Dieser Abschnitt bietet eine Anleitung für Organisationen zur Kommunikation ihrer Antikorruptionspolitik und ihres Antikorruptionsprogramms (Maßnahme 4 des Antikorruptionsprogramms für Organisationen ).

Ziel dieser Maßnahme ist es, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Antikorruptionspolitik und das Antikorruptionsprogramm kennen und sich darüber im Klaren sind, dass die Unternehmensleitung sich zu dieser Politik und diesem Programm bekennt und deren Einhaltung von den Mitarbeitern verlangt. Die Politik und das Programm sind nicht wirksam, wenn die Mitarbeiter sie nicht kennen oder nicht davon überzeugt sind, dass sie von der Unternehmensleitung voll unterstützt werden.

Diese Maßnahme besteht aus drei Komponenten:

• Führungsverpflichtung:  Der Geschäftsführer (oder eine gleichwertige Führungskraft) der Organisation sollte eine schriftliche Erklärung an die Mitarbeiter ausstellen, in der er die Unterstützung des Vorstands für die Antikorruptionspolitik und das Antikorruptionsprogramm bestätigt. Dies unterstreicht das Engagement des Vorstands und zeigt, dass sich der oberste Manager der Organisation für die Politik und das Programm einsetzt. Siehe Beispiel Unterstützungserklärung  Idealerweise sollte der Topmanager diese Unterstützung bekräftigen, indem er jährlich eine entsprechende Erklärung erneut herausgibt.
• Kommunikation:  Sowohl die Unterstützungserklärung des Topmanagers als auch die Antikorruptionsrichtlinie:
  • Sollte allen Mitarbeitern mitgeteilt werden. Dies kann per E-Mail oder per Brief erfolgen. Es sollte allen bestehenden Mitarbeitern und allen neuen Mitarbeitern bei ihrem Eintritt in die Organisation zur Verfügung gestellt werden. Und
  • Sollte auf der Website der Organisation veröffentlicht werden. Dies könnte in einem separaten Abschnitt der Website der Organisation erfolgen, der sich mit Ethik oder Compliance befasst.
• Personalbestätigung:  Alle Mitarbeiter sollten ein Dokument unterzeichnen müssen, das bestätigt, dass sie die Antikorruptionsrichtlinie erhalten, gelesen und verstanden haben und diese einhalten werden. Siehe Beispiel Konformitätserklärung.

Sämtliche Unterstützungserklärungen, Antikorruptionsrichtlinien und Personalbestätigungen sollten datiert sein, sodass klar ist, wann sie veröffentlicht bzw. vereinbart wurden.

Es ist wichtig, dass das Unternehmen effizient nachverfolgen kann, welche Mitarbeiter die Antikorruptionsrichtlinie erhalten, welche die Compliance-Erklärung unterzeichnet haben und welche nicht (damit das Unternehmen diejenigen Mitarbeiter, die die Richtlinie nicht erhalten oder die Erklärung nicht unterzeichnet haben, weiterverfolgen kann). Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie das Unternehmen diese Regelungen verwalten und überwachen kann:

• Die Richtlinie kann allen Mitarbeitern in Papierform zusammen mit einem Begleitformular zugesandt werden, das die Mitarbeiter unterschreiben und zurücksenden müssen.
• Die Richtlinie kann elektronisch an alle Mitarbeiter versandt werden (mit automatischer Empfangsbestätigung im E-Mail-System und der Aufforderung an die Mitarbeiter, ihre Erklärung elektronisch zurückzusenden).
• Die Richtlinie kann Teil eines Online-Schulungsmoduls (siehe Maßnahme 8) sein, das die Mitarbeiter absolvieren müssen. Am Ende des Moduls könnte eine Erklärung stehen, die die Mitarbeiter zur Bestätigung ihrer Zustimmung ankreuzen müssen. Der Abschluss des Schulungsmoduls und die Erklärung der Mitarbeiter könnten von der Organisation automatisch erfasst werden.

Die Anforderungen des Antikorruptionsprogramms, die die Richtlinie unterstützen, sind wahrscheinlich in einer breiten Palette von Dokumenten und Kontrollen enthalten (siehe Maßnahmen 3 bis 21). Diese können sich regelmäßig ändern, da sie aktualisiert und verbessert werden. Nicht alle Programmanforderungen sind für alle Mitarbeiter relevant (beispielsweise sind Projektmanagementkontrollen möglicherweise nur für Projektmanager relevant). Es wäre wahrscheinlich zu umständlich, zu verlangen, dass alle Programmanforderungen an alle Mitarbeiter verschickt und von diesen auf dieselbe Weise wie in der oben genannten Richtlinie unterzeichnet werden. Daher muss eine wirksame Methode zur Kommunikation der relevanten Programmanforderungen implementiert werden, damit alle Mitarbeiter die für sie relevanten Programmanforderungen kennen. Die relevanten Mitarbeiter sollten angemessen geschult oder angewiesen werden, damit sie wissen, wie sie die für sie relevanten Programmanforderungen umsetzen können.