(1) ما هو سفر العملاء والمسؤولين العموميين؟

سفر العميل أو المسؤول الحكومي هو عندما تدفع المؤسسة تكاليف السفر والنفقات المتعلقة به لموظف أو مسؤول حكومي. في هذه الحالة، ثمة خطر من أن يكون دفع المؤسسة لهذه النفقات محاولة للتأثير بشكل غير لائق، أو قد يُنظر إليه على أنه محاولة للتأثير بشكل غير لائق، على الموظف أو المسؤول الحكومي لاتخاذ قرار لصالح المؤسسة.

من الأمثلة على ذلك تقديم المؤسسة عرضًا لعميل في بلد آخر لتصنيع وتوريد وتركيب معدات له. وكجزء من إجراءات تقييم العرض، قد يرغب العميل في إرسال بعض المديرين لزيارة مصنع المؤسسة للتأكد من كفاية إجراءات مراقبة الجودة. ويطلب العميل من المؤسسة دفع تكاليف سفر هؤلاء المديرين. وقد يُسبب هذا صعوبات، إذ قد يصعب التأكد من نوايا مديري العميل.

• قد يكونون يسعون حقًا إلى التحقق من جودة المنظمة، ولن يتأثروا بشكل غير لائق بقيام المنظمة بدفع تكاليف رحلتهم والتكاليف ذات الصلة.
• قد يكونون يسعون بالفعل إلى التحقق من جودة المنظمة، ولكن قد يتأثرون بشكل غير لائق إذا دفع أحد مقدمي العطاءات المتنافسين ثمن السفر على درجة الأعمال والفنادق ذات الخمس نجوم والضيافة الباذخة، وقام مقدم عطاء متنافس آخر بنقلهم في الدرجة الاقتصادية، ووضعهم في سكن أقل جودة مع ضيافة محدودة.
• قد لا يكون لديهم نية حقيقية للتأكد من الجودة، وهم فقط يفرضون هذا الشرط على مقدمي العطاءات من أجل الحصول على فرص السفر إلى الخارج.
• قد تُطلب من المنظمة متطلبات إضافية تتجاوز ما هو ضروري للتفتيش. على سبيل المثال:
  • لدفع تكاليف الرحلات الجوية والفندق لأفراد الأسرة
  • دفع تكاليف الفنادق والوجبات لمدة أطول من المدة اللازمة للزيارة.
  • لدفع تكاليف الفنادق والوجبات في مكان مختلف عن المكان الذي يقع فيه المصنع.

في المثال أعلاه، من المحتمل أن تتحمل المنظمة تكاليف مديري العميل (لأنها قد لا تفوز بالعقد، وقد لا تكون قد أدرجت تكاليف السفر هذه في سعر العقد). يختلف الوضع إذا كانت المنظمة، كجزء من نطاق عمل العقد، ملزمة بدفع تكاليف سفر مدير العميل لتفقد تصنيع المعدات الفعلية في المصنع. في هذه الحالة، عادةً ما تكون المنظمة قد أدرجت تكلفة السفر في سعر العقد، لأنها جزء من نطاق العمل، وبالتالي فإن الواقع هو أن العميل يدفع تكلفة السفر (ولكن من خلال آلية العقد). ومع ذلك، حتى لو تم تضمين السفر في السعر، فهناك خطر إذا قدمت المنظمة جودة سفر وإقامة أعلى مما هو منصوص عليه في العقد، وإذا كان مدير العميل مسؤولاً عن الموافقة على جودة المنظمة.

ونظراً لخطر الفساد الذي قد ينجم عن توفير المنظمة لتكاليف السفر أو التكاليف ذات الصلة لموظفي العملاء أو المسؤولين العموميين، أو اعتبار ذلك فساداً، يتعين على المنظمة تنفيذ ضوابط كافية على سفر العملاء والمسؤولين العموميين.

ينبغي التمييز بين الحالات المذكورة أعلاه والحالات التي تُعيّن فيها المنظمة، على سبيل المثال، مستشارًا لتقديم خدمات لها، وتتفق في عقد التعيين على دفع نفقات السفر والإقامة والطعام المعقولة للمستشار. تُعدّ نفقات المستشار هذه التزامًا تعاقديًا، ومن المرجح أن تندرج ضمن الضوابط التجارية للمنظمة (بما في ذلك ضوابط مكافحة الفساد ذات الصلة بتعيين المستشار وإدارته)، وليس ضمن سياسة سفر العملاء والمسؤولين الحكوميين في المنظمة.

