.

(2.1) Eingang der Meldung

Meldungen über vermutete oder tatsächliche Korruption oder Verstöße gegen die Antikorruptionsrichtlinie oder das Antikorruptionsprogramm sollten vorzugsweise an den Compliance-Manager weitergeleitet werden. Gehen die Meldungen zunächst an eine andere Person, sollten die Verfahren der Organisation sicherstellen, dass die Meldung so schnell wie möglich an den Compliance-Manager weitergeleitet wird. In manchen Fällen ist der Compliance-Manager die Person, die einen Verdacht oder Verstoß feststellt.

(2.2) Verantwortung für die Entscheidung

Die Verfahren der Organisation sollten festlegen, wer für die Entscheidung darüber verantwortlich ist, wie gemeldete oder identifizierte Probleme untersucht und behandelt werden. Beispiele:

1. Eine kleine Organisation kann ein Verfahren einführen, bei dem alle Probleme, unabhängig von ihrer Größenordnung, vom Compliance-Manager sofort dem Vorstand gemeldet werden, damit dieser über die Reaktion entscheiden kann. 
2. Eine größere Organisation kann ein Verfahren implementieren, bei dem:
   • Kleinere Probleme werden vom Compliance-Manager behandelt, wobei dem Vorstand regelmäßig ein zusammenfassender Bericht über alle kleineren Probleme vorgelegt wird
   • Wichtige Probleme werden vom Compliance-Manager sofort dem Vorstand gemeldet, der dann über die weitere Vorgehensweise entscheidet. 

(2.3) Identifizierung von Problemen

Der Vorstand oder der Compliance-Manager (je nach Fall unter 2.2) sollte dann die bekannten Fakten und die potenzielle Schwere des Problems bewerten. Wenn ihnen nicht bereits ausreichend Fakten für eine Entscheidung vorliegen, sollten sie eine Untersuchung einleiten.

(2.4) Verantwortung für das Handeln

Der Vorstand oder Compliance-Manager (je nach Sachlage unter 2.2) sollte eine Person ernennen, die die Gesamtverantwortung für die Weiterverfolgung des Problems und die Berichterstattung an den Vorstand oder Compliance-Manager (je nach Sachlage) trägt. 

(2.5) Mitwirkung des Personals

Der Vorstand muss möglicherweise aktive Schritte unternehmen, um die uneingeschränkte Zusammenarbeit des Personals bei der Untersuchung zu fordern.

(2.6) Untersuchung

Jede Untersuchung sollte von einer Person durchgeführt werden, die nicht in den Sachverhalt involviert war. Dies könnte der Compliance-Manager, die interne Revision, eine andere geeignete Führungskraft oder eine geeignete Drittpartei sein. Die untersuchende Person sollte vom Vorstand mit den entsprechenden Befugnissen, Ressourcen und Zugangsrechten ausgestattet werden, um eine effektive Durchführung der Untersuchung zu ermöglichen. Die Untersuchung sollte den Sachverhalt umgehend klären und alle erforderlichen Beweise sammeln, beispielsweise durch: 

1. Ermittlungen zur Feststellung des Sachverhalts durchführen;
2. Zusammentragen aller relevanten Dokumente und sonstigen Beweismittel;
3. Einholung von Zeugenaussagen;
4. Soweit möglich und sinnvoll, fordern wir, dass Berichte zu diesem Thema schriftlich erstellt und von den Erstellern unterzeichnet werden.

Die Ergebnisse der Untersuchung sollten so schnell wie möglich dem Vorstand oder gegebenenfalls dem Compliance-Manager mitgeteilt werden.

(2.7) Berücksichtigung aller relevanten Faktoren

Bei der Durchführung der Untersuchung und etwaiger Folgemaßnahmen muss die Organisation alle relevanten Faktoren berücksichtigen, einschließlich der unten aufgeführten.

(2.8) Vorsichtsmaßnahmen

Bei der Entscheidung, wie mit Korruption umzugehen ist, sollte eine Organisation berücksichtigen, dass Maßnahmen gegen Korruption mit Risiken verbunden sind. Alle in diesem Abschnitt aufgeführten Schritte sollten im Hinblick auf die möglichen Risiken geprüft werden. Zu diesen Risiken gehören: 

1. Risiko einer persönlichen Schädigung derjenigen, die die Korruption melden oder versuchen, Abhilfe zu schaffen.
2. Gefahr der Diskriminierung von Personen und Unternehmen, die sich gegen Korruption aussprechen.
3. Es besteht das Risiko, wegen Verleumdung haftbar gemacht zu werden, wenn Korruptionsvorwürfe nicht belegt werden können.
4. Risiko eines finanziellen Verlusts, wenn Korruptionsmeldungen gegen eine Organisation oder Einzelperson eingehen, die der Organisation, die die Korruption meldet, Geld schuldet oder anderweitig finanziellen Einfluss auf sie hat.
5. Risiko eines finanziellen oder geschäftlichen Schadens, wenn Meldungen gegen eine einflussreiche Organisation oder Einzelperson erfolgen.
6. Es besteht das Risiko einer Strafverfolgung der betreffenden Personen und Organisationen.
7. Es besteht das Risiko, von zukünftigen Tätigkeiten für die betreffende(n) Organisation(en) ausgeschlossen zu werden.

