يرجى ملاحظة أن هذا التوجيه يتعلق بالهدايا والضيافة والترفيه التي يتم تقديمها أو استلامها في سياق العمل، ولا ينطبق على أي من هذه المزايا المقدمة بالكامل في سياق شخصي (على سبيل المثال بين العائلة والأصدقاء).

(1) الهدايا

(1.1) ما هي الهدية؟

الهدية شيء يُمنح طوعًا دون انتظار أي مقابل. وعادةً ما تُقدم للعائلة أو الأصدقاء في ظروف لا علاقة لها بالعمل، وترتبط عادةً بحدث ما (مثل عيد ميلاد أو زفاف).

يمكن أن تكون الهدية نقدية، أو أحد الأصول (مثل ساعة، قلم، زجاجة كحول).

يمكن اعتبار الهدية رشوة إذا تم تقديمها أو استلامها بقصد التأثير على شخص ما للتصرف بشكل غير لائق، أو كمكافأة على التصرف بشكل غير لائق.

من المشكوك فيه ما إذا كان من الممكن تقديم هدية بالمعنى الحقيقي للكلمة في سياق الأعمال. عادةً لا تقوم الشركات بأعمال دون أمل أو توقع مقابل. ومع ذلك، قد تكون هناك حالات لا يوجد فيها توقع حقيقي بالمقابل، أو حيث لا يكون هذا التوقع فاسدًا، حيث قد تُقدم الهدية، على سبيل المثال، كتذكار عادي لحدث ما (مثل حفل توقيع عقد كبير)، أو كتذكير ترويجي باسم المؤسسة (مثل قلم يحمل علامة تجارية أو زينة مكتب). ومع ذلك، في سياق الأعمال، هناك خيط رفيع جدًا بين الهدية والرشوة. لذلك، يتطلب تقديم واستلام هدايا العمل حذرًا شديدًا. 

(1.2) ما هي أنواع الهدايا التي لا يُحتمل اعتبارها فاسدة؟

الهدايا التي من غير المرجح أن تعتبر فاسدة تشمل:

• الهدايا التي تحمل علامة الشركة التجارية ذات قيمة إعادة بيع منخفضة (على سبيل المثال، مثقل ورق، أو قلم، أو صورة مؤطرة، أو نموذج مصغر لمنتج الشركة)؛
• زجاجة واحدة من الكحول أو العطر ليست باهظة الثمن بشكل مفرط.

ومع ذلك، لا تزال هذه العناصر ذات القيمة المنخفضة نسبيا يمكن اعتبارها فاسدة إذا كانت ظروف الهدية غير مناسبة (على سبيل المثال إعطاء زجاجة ويسكي لموظف جمركي مسؤول عن تخليص بضائع المنظمة، أو لموظف عام يصدر تصاريح العمل). 

(1.3) ما هي أنواع الهدايا التي من المرجح أن تُعتبر فاسدة؟

الهدايا التي من المرجح أن تُعتبر فاسدة تشمل:

• قسائم نقدية أو ما يعادلها نقدًا؛
• الأصول التي تكون قيمة إعادة بيعها أعلى من القيمة الاسمية، مثل الساعات والمجوهرات والتلفزيون والكمبيوتر؛
• زجاجات الكحول أو العطور باهظة الثمن.

(1.4) الهدايا التقليدية أو العرفية

في بعض المجتمعات، قد تُعتبر الهدايا أمرًا مألوفًا في ظل التقاليد المحلية. ومع ذلك، عند تقديم أو استلام الهدية في سياق تجاري، ينبغي إجراء تحقيق أعمق لتحديد ما إذا كانت هذه الهدايا قانونية بموجب القانون المحلي، وما إذا كان العرف الظاهري عرفًا حقيقيًا أم مجرد حيلة للرشوة/الابتزاز، وما إذا كان من المفهوم في المجتمع المعني أنه حتى لو كان عرفًا حقيقيًا، فإن خطر الفساد قد يبرر عدم الامتثال له. على سبيل المثال:

