يقدم هذا القسم إرشادات فيما يتعلق بشرط قيام المنظمة بمراجعة وتحسين برنامج مكافحة الفساد لضمان أن يكون البرنامج كافياً لإدارة مخاطر الفساد التي تواجهها المنظمة بشكل فعال، وأن يتم تنفيذه بشكل فعال (الإجراء 17 من برنامج مكافحة الفساد للمنظمات ).

ينبغي للمنظمة أن تحدد الطريقة الأكثر ملاءمة لإجراء هذه المراجعة والتحسين، ولكن الطريقة الأكثر فعالية ربما تكون مزيجًا من:

• مراجعة وتحسين مستمر لمدير الامتثال
• التدقيق الداخلي الدوري و
• المراجعة السنوية لمجلس الإدارة.

سيتم فحصها أدناه.

(1) مراجعة وتحسين مدير الامتثال

(1.1) المراجعة المستمرة

• استخدم مدير الامتثال ينبغي رصد وتقييم برنامج مكافحة الفساد بشكل مستمر للتأكد من أنه:
  • كافية لإدارة مخاطر الفساد التي تواجهها المنظمة بشكل فعال؛ و
  • يتم تنفيذها بشكل فعال.
• وعند القيام بذلك، ينبغي لمدير الامتثال أن يأخذ في الاعتبار
  • ملاحظات مدير الامتثال الخاصة؛ و
  • أي نقاط ضعف أو نقائص أو توصيات لتحسين البرنامج تم تحديدها من قبل آخرين، على سبيل المثال التدقيق الداخلي (انظر القسم 2 أدناه)، تقارير الموظفين، أو مراجعة المجلس (انظر القسم 3 أدناه).
• ومن المرجح أن يكون هناك مجالان رئيسيان للضعف أو النقص:
  • في الإجراءات الفعلية (على سبيل المثال إذا لم تتعامل بشكل فعال مع المخاطر التي تم تقييمها)؛ و
  • في التنفيذ (حيث تتعامل الإجراءات بشكل فعال مع المخاطر التي تم تقييمها، ولكن المديرين ذوي الصلة لا ينفذون الإجراءات بشكل صحيح).
• هذه المراجعة المستمرة تُشبه المراجعة المستمرة التي يُجريها أي مدير لمسؤوليته الوظيفية. على سبيل المثال، ينبغي على مدير المالية مراقبة المشكلات المالية التي تواجه المؤسسة باستمرار، والتحقق من مدى كفاية إجراءات المؤسسة للتعامل مع المخاطر والمتطلبات المالية (مثل ضوابط المدفوعات لشركاء العمل والموظفين؛ وضوابط النفقات الرأسمالية؛ والتأكد من تسجيل المعاملات بشكل صحيح في الحسابات؛ والتأكد من إجراء التدقيق المالي السنوي بشكل صحيح وفي الوقت المحدد). وتتشابه مسؤوليات الامتثال، حيث يتعين على مدير الامتثال مراقبة مخاطر الفساد التي تواجه المؤسسة باستمرار، والتحقق باستمرار من فعالية إجراءات المؤسسة في التعامل مع هذه المخاطر وتطبيقها بشكل سليم.
• يحتاج مدير الامتثال إلى تحديد أفضل طريقة لإجراء هذه المراجعة المستمرة. من السهل نسبيًا على مدير الامتثال مراقبة وتقييم مدى كفاية وتنفيذ التدابير التي تقع تحت سيطرته المباشرة (على سبيل المثال إذا كان مدير الامتثال مسؤولاً في هيكل المنظمة عن إعداد تقييمات المخاطر وتوفير التدريب والحفاظ على سجل الهدايا). من الأصعب على مدير الامتثال مراقبة وتقييم مدى كفاية وتنفيذ التدابير التي تقع تحت سيطرة وظائف أخرى. على سبيل المثال، إذا كانت إدارة المشتريات تدير مخاطر الفساد المتعلقة بالمشتريات، فيجب على مدير الامتثال اتخاذ خطوات معقولة لضمان أن إدارة المشتريات تنفذ الضوابط الكافية بشكل صحيح. على سبيل المثال، قد يناقش مدير الامتثال مخاطر وإجراءات المشتريات ذات الصلة بشكل دوري في اجتماعات الإدارة مع مدير المشتريات، وقد يتلقى نسخًا من التقييمات الرئيسية للموردين ذوي المخاطر العالية. ليس المقصود أن يكرر مدير الامتثال مسؤوليات مدير المشتريات، بل أن يتخذ خطوات معقولة، وبشكل مستمر، لضمان تطبيق إدارة المشتريات لهذه الضوابط بفعالية، وكفاية هذه الضوابط لإدارة مخاطر الفساد التي تواجهها بفعالية. وينبغي على مدير الامتثال مراجعة تدابير مكافحة الفساد التي تخضع لسيطرة الإدارات الأخرى، على نحو مماثل.
• سيُساعد التدقيق الداخلي (انظر القسم ٢ أدناه) مدير الامتثال في المراجعة المستمرة. وعلى وجه الخصوص، ينبغي لوظيفتي الامتثال والتدقيق الداخلي (في حال اختلافهما) التنسيق فيما بينهما لضمان تكامل أعمالهما وعدم تكرارها دون داعٍ.