Obwohl diese Faktoren von der Organisation bei der Festlegung der zu ergreifenden Maßnahmen berücksichtigt werden müssen, darf die Organisation weder Korruption dulden noch deren Verschleierung unterstützen oder untätig bleiben, unabhängig von den beteiligten Personen oder der Bedeutung der jeweiligen Geschäftstransaktion. Solche Handlungen können zu einer strafrechtlichen Haftung der Organisation und der einzelnen Vorstandsmitglieder führen.

(2.9) Sicherheit

Wenn ein Mitarbeiter aufgrund der Meldung von Korruption oder seiner Beteiligung an einer Korruptionssituation einem persönlichen Risiko ausgesetzt ist, sollte das Unternehmen angemessene Maßnahmen zum Schutz der Person ergreifen. Dies kann die Zahlung einer angemessenen Entschädigung zur Abwendung von Schäden, die Entfernung der Person aus der gefährlichen Situation und/oder die Anforderung von Polizeischutz umfassen.

(2.10) Vertraulichkeit

Aufgrund der sensiblen und möglicherweise gefährlichen oder diffamierenden Natur von Korruptionsfällen sollte die Organisation die Umstände und beteiligten Parteien vertraulich behandeln, außer in dem gesetzlich vorgeschriebenen Umfang und/oder in dem für etwaige Ermittlungs- oder Abhilfemaßnahmen, die sie einleitet, erforderlichen Umfang.

(2.11) Schutz von Hinweisgebern

Die Organisation sollte, soweit gesetzlich zulässig, sicherstellen, dass Mitarbeiter, die Korruption gemeldet haben, geschützt werden (es sei denn, sie waren persönlich an der Korruption beteiligt), indem sie: 

1. ihre Identität vertraulich zu behandeln;
2. sicherzustellen, dass sie innerhalb der Organisation keiner Diskriminierung durch andere Mitarbeiter ausgesetzt sind.

(2.12) Einholung von Rechtsberatung

Falls erforderlich oder angebracht, sollte die Organisation Rechtsberatung zu ihrer Rechtslage nach lokalem Recht und nach dem Recht ihres Heimatlandes einholen. Je nach den Umständen könnte dies beispielsweise Folgendes umfassen:

1. welche Personen und Organisationen für die betreffenden Korruptionsdelikte haftbar gemacht werden könnten;
2. die Strafen, die für jede betroffene Person und Organisation verhängt werden könnten;
3. ob es eine Straftat wäre, die Korruption nicht den Strafverfolgungsbehörden zu melden;
4. ob das Gesetz Schutz vor Selbstbelastung bietet;
5. ob Aussagen in Berichten oder Dokumenten diffamierend sein könnten;
6. ob im Falle von Korruption durch die Organisation Abhilfe geschaffen werden kann oder ob andere Schritte unternommen werden können, um die Haftung zu mindern oder zu vermeiden;
7. ob die Organisation, falls sie Teil eines Kartells ist, Immunität vor Strafverfolgung oder eine Haftungsminderung erhalten würde, wenn sie das Kartell melden würde;
8. die Art der Beweise, die vor Gericht rechtsgültig wären;
9. welche zivilrechtlichen Schritte gegen die Organisation eingeleitet werden können (in Situationen, in denen die Organisation Bestechung oder Betrug begangen hat);
10. welche zivilrechtlichen Schritte die Organisation einleiten kann (in Situationen, in denen die Organisation möglicherweise Opfer von Bestechung oder Betrug geworden ist);
11. welche weiteren Schritte zum Schutz der Interessen der Organisation und ihres relevanten Personals unternommen werden sollten;
12. wie bei Ermittlungen geholfen werden kann und wie sichergestellt werden kann, dass keine Schritte unternommen werden, die eine Untersuchung beeinträchtigen könnten.