• قد يكون من العادات المحلية الأصيلة تقديم تبرع نقدي لعائلة مدير أو شريك عمل في حالة ولادة أو زواج أو وفاة أحد أفراد عائلة المدير. في هذه الحالات، قد يكون من المقبول أن تقدم المؤسسة التبرع النقدي، ولكن يجب توخي الحذر الشديد لضمان عدم تفسير الهدية على أنها نية للتأثير بشكل غير لائق على المتلقي (على سبيل المثال، إذا قدم متعاقد تبرعًا لمدير عميل، فقد يُنظر إليه على أنه محاولة للتأثير على مناقصة أو أي منفعة تعاقدية أخرى). وللحماية من هذا الخطر، يجب أن تكون أي هدية تُقدم ذات قيمة صغيرة نسبيًا. قد يكون من الأفضل تجاهل هذه العادة وعدم تقديم أي هدية على الإطلاق (مع توضيح مناسب بأن القوانين أو الإجراءات المعمول بها في المؤسسة لا تسمح بذلك)، أو استبدال الهدية النقدية ببديل غير نقدي (مثل الزهور أو ما شابه). تزداد معرفة وفهم جميع الثقافات لمخاطر الفساد المرتبطة بتقديم/تلقي الهدايا، وكذلك الضوابط الصارمة التي تضعها العديد من المؤسسات. لذلك، أصبح الامتناع عن تقديم الهدايا على الإطلاق أو تقديم هدايا منخفضة القيمة أقل عرضة للتسبب في أي مخالفات.
• قد يُعتبر تقديم هدية نقدية لزعيم قرية قبل اجتماعه به تقليدًا ثقافيًا. ومع ذلك، إذا كان من المرجح أن يرفض الزعيم اجتماعًا بدون هدية، فمن المشكوك فيه اعتبارها هدية - من الأرجح اعتبارها رسم دخول إذا كان القانون يسمح للزعيم بتلقيها، أو رشوة إذا لم يكن القانون يسمح له بتلقيها. يكون دفع الأول مقبولًا، بينما لا يكون دفع الثاني مقبولًا. من غير المرجح أن تُعتبر الهدية رشوة إذا كانت الزيارة مجرد زيارة مجاملة ولم يكن لزعيم القرية سلطة اتخاذ القرار أو التأثير عليه. في بعض الحالات، قد يكون من المقبول سابقًا تقديم هدية اعتيادية، ولكن قد لا يكون هذا مقبولًا الآن نتيجةً لتغييرات قانونية واسعة النطاق. لذلك، يجب توخي الحذر للتأكد من القوانين والظروف ذات الصلة المعمول بها قبل تقديم هدية اعتيادية. إذا كنت في شك، فلا تُقدمها، واشرح بأدب أنك كنت ترغب في تقديمها، ولكن قوانين بلدك وقواعد مؤسستك لا تسمح بذلك.
• لدى بعض الدول أنظمة متوازية تجمع بين القانون الوطني والقانون العرفي، وقد يسمح القانون الوطني بأنشطة تُمارس بموجب القانون العرفي. لذا، يلزم استشارة قانونية.

(2) الضيافة

(2.1) ما هي الضيافة؟

الضيافة هي في المقام الأول تقديم الوجبات والمشروبات. والغرض من الضيافة التجارية المشروعة عادةً هو:

• توفير القهوة والشاي والسندويشات وغيرها من المرطبات أثناء اجتماع العمل؛
• تمكين موظفي منظمتين أو أكثر من التعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل من خلال تناول وجبة غداء أو عشاء بسعر معقول بحيث تكون علاقتهم العملية أكثر كفاءة؛
• رعاية الموظفين الزائرين من منظمة أخرى بطريقة معقولة ومضيافة (على سبيل المثال، إذا كان الموظفون الزائرون يقيمون أثناء الغداء أو الليل، فسيكون من المعقول والمضياف لموظفي المنظمة المضيفة اصطحاب موظفي المنظمة الزائرة لتناول غداء أو عشاء بسعر معقول).

قد تشمل الضيافة أيضًا النفقات الإضافية لاجتماعات العمل. على سبيل المثال، قد ترغب إحدى المؤسسات في دفع أجرة سيارة أجرة أو توفير سيارة خاصة لموظفيها للوصول إلى المطار، أو توفير سكن لموظفيها الزائرين. 

يمكن اعتبار الضيافة رشوة إذا تم تقديمها أو استلامها بقصد التأثير على شخص ما للتصرف بشكل غير لائق، أو كمكافأة على التصرف بشكل غير لائق.