(1.2) تقديم التقارير إلى المجلس

• ينبغي على مدير الامتثال تقديم تقرير مكتوب إلى المجلس بشأن مدى كفاية برنامج مكافحة الفساد وتنفيذه:
  • في أقرب وقت ممكن في حالة تحديد أي خرق أو ضعف جوهري؛ و
  • في فترات متفق عليها (سنويا على الأقل).
• يمكن أن يتضمن التقرير الدوري الذي يقدمه مدير الامتثال إلى مجلس الإدارة العناصر التالية (بشكل موجز):
  • الإجراءات الروتينية المتخذة خلال فترة التقرير كجزء من البرنامج. على سبيل المثال:
    • التدريب المقدم
    • تقييمات المخاطر والعناية الواجبة التي تم إجراؤها
  • أية تقارير وردت من موظفين أو أطراف ثالثة عن فساد مشتبه به أو فساد فعلي.
  • أية تحقيقات أجريت بشأن الفساد المشتبه به أو الفعلي ونتائجها.
  • نظرة عامة حول ما إذا كان برنامج مكافحة الفساد يعمل بشكل فعال. 
  • أية نقاط ضعف تم تحديدها في برنامج مكافحة الفساد أو تنفيذه.
  • أي تحسينات على البرنامج أو تنفيذه والتي تم التوصية بها أو تم وضعها موضع التنفيذ خلال العام (مع تقييم التوقيتات عندما لم تكتمل هذه الإجراءات بعد).

(1.3) تنفيذ التحسينات

• وبناءً على المراجعة والتقارير المذكورة أعلاه، ينبغي لمدير الامتثال الإشراف على تنفيذ التحسينات الضرورية أو المرغوبة للبرنامج في أقرب وقت ممكن، والمصممة لتصحيح أي أوجه قصور أو نقاط ضعف محددة.
• اعتمادًا على هيكل المنظمة، وعلى مستوى السلطة المفوضة من قبل مجلس الإدارة إلى مدير الامتثال، فقد يحتاج مدير الامتثال أو لا يحتاج إلى موافقة على التحسينات المقترحة من قبل مدير آخر أو من قبل مجلس الإدارة.
• ينبغي لمدير الامتثال أن يضمن أن التحسينات في جوانب معينة لا تقلل بأي شكل من الأشكال من الفعالية الشاملة لبرنامج مكافحة الفساد.