(2.13) Beseitigung oder Behebung von Korruption

Stellt die Organisation fest, dass einer oder mehrere ihrer Mitarbeiter in Korruption verwickelt sind, die zu einem unrechtmäßigen Vorteil für die Organisation geführt hat oder führen könnte, sollte sie überlegen, wie sie die Situation rückgängig machen oder beheben kann. Dies kann Folgendes umfassen: 

1. Rechtsberatung in Anspruch nehmen, um die Korruption zu beheben, ohne sich selbst zu belasten;
2. Rückzug aus einem Beschaffungsverfahren oder einem daraus resultierenden Vertrag, wenn die Organisation den Auftrag aufgrund von Korruption erhalten hat oder erhalten könnte;
3. Rückzahlung aller durch Bestechung oder Betrug erlangten Vorteile.

(2.14) Suche nach einem Mittel gegen Korruption

Wenn die Organisation Opfer von Korruption geworden ist oder werden könnte (wenn sie beispielsweise aufgrund von Bestechung durch einen Konkurrenten eine Ausschreibung verlieren könnte oder verloren hat oder wenn sie aufgrund einer betrügerischen Forderung Geld ausgezahlt hat), sollte die Organisation Folgendes in Betracht ziehen: 

1. die korrupte Partei zu Abhilfemaßnahmen zu verpflichten (beispielsweise, sich aus dem Beschaffungsprozess zurückzuziehen oder das durch Bestechung oder Betrug erlangte Geld zurückzuzahlen);
2. Aufforderung an andere Parteien, die dazu in der Lage sind, Abhilfemaßnahmen zu ergreifen (beispielsweise könnte ein Projektinhaber aufgefordert werden, die korrupte Partei vom Beschaffungsprozess auszuschließen oder den Auftrag zu kündigen, der ihr aufgrund von Korruption zugesprochen wurde);
3. alle anderen Parteien, die von der Bestechung oder dem Betrug betroffen sein könnten (wie etwa andere Bieter), über die Korruption zu informieren;
4. Einleitung rechtlicher Schritte gegen das korrupte Unternehmen und alle anderen Parteien, die an der Bestechung oder dem Betrug beteiligt waren (z. B. Mitarbeiter des Projektinhabers im Zusammenhang mit einem korrupten Beschaffungsprozess oder korrupte Berater, die einen betrügerischen Anspruch vorbereitet haben);
5. Anzeige bei den Strafverfolgungsbehörden (siehe unten 2.16).

(2.15) Disziplinierung des Personals

Mitarbeiter, die sich im Laufe ihrer Beschäftigung an korrupten Aktivitäten beteiligt haben, sollten von der Organisation angemessen behandelt werden. Disziplinarmaßnahmen reichen von einer Verwarnung bei geringfügigen Verstößen bis hin zur Entlassung bei schwerwiegenden Verstößen.

(2.16) Meldung von Korruption an die Behörden

Die Organisation muss entscheiden, ob sie den Vorfall den Behörden meldet. Diese Entscheidung wird durch folgende Situationen beeinflusst: 