يجادل منتقدو التحرك الدولي الواسع النطاق لضبط إنفاق الشركات على الضيافة من منظور مكافحة الفساد بأن هذه الضوابط ستؤدي إلى إلغاء الضيافة التجارية. هذا ببساطة غير صحيح. أولاً، يمكن أن تُمارس الضيافة إذا لم تكن هناك نية فساد أو انطباع بوجودها. ثانياً، في حال وجود أي شك، يكون من حق أصحاب العمل المشاركين في الضيافة دفع نفقات موظفيهم. والغرض الرئيسي من هذه الضوابط هو منع أي مؤسسة من التأثير بشكل غير لائق على شخص ما من خلال دفع تكاليف ضيافته.

(2.2) ما هي أنواع الضيافة التي لا يُحتمل اعتبارها فاسدة؟

تشمل الضيافة التي من غير المرجح أن يُنظر إليها على أنها فاسدة ما يلي:

• منظمة تقوم بتوفير ودفع ثمن القهوة والشاي والمشروبات الغازية والبسكويت والسندويشات لموظفيها وموظفي منظمة أو منظمات أخرى أثناء الاجتماع.
• منظمة تدفع لموظفيها وموظفي منظمة أو منظمات أخرى لتناول غداء أو عشاء عمل في مطعم يقدم وجبة معقولة ولكن ليست باهظة، وبمستوى معقول ولكن ليس باهظًا من الكحول. 
• منظمة تدفع لموظفيها وموظفي منظمة أو منظمات أخرى لحضور حفل بدء أو إتمام مشروع، مع توفير مستوى معقول، ولكن ليس باهظًا، من الطعام والكحول.

(2.3) ما هي أنواع الضيافة التي من المرجح أن تُعتبر فاسدة؟

تشمل الضيافة التي من المرجح أن يُنظر إليها على أنها فاسدة ما يلي:

• وجبات أو مشروبات في مطاعم أو بارات باهظة الثمن.
• الإفراط في الضيافة: على سبيل المثال، الوجبات الأسبوعية في المطعم.
• الضيافة لأفراد الأسرة.  على سبيل المثال، يكون مفتش الجودة مسؤولاً عن اعتماد عمل مورد المعدات في الموقع. يدعو مورد المعدات المشرف لمعاينة مصنعه. ويتكفل المورد بتكاليف الفنادق والوجبات للمشرف وأفراد عائلته.

(3) الترفيه

(3.1) ما هو الترفيه؟

الترفيه هو توفير حدث خارجي يُمتع الشخص. على سبيل المثال، حدث رياضي، مسرح، ملهى ليلي. 

من المشكوك فيه أن يُعتبر الترفيه، على نحوٍ مبرر، جزءًا ضروريًا وإضافيًا من اجتماع عمل أو علاقة عمل. هذا لا يجعله بالضرورة فاسدًا. ومع ذلك، فإن خطر اعتبار الترفيه فاسدًا في سياق العمل أعلى منه في سياق الضيافة، نظرًا لانعدام الصلة الضرورية بين الترفيه والعمل (أي أن الناس يحتاجون إلى الطعام والشراب والنوم أثناء العمل، وليسوا بحاجة إلى الترفيه).

يمكن اعتبار الترفيه رشوة إذا تم تقديمه أو استلامه بقصد التأثير على شخص ما للتصرف بشكل غير لائق، أو كمكافأة على التصرف بشكل غير لائق.

(3.2) ما هي أنواع الترفيه التي قد تعتبر أحيانًا فاسدة؟

تشمل وسائل الترفيه التي قد يُنظر إليها أحيانًا على أنها فاسدة ما يلي:

• الفعاليات الرياضية أو الثقافية. على سبيل المثال، تدفع منظمة لموظفيها وموظفي منظمة (منظمات) أخرى للمشاركة في حدث رياضي (مثل الجولف)، أو لحضور حدث رياضي أو ثقافي (مثل مباراة كرة قدم، أو جائزة كبرى، أو أوبرا). هذا مجال مثير للجدل. يختلف الكثيرون حول مقبوليته من حيث المبدأ. في حين أن النية المعلنة غالبًا هي أن يتعرف موظفو المنظمات المختلفة على بعضهم البعض بشكل أفضل، فإن السياق هو متعة شخصية في بيئة غير عمل. ومن المشكوك فيه لماذا يحتاج الموظفون الذين تربطهم علاقة عمل إلى التعرف على بعضهم البعض في بيئة شخصية بدلاً من اجتماع مكتب أو على وجبة عمل. في الواقع، قد يكون هذا ضارًا، لأنه قد يكون من الصعب على المدير الذي يتولى دورًا إشرافيًا على شخص آخر ممارسة هذا الدور بموضوعية كاملة إذا تعرف الشخصان على بعضهما البعض في سياق شخصي. هناك حل بسيط لهذه المشكلة من أجل إزالة أي تلميح إلى التأثير غير اللائق بسبب قيام إحدى المنظمات بدفع تكاليف حضور موظفي منظمة أخرى لحدث اجتماعي: إذا اعتبرت منظمتان أنه من المستحسن أن يتعرف موظفوهما على بعضهم البعض في بيئة اجتماعية، فيمكن أن يتم الحدث، ولكن يمكن لكل منظمة أن تدفع نفقات حضور موظفيها.

كلما كان الحدث أكثر تكلفة أو حصرية، كلما زادت احتمالية أن يكون فاسداً أو يُنظر إليه على أنه فاسد.

(3.3) ما هي أنواع الترفيه التي من المرجح أن تُعتبر فاسدة؟

تشمل وسائل الترفيه التي من المرجح أن يُنظر إليها على أنها فاسدة ما يلي:

• الترفيه في النوادي الليلية.
• توفير الخدمات الجنسية.
• الترفيه المفرط: على سبيل المثال، تُعدّ شركة تأجير المعدات إحدى شركات تأجير المعدات المعتمدة لدى المقاول. وقد فوّض المقاول مديري مشاريعه سلطة تقديم طلبات لشركات تأجير المعدات لتوريد الحفارات والرافعات والمولدات ومعدات البناء الأخرى. تُقدّم شركة تأجير المعدات لمدير المشروع تذاكر أسبوعية مجانية لحضور مباريات نادي كرة القدم المحلي.
• الظروف الباهظة أو غير المتناسبة:  على سبيل المثال، مدير أسطول إحدى المؤسسات مسؤول عن شراء أو استئجار جميع مركبات المؤسسة. يدعو مورد السيارات المدير لتجربة قيادة السيارة. يمكن أن تُجرى التجربة بالقرب من مكتب المدير. مع ذلك، يدفع مورد السيارات للمدير تكاليف زيارة لمدة ثلاثة أيام إلى حلبة سباق في بلد آخر، حيث لا يقتصر المدير على تجربة قيادة السيارة فحسب، بل يتمكّن أيضًا من قيادة سيارات رياضية متنوعة عالية الأداء.
• ترفيه لأفراد العائلة.  على سبيل المثال، يقوم المقاول الفرعي بتوفير تذاكر لحضور حدث رياضي لمدير مشروع المقاول وعائلته.

(4) المبادئ التوجيهية للهدايا والضيافة والترفيه ("GHE")

(4.1) الحظر التام

لمواجهة خطر فساد GHE، أو اعتباره كذلك، يجوز للمؤسسة منع عرض أو استلام GHE بشكل قاطع فيما يتعلق بأعمالها. على سبيل المثال:

• بعض الحكومات تمنع موظفي القطاع العام من تلقي التعليم العالي الحكومي. وفي بعض الدول، يُعدّ تقديم التعليم العالي الحكومي للمسؤولين الحكوميين جريمة جنائية.
• تحظر بعض المنظمات على جميع أعضاء فريق المشتريات وإدارة المشاريع لديها الحصول على GHE، وتخطر مورديها والمقاولين من الباطن بعدم تقديم GHE.

(4.2) الحظر الجزئي

يُعدّ الحظر الجزئي للمساعدات الإنسانية العالمية أكثر شيوعًا من الحظر الكلي. لا يوجد أي خطأ جوهري في قيام أي منظمة أو فرد بتقديم أو تلقي مساعدات إنسانية عالمية، طالما لم يكن المقصود منها الفساد، ولا يمكن اعتبارها كذلك. يعتبر الكثيرون أن هذه المساعدات جزءٌ مشروع ومهم وممتع من العمل، وهي أساسية في العديد من الثقافات. 

على سبيل المثال، قد تسمح بعض المنظمات بالضيافة المعقولة، ولكنها تحظر الهدايا و/أو الترفيه.