(2) التدقيق الداخلي

(2.1) التدقيق الدوري

• ينبغي على المنظمة إجراء تدقيق داخلي دوري للتحقق من المشاريع والعقود والأنظمة، على أساس عينة مناسبة، بحثًا عن أي مؤشر على الفساد أو خرق برنامج مكافحة الفساد. يُعد هذا شكلًا من أشكال التحقق الداخلي من فعالية إجراءات المنظمة.
• لا يعني هذا الشرط للتدقيق الداخلي أن يكون لدى المؤسسة إدارة تدقيق داخلي مستقلة بدوام كامل. بل يتطلب من المؤسسة تعيين إدارة أو شخص مناسب مسؤول عن إجراء هذا التدقيق. يمكن أن تكون هذه المسؤولية بدوام جزئي، أو دمجها مع وظائف أخرى. عادةً ما يكون الشخص الذي يتولى التدقيق الداخلي مديرًا للمؤسسة، ولكن يمكن تعيين طرف ثالث مناسب للقيام بهذه المهمة.
• الغرض من عمليات التدقيق الداخلي للامتثال هو التحقق من المشاريع والعقود والأنظمة، على أساس عينة مناسبة، من أجل:
  • الفساد، أو الاشتباه في الفساد؛
  • عدم الامتثال لسياسة مكافحة الفساد أو برنامج مكافحة الفساد؛
  • فشل المنظمات الأخرى التي تسيطر عليها المنظمة، أو شركاء الأعمال ذوي الصلة، في تنفيذ التدابير المناسبة لمكافحة الفساد؛ و
  • نقاط الضعف في برنامج مكافحة الفساد أو مجال التحسين فيه.
• ولضمان موضوعية ونزاهة التدقيق، ينبغي للمنظمة، قدر الإمكان، أن تضمن أن التدقيق يتم بواسطة:
  • وظيفة مستقلة أو شخص داخل المنظمة تم إنشاؤه أو تعيينه لهذه العملية؛ أو
  • مدير الامتثال (ما لم تكن تصرفات مدير الامتثال هي التي يتم تدقيقها)؛ أو
  • شخص مناسب من قسم أو وظيفة أخرى غير تلك التي يتم التدقيق عليها؛ أو
  • طرف ثالث مناسب؛ أو
  • مجموعة تضم أيًا مما سبق.
• ينبغي أن تضمن العملية عدم قيام أي مدقق بمراجعة عمله بنفسه.
• ينبغي التخطيط لبرنامج التدقيق دوريًا (ربما سنويًا) مع مراعاة مخاطر وأهمية العمليات والمجالات المراد تدقيقها، ونتائج عمليات التدقيق السابقة. على سبيل المثال، عادةً ما يُختار مشروع عالي المخاطر، أو مشروع عانى سابقًا من مشاكل، للتدقيق بأولوية على مشروع منخفض المخاطر.
• يمكن إجراء عمليات التدقيق على أساس عينة مناسبة كل عام، بهدف تدقيق جميع المشاريع والعقود والإجراءات والضوابط والأنظمة مرة واحدة على الأقل كل [ثلاث] سنوات.
• على سبيل المثال، قد تتخذ عملية التدقيق الداخلي على مشروع ما الخطوات التالية:
  • تحديد جميع المقاولين من الباطن المعينين في المشروع، ونطاق عملهم، وقيمة العقد وموقعهم. 
  • اختر من هذه القائمة عينة من [خمسة] مقاولين من الباطن يمكن أن يشكلوا من حيث المبدأ خطر فساد (على سبيل المثال بسبب نطاق عملهم وقيمة العقد وموقعهم). 
  • فيما يتعلق بهذه النماذج من المقاولين من الباطن، اتخذ خطوات معقولة للتحقق من:
    • ما إذا كانت إجراءات العناية الواجبة التي تتبعها المنظمة قد تم اتباعها بشكل صحيح قبل تعيين هؤلاء المقاولين من الباطن، وما إذا كان قد تم التعامل مع أي علامات حمراء بشكل مناسب؛
    • ما إذا كان قد تم تعيين المقاولين من الباطن بشكل صحيح وفقًا لإجراءات الشراء والموافقة الخاصة بالمنظمة؛
    • ما إذا كانت هناك أي روابط غير مناسبة محتملة بين هؤلاء المقاولين من الباطن وموظفي المنظمة أو عملائها أو المسؤولين الحكوميين المعنيين؛
    • ما إذا كانت العقود مع هؤلاء المقاولين من الباطن تتضمن التزامات بمكافحة الفساد؛
    • ما إذا كانت قيمة العقد لهذه العقود الفرعية تبدو وكأنها تشكل قيمة معقولة للخدمات المشروعة؛
    • ما إذا كان يبدو أن المقاولين من الباطن قد امتثلوا بشكل صحيح لالتزاماتهم التعاقدية.
• لا يُقصد بتدقيق هذه العقود من الباطن أن يكون تدقيقًا جنائيًا شاملًا يدرس كل وثيقة وعملية، بل هو تدقيق شامل، يتناول مسائل محددة. صُمم هذا التدقيق لتحديد أي خرق لإجراءات مكافحة الفساد في المؤسسة، أو أي فساد محتمل، قدر الإمكان. كما أنه رادع لأي موظف يُحتمل فساده (لأنه سيعلم أن مشروعه أو قسمه قد يكون مُختارًا للتدقيق).
• ليس بالضرورة أن يكون التدقيق مخصصًا لمكافحة الفساد. يمكن أن يجمع التدقيق بين عدة عمليات تحقق من عمليات مختلفة. على سبيل المثال، يمكنه التحقق في الوقت نفسه من الامتثال للإجراءات المالية، والمشتريات، وإدارة المشاريع، ومكافحة الفساد.
• عند الانتهاء من التدقيق، يجب على المدقق إعداد تقرير تدقيق مكتوب، يلخص المجالات التي تم تدقيقها، وأي مسائل مهمة تم تحديدها، وأي حالات عدم تطابق أو مشكلات تم ملاحظتها، وأي تحسينات أو إجراءات موصى بها.
• في حالة عدم قيام مدير الامتثال بإجراء عمليات التدقيق، فيجب تقديم نسخ من تقارير التدقيق، بمجرد الانتهاء منها، إلى مدير الامتثال.

