التوجيهات الإرشاديّة

G1: ما هو الغرض من معيار PACS 5؟

تشمل عملية إدارة العقود بموجب معيار PACS 5 العملية التي يدير بها مالك المشروع العقود التي أبرمها مع الموردين لتوريد الأعمال والمعدات والمواد والمنتجات والخدمات أو التمويل للمشروع، حسب الاقتضاء.

الغرض من معيار PACS رقم 5 هو توفير التدابير التي:

• الحد من مخاطر الفساد في أداء وإدارة عقود المشاريع
• المساعدة في تحديد أي فساد قد حدث سابقًا:
  • في شراء عقود المشاريع تلك (المعيار رقم 3 من PACS)
  • في اتفاقية شروط عقود المشروع (المعيار رقم 4 من نظام PACS).

وقد يشمل هذا الفساد، على سبيل المثال، الظروف التالية التي قد تحدث أثناء تنفيذ وإدارة عقود المشروع:

• يجوز للمورد أن يدفع رشوة من أجل:
  • تمت الموافقة على الأعمال أو المعدات أو المواد أو المنتجات أو الخدمات أو التمويلات المعيبة أو غير المكتملة أو المبالغ في سعرها
  • يتم تجاهل إخفاقات المورد في الامتثال للوائح البناء أو السلامة أو البيئة بموجب عقد المشروع
  • تمت الموافقة على المدفوعات إلى المورد بما يزيد عن المبلغ المستحق بموجب عقد المشروع
  • يتم منح العمل الإضافي غير الضروري أو المبالغ في سعره إلى المورد بموجب عقد المشروع
  • يتم زيادة معدل الفائدة أو الرسوم المستحقة للممول. 
• يجوز للمورد إخفاء العمل المعيب أو توفير المنتجات بكميات أقل من المطلوب بهدف زيادة أرباحه.
• يجوز لمدير العقد ابتزاز الدفع من المورد مقابل إصدار موافقة أو توصية بالدفع والتي كانت مستحقة بشكل صحيح.

بالإضافة إلى ذلك، قد يكون الفساد قد وقع سابقًا فيما يتعلق بعملية شراء عقد المشروع المعني أو فيما يتعلق باتفاق شروط العقد. على سبيل المثال، قد يكون أحد الموردين قد دفع رشوة من أجل:

• تم منح عقد المشروع للمورد بطريقة فاسدة في انتهاك لعملية الشراء
• تمت صياغة شروط عقد المشروع بطريقة تصب في صالح المورد بشكل غير ملائم.

قد يؤثر هذا الفساد السابق على تنفيذ الأعمال والخدمات. على سبيل المثال:

• قد لا يمتلك المورد المعين بشكل فاسد المهارة والخبرة اللازمتين للقيام بالأعمال والخدمات بشكل صحيح
• قد تؤدي شروط العقد التي تم الحصول عليها بطريقة فاسدة إلى تمكين المورد من استخلاص فوائد غير مناسبة من المشروع، مثل زيادات الأسعار غير المبررة.

ينبغي أن يكون مديرو العقود أشخاصًا مختلفين عن المديرين المسؤولين عن شراء عقد المشروع، وأن يعملوا في قسم مختلف عنهم. لذلك، فإن إلزام مديري العقود باتخاذ خطوات معقولة للتحقق من أن عقد المشروع قد أُرسي وفقًا لعملية شراء نُفذت وفقًا لمعيار PACS 3، وأن عقد المشروع قائم على أساس مستقل وشروط السوق، يُقلل من خطر الفساد أثناء عملية الشراء والموافقة على شروط العقد، ويزيد من فرصة الكشف عن أي فساد حدث سابقًا.

G2: ضوابط الإدارة العامة (الفقرة 1 من معيار PACS 5)

تنص الفقرة 1 من معيار PACS هذا على أن تدابير مكافحة الفساد العامة الواردة في الفقرات 10 (تضارب المصالح)، و11 (القرارات)، و12 (التواصل)، و13 (السجلات) من معيار PACS 1 ينبغي أن تُطبق على إدارة جميع عقود المشاريع. وهذا يعني، على سبيل المثال، ما يلي:

• لا ينبغي لأي مدير أن يتصرف عندما يكون لديه تضارب في المصالح
• يجب أن يكون هناك فصل مناسب للوظائف
• ينبغي اتخاذ القرارات من قبل عدد مناسب من الأشخاص ذوي المهارات العالية
• ينبغي إبلاغ وتسجيل جميع القرارات والموافقات والتوصيات والنتائج بشكل صحيح.

G3: تعيين وتوظيف مديري العقود (الفقرة 2 من معيار PACS 5) 

تنص الفقرة 2 من معيار PACS هذا على أنه يجب توظيف مديري عقود مالك المشروع وفقًا للفقرة 9 (إجراءات التوظيف) من معيار PACS 1. وهذا يعني، على سبيل المثال، أن:

• يجب أن يكونوا ملزمين بموجب شروط توظيفهم بالامتثال لقوانين وأنظمة مكافحة الفساد المعمول بها، ومدونة قواعد السلوك الخاصة بالمشروع وإجراءات المشروع ذات الصلة، ويمكن معاقبتهم إذا لم يمتثلوا.
• إذا كانوا في منصب معرض لمخاطر فساد أعلى من المستوى المنخفض، فيجب فحصهم قبل توظيفهم، ويجب أن يكونوا مؤهلين للقيام بدورهم، ويجب عليهم الإعلان عن أي تضارب في المصالح، ويجب مراجعة مكافآت أدائهم وأهدافهم بشكل دوري للتحقق من وجود ضمانات معقولة لمنع المكافآت والأهداف من تشجيع الفساد.