(4.3) الضوابط والعوامل

ينبغي للمنظمة أن تنفذ ضوابط فعالة على المساعدات الإنسانية العالمية، وذلك لتقليل خطر منحها بطريقة فاسدة، أو اعتبارها منحاً بطريقة فاسدة.

وفيما يلي الضوابط الموصى بها، وبعض العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار عند تنفيذ هذه الضوابط. 

(1) بيان القيد في السياسة

إذا كانت أي واحدة أو أكثر من الهدايا أو الضيافة و/أو الترفيه مقيدة أو محظورة كليًا أو جزئيًا من قبل المنظمة أو بموجب القانون، فيجب بيان القيد أو الحظر في سياسة المنظمة.

(2) النظر في النية وراء GHE

ينبغي دائمًا مراعاة نية التبرع بالدم. إذا كان من الممكن أن يكون القصد منه التأثير على شخص ما ودفعه إلى التصرف بشكل غير لائق، فلا ينبغي تقديمه أو قبوله.

(3) النظر في الإدراك

لا تُقدّم معلوماتٍ عن فسادٍ بيئيٍّ إذا كان من المعقول اعتبارها فاسدةً. هناك اختباران شائعان لتقييم الإدراك:

• اختبار الصحيفة. هل يُحتمل أن تُبلغ صحيفة عن تأثير الاحتباس الحراري العالمي؟ وإذا فعلت، فما هو الانطباع العام عنه؟ على سبيل المثال، من غير المرجح أن تُبلّغ عن زجاجة ويسكي تُهدى في عيد الميلاد، أو أن تُثير انطباعًا سلبيًا. من ناحية أخرى، من شبه المؤكد أن تُلهم عطلة نهاية أسبوع مدفوعة التكاليف بالكامل لممارسة رياضة الغولف قبل تقييم العطاءات انطباعًا سلبيًا إذا أُبلِغ عنها. 
• اختبار المدعي العام. إذا أدى الاحتيال الضريبي إلى نتيجة فاسدة، ما أدى إلى مقاضاة، فكيف ستشرح الاحتيال الضريبي أمام المدعي العام في المحكمة؟ هل سيكون تفسيرك مقنعًا للقاضي أو هيئة المحلفين؟

(4) النظر في البيئة القانونية والتنظيمية

قبل منح أي مساعدة صحية عامة، يُرجى التأكد من أن قانون الدولة ولوائح جهة عمل المستفيد تسمح باستلامها. على سبيل المثال، تحظر بعض الدول على أي موظف حكومي استلام هذه المساعدة. كما تحظر بعض المنظمات استلام موظفيها لها.

(5) فرض الحد الأقصى لقيمة GHE التي يمكن إعطاؤها أو استلامها

• في حين أنه من الممكن ترك قيم GHE لتقدير الموظفين (وخاصة الموظفين الأكثر خبرة)، فمن الأسهل عادةً من منظور التحكم التنظيمي ومن منظور الموظفين، فرض الحدود. 
• يجب أن تكون القيمة القصوى لتأثير الاحتباس الحراري منخفضة بما يكفي بحيث يكون من غير المرجح للغاية أن تؤثر على أي شخص وتدفعه إلى التصرف بشكل غير لائق، ومن غير المرجح للغاية أن ينظر إليها من قبل طرف ثالث (مثل وسائل الإعلام أو السلطات القضائية) على أنها لها أي تأثير.
• قد تختلف هذه القيمة القصوى وفقًا للمنطقة (كما هو الحال في البلدان الأكثر ثراءً، قد تكون للهدية التي تبلغ قيمتها 25 دولارًا على سبيل المثال قيمة نسبية أقل من نفس الهدية في بلد أقل ثراءً). 
• وقد تختلف هذه القيمة القصوى أيضًا وفقًا لثروة المتلقي (بالنسبة للمتلقي الثري، فإن الهدية التي تبلغ قيمتها 25 دولارًا على سبيل المثال لها قيمة نسبية أقل من نفس الهدية لمتلقي أقل ثراءً).  
• التمييز، إذا لزم الأمر، بين القيم المختلفة المطبقة على الهدايا والضيافة والترفيه. 
• فرّق، عند الضرورة، بين القيم المختلفة التي يمكن للموظفين تقديمها أو استلامها. على سبيل المثال، قد ترغب المؤسسة في وضع حدود لما يمكن لموظفيها استلامه أقل من حدود ما يمكنهم تقديمه. مع ذلك، من الشائع أن تكون قيم العطاء والاستلام متماثلة. 
• نظرًا لأنه قد يكون من الصعب تحديد وإدارة جميع الاختلافات المحتملة المذكورة أعلاه بين المنطقة والثروة وما إلى ذلك، فربما يكون من الأسهل على المنظمة فرض حد أقصى منخفض مناسب (على سبيل المثال 25 دولارًا للهدايا و75 دولارًا للشخص الواحد للضيافة والترفيه)، والسماح فقط بتجاوز الحد الأقصى في ظروف استثنائية بموافقة مدير الامتثال على سبيل المثال.

