يقدم هذا القسم إرشادات فيما يتعلق بشرط أن تحتفظ المنظمة بسجلات مفصلة بشكل معقول لسياستها وبرنامجها لمكافحة الفساد وأي قضايا تتعلق بالامتثال تنشأ (الإجراء 20 من برنامج مكافحة الفساد للمنظمات ).

ينبغي أن تتضمن هذه السجلات ما يلي:

• سياسة وبرنامج مكافحة الفساد، وجميع الإجراءات والضوابط التي تشكل جزءًا من البرنامج.
• الخطوات المتخذة لتنفيذ برنامج مكافحة الفساد.
• المستندات التي تسجل تنفيذ البرنامج، مثل:
  • قرارات مجلس الإدارة
  • الاتصالات مع الموظفين لإعلامهم بسياسة وبرنامج مكافحة الفساد وأهمية الامتثال
  • تعيين ونطاق عمل مدير الامتثال
  • فحص وتعيين الموظفين
  • اجراءات تأديبية
  • إجراءات مكافأة الموظفين
  • استلام الموظفين لسياسة مكافحة الفساد
  • التدريب المقدم
  • سجل تضارب المصالح
  • سجل الهدايا والضيافة والتبرعات السياسية والخيرية وغيرها من الفوائد ذات الصلة المقدمة والمستلمة
  • مستويات تفويض السلطة
  • تم إجراء تقييمات المخاطر والعناية الواجبة
  • الخطوات المتخذة لتقييم ضوابط مكافحة الفساد لدى الشركاء التجاريين المعنيين
  • بنود عقد مكافحة الفساد
  • الضوابط المالية
  • الضوابط التجارية
  • تقارير مدير الامتثال
  • تقارير التدقيق الداخلي
  • التقارير الواردة من الموظفين أو أطراف ثالثة أخرى عن الفساد الفعلي أو المشتبه به
  • حوادث الفساد المشتبه به أو الفعلي
  • التحقيقات التي أجريت
  • إجراءات التنفيذ
  • الخطوات المتخذة لمراجعة وتحسين إجراءات مكافحة الفساد
  • أية سجلات أخرى ذات صلة ببرنامج مكافحة الفساد.

قد يختلف مدى المعلومات الموثقة بشكل كبير من منظمة إلى أخرى وفقًا لحجم المنظمة ومدى خطر الفساد الذي تواجهه ومدى تعقيد هيكل المنظمة وعملياتها.

يمكن الاحتفاظ بالمعلومات الموثقة بشكل منفصل كجزء من برنامج مكافحة الفساد، أو كجزء من أنظمة إدارية أخرى (مثل الامتثال، والمالية، والتجارية، والموارد البشرية، والتدقيق، إلخ). والنقطة الأساسية هي ضرورة الاحتفاظ بالوثائق ذات الصلة، وإتاحتها بسهولة للموظفين المعنيين.

يمكن حفظ السجلات في نسخة مطبوعة و/أو إلكترونية.

من الضروري لهذا الشرط المتعلق بحفظ السجلات أن إعداد سجلات سليمة والاحتفاظ بها يُعدّ جزءًا أساسيًا من الإدارة الجيدة للشركات. ومع ذلك، إذا ما خضعت المؤسسة أو موظفوها للتحقيق بتهمة الفساد، فإن هذه السجلات تُشكّل جزءًا أساسيًا من دفاع المؤسسة وموظفيها، إذ تُساعد في إثبات اتخاذهم خطوات كافية لمنع الفساد. ونظرًا لأن التحقيق في الفساد قد يستمر لسنوات عديدة بعد وقوعه، فمن المرجح جدًا أن يكون الموظفون قد تركوا المؤسسة أو أن تتلاشى ذكرياتهم. لذلك، تُعد السجلات السليمة أمرًا بالغ الأهمية.