G4: التعديلات على عقد المشروع أو بموجبه (الفقرة 4 من معيار PACS 5)

التعديلات على عقد المشروع أو بموجبه هي تعديلات تُجرى بعد إبرام العقد بين صاحب المشروع والمورد. ويُطلق على التعديل أيضًا اسم "التغيير".

هناك نوعان من التعديل:

• تعديل على العقد، حيث يتم تغيير شروط العقد بالاتفاق بين أطراف العقد
• تعديل بموجب العقد، حيث يحتوي العقد على إجراء يمكن بموجبه إجراء تعديلات على التزامات العقد (على سبيل المثال زيادة في الكمية التعاقدية للأعمال أو المعدات أو المواد أو المنتجات أو الخدمات أو التمويل).

قد تتضمن التعديلات ما يلي:

• تغييرات على سعر العقد
• الإضافات أو الخصومات من الكمية التعاقدية للأعمال أو المعدات أو المواد أو المنتجات أو الخدمات أو التمويل
• التغييرات في النوع التعاقدي أو جودة الأعمال أو المعدات أو المواد أو المنتجات أو الخدمات أو التمويل
• تغييرات على برنامج العقد
• تغييرات على شروط العقد الأخرى.

هناك خطر كبير يتمثل في قيام المورّد برشوة مدير عقد صاحب المشروع للسماح بإجراء تعديلات غير سليمة على العقد أو بموجبه. وفي المقابل، قد يبتزّ مدير فاسد لدى صاحب المشروع المورّد مبلغًا من المال للموافقة على تعديل صحيح. لذلك، من المهم تنظيم وإدارة تعديلات العقد بشكل سليم. وتوصي الفقرة 4 من معيار PACS 5 باتخاذ مثل هذه الإجراءات.

G5: تفويض مسؤوليات إدارة العقود (الفقرة 7 من معيار PACS 5)

يجوز لصاحب المشروع تفويض بعض أو كل وظائف إدارة العقود المتعلقة بعقود المشروع إلى فرد أو جهة أخرى (مثل شركة هندسية استشارية ذات خبرة في إدارة العقود). تشير الفقرة 7 من معيار PACS هذا إلى هذا الفرد أو الجهة باسم "مدير العقد المفوض". ومن المصطلحات البديلة المستخدمة في العقود، على سبيل المثال، "مهندس المشروع" أو "مدير المشروع". ويجوز تكليف هذا الفرد أو الجهة بمسؤوليات محددة نيابةً عن صاحب المشروع للقيام بمهام معينة، مثل الموافقة على العمل، أو الموافقة على الدفعات، أو الموافقة على تعديلات على أعمال العقد وبرنامجه ضمن معايير محددة مسبقًا (على سبيل المثال، يجوز منح الصلاحية للموافقة على تعديلات على العقد بقيمة تراكمية تصل إلى 10% من قيمة العقد). وقد يتكبد صاحب المشروع خسائر فادحة إذا وافق مدير العقد المفوض، بشكل فاسد، على عمل معيب، أو على مطالبات غير صحيحة أو مبالغ فيها، أو وافق على دفعات غير مستحقة للمورد. وبالتالي، من الضروري أن يقوم صاحب المشروع بما يلي:

• يحتفظ بالمسؤولية عن ضمان تنفيذ هذه الوظائف بشكل صحيح ودون فساد
• ويتخذ خطوات معقولة لمراقبة ذلك والتحقق منه على أساس مستمر.

G6: هل يمكن إساءة استخدام عناصر التحكم في معيار PACS هذا؟

هناك خطر، على الرغم من أن الضوابط الواردة في معيار PACS هذا مُصممة للحد من الفساد، يتمثل في أن موظفًا عامًا أو مدير عقود فاسدًا قد يضمن تجاوز هذه الضوابط. ويتم الحد من هذا الخطر في PACS من خلال:

• الالتزام الواقع على الإدارة العليا لمالك المشروع ومدير الامتثال (الذي يجب أن يكون مستقلاً عن عملية إدارة العقد) لضمان تنفيذ معايير PACS بشكل صحيح (المعيار 1 من PACS)
• رفع مستوى الوعي بين موظفي المشروع حول أهمية منع الفساد والتعامل معه من خلال مدونة قواعد السلوك الخاصة بالمشروع (المعيار 8 من معايير PACS) والتدريب (المعيار 9 من معايير PACS)
• مراقبة عملية إدارة العقود من قبل مراقب مستقل (معيار PACS 11)
• التدقيق الفني والمالي المستقل (المعيار 12 من معايير PACS)
• قدرة موظفي المشروع (على سبيل المثال مالك المشروع والموردين والموردين الفرعيين) والجمهور على الإبلاغ عن الفساد المشتبه به أو انتهاك الإجراءات (معيار PACS 13)
• التزام مالك المشروع بنشر جميع المعلومات ذات الصلة بعملية إدارة العقد للعامة (المعيار رقم 15 من معايير PACS).