(6) فرض حد على تكرار انبعاثات غازات الاحتباس الحراري إلى نفس المتلقي

يمكن أن تتراكم هبة أسبوعية بقيمة ٢٥ دولارًا، أو وجبات أسبوعية، بسرعة لتبلغ مبلغًا كبيرًا. لذا، يمكن فرض حدّ زمني مناسب (مثلًا سنوي) على GHE لنفس المستفيد.

(7) حظر أو تقييد الهدايا النقدية

في حين أن الأصول النقدية وغير النقدية تُعتبر رشاوى، إلا أن الهدية النقدية تُعتبر على الأرجح محاولة للتأثير على شخص ما أكثر من الهدية التي يصعب تحويلها إلى نقد. لذلك، يُفضّل حظر الهدية النقدية. مع ذلك، تعمل بعض المؤسسات في أماكن قد تتطلب هبة نقدية صغيرة، اعتيادية وغير فاسدة (انظر الأمثلة أعلاه)، وفي هذه الحالة، يجب على المؤسسة فرض ضوابط مناسبة.

(8) كن حذرًا بشأن أي غازات احتباس حراري تُمنح لشخص في وضع يسمح له بمنح العقود أو الموافقة على التصاريح أو الشهادات أو المدفوعات

إن المساعدات الإنسانية العالمية المقدمة أو التي يتلقاها شخص في مثل هذا المنصب المؤثر من المرجح أن تعتبر رشوة أكثر من تلك التي تقدم أو يتلقاها شخص ليس لديه سلطة اتخاذ القرار ذات الصلة.

(9) كن حذرًا بشأن انبعاثات غازات الاحتباس الحراري في الأوقات التي قد يُنظر إليها على أنها محاولة للتأثير على النتيجة

إن منح مكافأة مالية عامة لشخص على وشك اتخاذ قرار قد يصب في صالح مؤسستك، أو اتخذ للتو قرارًا لصالح مؤسستك، من المرجح أن يُنظر إليه على أنه محاولة للتأثير على هذا الشخص أو مكافأة له، أكثر من منحه في وقت لا يوجد فيه قرار معلق أو حديث.

(10) إذا كان من الضروري تقديم هدايا، فيجب تقديم هدايا تحمل علامة الشركة التجارية بقدر الإمكان بقيمة إعادة بيع محدودة

يمكن لمُثقال ورق، أو قلم، أو صورة مؤطرة، أو مُجسم مُصغّر لمنتج الشركة، أو ما شابه، يحمل علامة الشركة التجارية أو شعارها، أن يُشكّل تذكارًا فعّالًا دون أي قيمة حقيقية عند إعادة البيع. وهذا أقلّ عرضة لاعتباره فاسدًا من منتج ذي قيمة عند إعادة البيع.

(11) النظر في اشتراط التبرع بجميع الهدايا المستلمة للجمعيات الخيرية

يُنصح بإلزام جميع الهدايا التي يتلقاها موظفو المؤسسة بتسليمها إلى مدير مُعيّن في المؤسسة، والذي بدوره سيتبرع بها لجمعية خيرية تختارها المؤسسة، ولا علاقة لها بأعمال المؤسسة. هذا من شأنه أن يحدّ من خطر تأثر المدير بالهدية بشكل فاسد، إذ لا يمكنه الاحتفاظ بها. قد تكون هناك استثناءات لهذه القاعدة، مثل التذكارات منخفضة القيمة التي تحمل علامة الشركة التجارية، والتي يُسمح للموظفين بالاحتفاظ بها.