(2.2) تقديم التقارير إلى المجلس

• ينبغي لوظيفة التدقيق أن تقدم تقارير التدقيق المكتوبة، بمجرد الانتهاء منها، إلى مجلس الإدارة.
• ينبغي أن يكون هدف تقارير التدقيق المقدمة إلى مجلس الإدارة هو:
  • تقديم ضمانات معقولة لمجلس الإدارة بأن سياسة مكافحة الفساد وبرنامج مكافحة الفساد تم تنفيذهما ويعملان بشكل فعال؛ و
  • لإخطار المجلس بأية مخاوف تم تحديدها.

(3) مراجعة مجلس الإدارة

• وكجزء من المسؤولية الشاملة للمجلس لضمان استمرار فعالية برنامج مكافحة الفساد، يتعين على المجلس مراجعة نطاق برنامج مكافحة الفساد وتنفيذه:
  • مرة واحدة على الأقل سنويا،
  • عندما تحدث تغييرات كبيرة في أنشطة المنظمة أو هيكلها؛ و
  • عندما يتم الإبلاغ عنها عن نقاط الضعف أو القصور المادية في البرنامج.
• ينبغي أن تستند مراجعة مجلس الإدارة على:
  • مراجعة مدير الامتثال وتقاريره (القسم 1 أعلاه)؛
  • - تقارير التدقيق الداخلي (القسم 2 أعلاه)؛
  • تقارير الموظفين، و
  • الخروقات / الحوادث ونقاط الضعف في الرقابة التي تم تحديدها.
• ويتعين على المجلس أن يضمن تصحيح أي نقاط ضعف يتم تحديدها في برنامج مكافحة الفساد وتنفيذ أي تحسينات ضرورية في أقرب وقت ممكن.