يقدم هذا القسم إرشادات فيما يتعلق بشرط أن تقوم المنظمة بتنفيذ إجراءات تمكن الموظفين من الإبلاغ عن الفساد المشتبه به أو الفعلي، أو انتهاك سياسة أو برنامج مكافحة الفساد، بطريقة آمنة وسرية (التدبير 18 من برنامج مكافحة الفساد للمنظمات ).

يُعدّ نظام الإبلاغ المُناسب (يُسمى غالبًا نظام الإبلاغ عن المخالفات) ضروريًا لتمكين المؤسسة من منع الفساد وكشفه. كما يُوفّر هذا النظام للموظفين بعض الضمانات بأن المؤسسة تعتزم تطبيق سياسة مكافحة الفساد على النحو الأمثل.

سمات إجراءات الإبلاغ عن الفساد

1. ينبغي للمنظمة أن تنفذ إجراءات الإبلاغ التي يطلب بموجبها من الموظفين أو يشجعون على الإبلاغ إلى المنظمة في أقرب وقت ممكن ومعقول عن أي فساد مشتبه به أو فعلي أو انتهاك لسياسة أو برنامج مكافحة الفساد.
2. ينبغي إبلاغ الموظفين بشكل مناسب بإجراءات الإبلاغ:
   • ينبغي إبلاغ الموظفين بإجراءات الإبلاغ من خلال:
     • يتم التواصل مباشرة مع جميع الموظفين (إلكترونيًا أو في نسخة مطبوعة)
     • نُشرت على الموقع الإلكتروني للمنظمة
     • يتم عرضها على لوحة الإعلانات في كل مكاتب المنظمة.
   • ينبغي إبلاغ الموظفين وتذكيرهم بمزيد من المعلومات حول إجراءات الإبلاغ:
     • من خلال الإشارة إليه في التدريب
     • من خلال إصدار تذكيرات دورية للموظفين (سنويًا على سبيل المثال) من مدير مناسب (يفضل أن يكون الرئيس التنفيذي أو ما يعادله) يؤكد على التزام المنظمة بالممارسات الأخلاقية ويطلب من الموظفين أو يشجعهم على الإبلاغ عن أي مخاوف من أجل مساعدة المنظمة على الامتثال لالتزاماتها.
   • إذا كان لدى أي جهة قضائية تعمل المنظمة ضمن نطاقها واجب قانوني للإبلاغ عن الفساد أو الاشتباه في الفساد، فيجب إخطار الموظفين بهذا الواجب القانوني وعواقب أي خرق لهذا الواجب القانوني بشكل واضح.
3. ينبغي أن يُحدد إجراء الإبلاغ الجهة التي يجب تقديم التقارير إليها. هناك عدة طرق بديلة:
   • قد يرشح الإجراء شخصًا محددًا يجب على الموظفين الإبلاغ إليه (على سبيل المثال مدير الامتثال).
   • قد يتطلب الإجراء من الموظفين الإبلاغ في المقام الأول عن أي مخاوف إلى مديرهم المباشر، ثم تصعيد التقرير إلى مدير الامتثال أو أي مدير مناسب آخر فقط في حالة:
     • لا يثق الموظفون في نزاهة أو موثوقية مدير الخط، أو
     • مدير الخط هو موضوع التقرير أو متورط فيه؛ أو
     • فشل مدير الخط في اتخاذ الإجراء المناسب.
   • قد يُلزم النظام الموظفين بتقديم تقاريرهم إلى جهة خارجية للإبلاغ، أو يُمكّنهم من ذلك. في حال كان التقرير موجهًا إلى جهة خارجية للإبلاغ، يجب على المؤسسة ضمان قيام الجهة الخارجية بإرسال التقرير في أسرع وقت ممكن إلى مسؤول رفيع المستوى داخل المؤسسة لمعالجة المشكلة. إذا لم يكن مدير الامتثال هو المستلم للتقارير، فيجب إخطاره بجميع التقارير.
4. يجب أن تُحدد إجراءات الإبلاغ كيفية تقديم التقارير. وبما أن النظام (ما لم يُحظر ذلك قانونًا) يسمح بالإبلاغ المجهول والسرية (انظر أدناه)، فيجب أن يسمح أحد خيارات الإبلاغ المتاحة على الأقل بإخفاء الهوية. هناك عدة طرق بديلة:
   • شخصيا
   • بالبريد الالكتروني
   • عبر الهاتف
   • عن طريق نموذج الاتصال عبر الإنترنت
   • بالرسالة.
5. يجب أن تكون وسيلة الإبلاغ متاحة وسهلة الوصول إليها لجميع الموظفين.
6. ينبغي السماح بالإبلاغ مجهول المصدر (إذا سمحت القوانين المعمول بها بذلك وإلى الحد الذي تسمح به).
7. ينبغي للمنظمة أن تحافظ على سرية هوية الموظفين الذين يقدمون تقريرًا، وأولئك المذكورين في التقرير، ما لم:
   • يتعين على المنظمة بموجب القانون الكشف عن هذه المعلومات
   • يوافق الشخص الذي يقدم التقرير، أو المذكور اسمه في التقرير، على الكشف عن اسمه.
8. يجب أن تضمن إجراءات إعداد التقارير أن يتمكن الموظفون من طلب المشورة من شخص أو منظمة محددة (والتي يمكن أن تكون مدير الامتثال أو مديرًا مناسبًا آخر، أو مستشارًا من جهة خارجية):
   • حول ما يجب فعله إذا واجهت قلقًا أو موقفًا قد ينطوي على فساد (انظر التعامل مع الفساد – الأفراد)
   • حول كيفية ومتى يمكنهم الإبلاغ إلى السلطات الخارجية المختصة، مثل سلطات التحقيق الجنائي.
9. يجب أن تضمن إجراءات الإبلاغ أن يتم تمرير أي تقرير يتم استلامه في أقرب وقت ممكن إلى الشخص المناسب داخل المنظمة للتحقيق واتخاذ الإجراء المناسب (انظر الإجراء 19 التحقيق في الفساد والتعامل معهالشخص المسؤول عن التعامل مع هذه التقارير هو مدير الامتثال، أو أي مدير مختص آخر، أو مجلس الإدارة. يجب أن يكون هذا الشخص مستقلاً عن أي مسائل موضوع التقرير.
10. ينبغي للمنظمة أن تضمن ما يلي:
    • يتمتع الموظفون الذين قدموا التقرير بالحماية من الانتقام بعد إثارة المخاوف بحسن نية أو على أساس اعتقاد معقول
    • إن قيام الموظفين بالرد على شخص يثير مخاوفه بحسن نية أو على أساس اعتقاد معقول يعد مخالفة تأديبية.
11. ينبغي للمنظمة أن تضمن اتخاذ جميع الخطوات المعقولة لحماية سلامة أي فرد يثير مخاوفه بحسن نية أو على أساس اعتقاد معقول.
12. ويجب إبقاء الشخص الذي قدم التقرير الأصلي على علم بالإجراءات التي تم اتخاذها إلى الحد الذي لا تؤثر فيه هذه المعلومات على أي تحقيق أو تعرض سلامة أي شخص للخطر.
13. ينبغي للمنظمة توثيق إجراءات إعداد التقارير، وأي تقارير يتم إعدادها بموجبها.
14. يمكن أن تكون إجراءات الإبلاغ هذه بمثابة إجراءات مستقلة لمكافحة الفساد، أو قد تكون هي نفسها أو تشكل جزءًا من تلك المستخدمة للإبلاغ عن قضايا أخرى مثيرة للقلق (على سبيل المثال السلامة والتمييز والتنمر).