(12) يتطلب تسجيل GHE الممنوح أو المستلم بشكل مناسب

يُعد تسجيل نفقات الرعاية الصحية العامة في سجل المزايا وسيلة تحكم مهمة ضد نفقات الرعاية الصحية العامة التي قد تنطوي على فساد، وذلك للأسباب التالية:

• إذا كان الموظفون على علم بأنهم بحاجة إلى تسجيل المساعدة الإنسانية العالمية المقدمة أو المستلمة، فمن المرجح أن يكونوا أكثر حذراً بشأن الظروف والقيمة.   
• يمكن فحص السجل من قبل مدير الامتثال ومديري الخطوط والمراجعة الداخلية وما إلى ذلك الذين يمكنهم تحديد أي اتجاهات مثيرة للقلق (على سبيل المثال مدير المشتريات الذي يتلقى معلومات بيئية عامة أكثر من اللازم من الموردين، أو مدير المبيعات الذي يقدم معلومات بيئية عامة أكثر من اللازم إلى مدير العملاء).
• يُعدّ عدم تسجيل الموظفين مخالفة تأديبية. لذلك، على سبيل المثال، إذا لم يُسجّل مدير مشتريات حالات فساد بيئي متكررة من الموردين، ولكنه أنكر وجود أي نية فساد، يُمكن تأديبه لعدم تسجيله، حتى في غياب دليل على وجود نية فساد.
• لدى بعض المؤسسات سجلّ نفقات الصحة العامة (GHE) يُسجّل فيه جميع نفقات الصحة العامة، مهما كانت قيمتها، سواءً كانت مُقدّمة أو مُستلمة. ومع ذلك، بالنسبة للعديد من المؤسسات، يجب أن تُمرّر نفقات الصحة العامة المُقدّمة عبر سجلّ نفقات الموظفين أو أيّ ضوابط محاسبية أخرى، وبالتالي تُسجّل في هذا القسم من الحسابات. في هذه الحالة، وكان من السهل تحديد موقع هذه السجلات والتحقق منها (مثلاً من قِبل مدير الامتثال أو التدقيق الداخلي)، لا تحتاج المؤسسة إلى نظام تسجيل مُكرّر (نظام تسجيل نفقات ونظام تسجيل نفقات الصحة العامة). يُمكن لنظام تسجيل نفقات المؤسسة أن يقوم بكلا الدورين.  
• ولمنع الإفراط في التسجيل، يمكن للمنظمة السماح باستثناء تسجيل الحد الأدنى؛ أي أن الموظفين ليسوا مضطرين لتسجيل أحداث بيئية عامة بسيطة للغاية، مثل:
  • القهوة والشاي والسندويشات وغيرها من المرطبات الخفيفة أثناء اجتماع العمل (سواء تم تقديمها في مكان الاجتماع أو في مقهى/مقهى قريب)؛
  • الهدايا أو التذكارات ذات العلامة التجارية للشركة والتي لا قيمة لها (مثل أجهزة USB والأقلام والتقويمات وصور الاجتماعات).

(13) النظر في السماح بالانحرافات عن القواعد المذكورة أعلاه في الظروف القانونية والاستثنائية

خذ بعين الاعتبار السماح بالانحرافات عن القواعد المذكورة أعلاه في ظروف استثنائية، ولكن فقط إذا كانت قانونية وموافق عليها من قبل مدير الامتثال. لا يمكن لسياسة GHE ذات الحدود المالية المحددة أن تتوقع التعامل مع جميع الظروف المحتملة. قد تكون هناك ظروف استثنائية غير فاسدة حيث يكون الانحراف عن هذه السياسة مطلوبًا. في هذه الحالة، يجب طلب الموافقة على الانحراف مسبقًا من مدير الامتثال (وإذا كان ذلك مناسبًا من مدير أول إضافي). يجب توثيق أسباب الطلب والموافقة، ويجب أن يقتنع مدير الامتثال بأن GHE مناسب، وغير فاسد، ولا يمكن اعتباره فاسدًا بشكل معقول. عندما يكون المدير الذي يتمتع بسلطة الموافقة على الانحراف هو المانح أو المستفيد، يجب على المدير التأكد من أن مديرًا أول آخر يوافق على الانحراف.