(2) ما هي أنواع المدفوعات التي تقوم بها منظمة سفر العملاء والمسؤولين الحكوميين والتي من غير المرجح أن تعتبر فاسدة؟

وفيما يلي أمثلة على الحالات التي يُحتمل فيها اعتبار الدفع من جانب المنظمة لسفر العملاء والمسؤولين الحكوميين بمثابة فساد:

• ترغب إحدى المؤسسات في الانضمام إلى قائمة تأهيل العميل المسبق كمورد معتمد. من المتطلبات الرسمية للتأهيل المسبق للعميل أن يقوم أحد مفتشي الجودة التابعين له بتفتيش مصنع المؤسسة، وأن تتحمل المؤسسة التكاليف. تدفع المؤسسة تذكرة طيران من الدرجة السياحية لمفتش واحد، وإقامة فندقية مناسبة لليلتين (الليلة السابقة للتفتيش وليلة التفتيش)، وتكاليف سيارة أجرة المطار للمفتش، وتصطحبه إلى عشاء عمل مناسب في كلتا الليلتين. تتم الموافقة على برنامج الرحلة والتكاليف مسبقًا من قِبل مدير العميل الذي يرأس المفتش.
• فازت إحدى المؤسسات بعقد. يتضمن جزء من نطاق عمل العقد، والذي أدرجت المؤسسة بندًا مُسعَّرًا فيه، دفع تكاليف سفر معقولة لمسؤول حكومي من إدارة الأشغال العامة لفحص المعدات في مصنع المؤسسة قبل شحنها. تكاليف السفر والوقت المحددان في العقد معقولان ومتناسبان مع متطلبات الفحص. المفتش مؤهلٌ تأهيلاً مناسبًا لهذا الدور. تدفع المؤسسة هذه التكاليف كما هو محدد في العقد. بالإضافة إلى ذلك، تدعو المؤسسة المفتش إلى عشاء عمل بتكلفة معقولة.

(3) ما هي أنواع المدفوعات التي تقوم بها منظمة سفر العملاء والمسؤولين الحكوميين والتي من المرجح أن تعتبر فاسدة؟

وفيما يلي أمثلة على الحالات التي يُحتمل فيها اعتبار الدفع من جانب المنظمة لسفر العملاء والمسؤولين الحكوميين بمثابة فساد:

• يقع الفرع التابع لمنظمة في دولة X، ويتقدم بعطاء لتقديم خدمات في الموقع في دولة X. يطلب المسؤولون العموميون من دولة X الذين يديرون العطاء زيارة الشركة الأم للفرع والتي يوجد مقرها في دولة Y لمدة يوم واحد، ويطلبون أن يتم دفع نفقات زيارتهم لمدة خمسة أيام إلى دولة Y من قبل الشركة الفرعية أو الشركة الأم.
  • ما لم تكن هناك مسألة عمل حقيقية وضرورية تستدعي مناقشتها مع الشركة الأم، فقد تبدو الزيارة برمتها محاولة من المسؤولين الحكوميين للحصول على رحلة خارجية مدفوعة التكاليف بالكامل. وقد يدفع دفع الشركة الفرعية أو الشركة الأم لهذه الزيارة المسؤولين الحكوميين إلى ممارسة الفساد، أو يُنظر إليهم على أنهم يمارسون هذا النفوذ.
  • في حالة تمكن المنظمة من إقناع نفسها بشكل معقول بأن الزيارة ضرورية، ومن غير المرجح أن يُنظر إليها على أنها فاسدة، فيجب أن يقتصر دفع النفقات على الوقت اللازم للزيارة (أي يوم إلى يومين)، وعلى عدد المسؤولين الضروريين.
• يحتاج مفتش حكومي إلى زيارة مصنع المنظمة للموافقة على إجراءات الجودة. ويطلب المفتش من المنظمة دفع تكاليف تذاكر الطيران والفنادق لزوجته وأطفاله. وبينما قد يكون دفع المنظمة لنفقات المفتش المعقولة (بناءً على العوامل المذكورة أعلاه) مشروعًا، فإن دفع المنظمة لنفقات الأسرة قد يكون فاسدًا، أو يُنظر إليه على أنه فاسد.

(4) الضوابط والعوامل

ينبغي للمنظمة أن تنفذ ضوابط فعالة على دفع تكاليف سفر العملاء والمسؤولين الحكوميين، وذلك لتقليل مخاطر تقديم الدفع بطريقة فاسدة، أو اعتباره بمثابة تقديم بطريقة فاسدة.