1. Meldung von Korruption – wenn die Nichtmeldung von Korruption eine Straftat darstellt, die Organisation und ihre Mitarbeiter jedoch nicht in die Korruption verwickelt sind: In dieser Situation sollte die Organisation die zur Einhaltung des Gesetzes erforderlichen Berichte erstellen.
2. Meldung von Korruption – wenn die Nichtmeldung von Korruption eine Straftat darstellt und die Organisation und ihre Mitarbeiter in die Korruption verwickelt sind: In dieser Situation befindet sich die Organisation in einer schwierigen Lage, da sie bei einer Meldung der Korruption Gefahr läuft, sich selbst und/oder ihre Mitarbeiter zu belasten. Andernfalls begeht sie eine weitere Straftat, wenn sie die Korruption nicht meldet. In dieser Situation ist es nicht möglich, Ratschläge zu den zu ergreifenden Maßnahmen zu geben. Bei der Entscheidung, ob eine Meldung erfolgen soll oder nicht, sollte die Organisation jedoch die folgenden Faktoren berücksichtigen und sich rechtlich beraten lassen:
   • Welche Risiken bestehen, wegen unterlassener Meldung der Korruption strafrechtlich verfolgt zu werden, und welche Strafen drohen?
   • Welches Risiko besteht, wegen der betreffenden Korruptionsdelikte strafrechtlich verfolgt zu werden, und welche Strafen drohen?
   • Gibt es nach dem einschlägigen Gesetz einen Schutz vor Selbstbelastung?
   • Würde die Meldung der Korruption:
     • zu Immunität vor Strafverfolgung im Falle der fraglichen Korruption führen?
     • eine etwaige strafrechtliche Sanktion, die im Zusammenhang mit der fraglichen Korruption verhängt werden könnte, zu mildern?
     • jede andere Strafe (wie etwa den Ausschluss aus dem Berufsleben), die für die fragliche Korruption verhängt werden könnte, zu mildern
3. Meldung von Korruption – wenn die Nichtmeldung von Korruption keine Straftat darstellt und die Organisation und ihre Mitarbeiter nicht in die Korruption verwickelt sind: In dieser Situation sollte die Organisation bei der Entscheidung, ob ein Bericht erstellt wird oder nicht, die folgenden Faktoren berücksichtigen:
   • Besteht für die Organisation eine andere gesetzliche Verpflichtung, Korruption zu melden (beispielsweise, wenn die Organisation eine Antikorruptionsvereinbarung unterzeichnet hat, die zur Meldung verpflichtet)?
   • Würde die Meldung der Korruption folgende Folgen haben:
     • etwaige strafrechtliche Sanktionen, die für sonstige Korruption verhängt werden können, für die die Organisation haftbar ist oder sein könnte? und/oder
     • Gibt es sonstige Strafen (wie etwa einen Berufsausschluss), die für andere Korruptionsfälle verhängt werden können, für die die Organisation haftbar ist oder sein könnte?
   • Ist die Organisation grundsätzlich bestrebt, Korruption auszumerzen, und würde die Meldung von Korruption dabei helfen?
   • Welche Strafen drohen Korruptionsfällen nach dem einschlägigen Gesetz? Sind die Strafen extrem (z. B. Hinrichtung) und wäre die Organisation bereit, unter solchen Umständen Korruption zu melden?
   • Können die für die Korruption verantwortlichen Personen oder Organisationen dazu bewegt werden, die Korruption rückgängig zu machen, ohne den Vorfall den Strafverfolgungsbehörden melden zu müssen?
   • Würde die Organisation oder einer ihrer Mitarbeiter einer Gefahr ausgesetzt sein, wenn die Korruption gemeldet würde? 
4. Meldung von Korruption – wenn die unterlassene Meldung von Korruption keine Straftat darstellt, die Organisation und/oder ihre Mitarbeiter jedoch in die Korruption verwickelt sind: In dieser Situation würde sich die Organisation und/oder ihre Mitarbeiter wahrscheinlich selbst belasten, wenn sie die Korruption meldet. Bei der Entscheidung, ob eine Meldung erfolgen soll oder nicht, sollte sie unter anderem berücksichtigen, ob die Meldung der Korruption:
   • zur Immunität vor Strafverfolgung im Falle der fraglichen Korruption führen;
   • etwaige strafrechtliche Sanktionen, die im Zusammenhang mit der betreffenden Korruption verhängt werden könnten, zu mildern;
   • jede andere Strafe (wie etwa den Ausschluss aus dem Berufsleben), die im Zusammenhang mit der fraglichen Korruption verhängt werden könnte, zu mildern;
   • etwaige strafrechtliche Sanktionen zu mildern, die für sonstige Korruptionsfälle verhängt werden könnten, für die die Organisation haftbar ist oder sein könnte;
   • jede andere Strafe (wie etwa einen Ausschluss aus der Organisation) zu mildern, die für sonstige Korruption verhängt werden könnte, für die die Organisation haftbar ist oder sein könnte.

(2.17) Vermeidung von Folgeverstößen

Wenn Korruption vorgekommen ist, sollte die Organisation geeignete Maßnahmen ergreifen, um mögliche daraus resultierende Rechtsverstöße zu vermeiden oder zu behandeln (z. B. falsche Buchführung, wenn Bestechungsgelder in den Büchern falsch ausgewiesen werden, Steuerdelikte, wenn Bestechungsgelder fälschlicherweise vom Einkommen abgezogen werden, oder Geldwäsche, wenn es um den Umgang mit Erträgen aus Straftaten geht). 

(2.18) Überprüfung der Richtlinien und Verfahren der Organisation

Sowohl bei Korruptionsvorfällen als auch bei Korruptionsopfern sollte die Organisation prüfen, ob die Situation auf einen Verstoß oder eine Unzulänglichkeit ihrer Verfahren zurückzuführen ist. Ist dies der Fall, sollte sie umgehend Maßnahmen zur Verbesserung ihrer Verfahren und deren Einhaltung ergreifen. Handelte es sich bei dem Vorfall um einen Verstoß gegen ein Antikorruptionsverfahren, ohne dass es zu Korruption kam, sollte die Organisation Maßnahmen ergreifen, um eine Wiederholung des Verstoßes zu vermeiden.

(2.19) Führung von Aufzeichnungen

Die Organisation sollte entsprechende Aufzeichnungen über das Problem, seine Bearbeitung und das Ergebnis führen. Diese Aufzeichnungen sollten für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden. In manchen Fällen kann dies eine dauerhafte Aufbewahrung der Aufzeichnungen erfordern, da in vielen Rechtsräumen keine Verjährungsfrist für strafrechtliche Verfolgungen besteht.