وفيما يلي الضوابط الموصى بها، وبعض العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار عند تنفيذ هذه الضوابط.

(1) بيان القيد في السياسة

إذا كان دفع تكاليف سفر العميل أو المسؤول العام من قبل المنظمة محظورًا أو مقيدًا كليًا أو جزئيًا من قبل المنظمة أو بموجب القانون، فيجب بيان الحظر في سياسة المنظمة.

(2) النظر في النية وراء دفع تكاليف السفر

لا يجوز للمنظمة تقديم تكاليف سفر للعملاء أو المسؤولين العموميين إذا كان من الممكن أن يكون الهدف من ذلك التأثير على شخص ما للتصرف بشكل غير لائق.

(3) النظر في الإدراك

لا تدفع تكاليف السفر إذا كان من الممكن اعتبارها فسادًا. هناك اختباران شائعان لإدراك ذلك:

• اختبار الصحيفة. هل من المرجح أن تُعلن الصحيفة عن المبلغ؟ وإذا فعلت، فما هو الانطباع العام؟
• اختبار المدعي العام. إذا أدى الدفع إلى نتيجة فاسدة، ما أدى إلى مقاضاة، فكيف ستشرح الدفع أمام المدعي العام في المحكمة؟ هل سيكون تفسيرك مقنعًا للقاضي أو هيئة المحلفين؟

(4) التأكد من السماح بدفع هذه النفقات

تأكد من أن دفع هذه النفقات مسموح به بموجب إجراءات العميل أو الجهة الحكومية، والقوانين واللوائح المحلية. العديد من هيئات ومؤسسات القطاع العام التي تشتري سلعًا أو خدمات لا تسمح للجهة المتقدمة للعطاءات بدفع تكاليف سفر موظفيها ونفقات السفر ذات الصلة، وذلك لتجنب أي فساد فعلي أو مفترض.

(5) التأكد من أن السفر ضروري

التأكد من أن السفر ضروري لأداء مهام ممثل العميل أو المسؤول الحكومي على النحو الأمثل (مثلاً، لتفقد إجراءات الجودة الخاصة بالمؤسسة في مصنعها). ويتألف هذا من ثلاثة عناصر: (أ) ضرورة الزيارة؛ و(ب) أن يكون الشخص (أو الأشخاص) الزائر (أو الأشخاص الزائرون) الشخص (أو الأشخاص) المناسب (أي الشخص المكلف بتفتيش الجودة)؛ و(ج) أن يكون عدد الزائرين مناسباً لغرض الزيارة.

(6) التأكد من إخطار صاحب عمل المستفيد مسبقًا

تأكد من إخطار صاحب العمل أو المشرف على موظفي العميل أو الموظف الحكومي مسبقًا بالسفر والضيافة المُراد تقديمها. هذا يُساعد على ضمان موافقة العميل أو جهة القطاع العام على الزيارة، وليست زيارةً لشخصٍ يُحاول ترتيب زيارة غير مُصرّح بها.

(7) التأكد من أن المدفوعات معقولة

يجب أن تقتصر المدفوعات على نفقات السفر والإقامة والطعام الضرورية المرتبطة مباشرةً ببرنامج سفر معقول. على سبيل المثال، إذا زار الموظف الحكومي المصنع ليوم واحد، ولكنه يبقى في بلد المنظمة لمدة أسبوع. في هذه الحالة، يمكن للمنظمة أن تتحمل تكاليف الرحلة، وتكاليف الفندق والطعام للفترة اللازمة مباشرةً للزيارة (بما في ذلك، إن أمكن، الليلة السابقة وليلة الزيارة). ولا تتحمل المنظمة أي تكاليف أخرى للفندق والطعام لبقية مدة الإقامة.

(8) الحد من الضيافة والترفيه المصاحبين إلى مستوى معقول

ينبغي أن تقتصر الضيافة والترفيه المصاحبين على مستوى معقول وفقًا لسياسة المنظمة المتعلقة بالهدايا والضيافة والترفيه.

(9) منع دفع نفقات الزوج أو الأبناء أو غيرهم من أفراد الأسرة.

(10) حظر دفع نفقات العطلات أو الترفيه

(11) يتطلب الحصول على موافقة مسبقة من مدير الامتثال على الدفع

يُشترط الحصول على موافقة مسبقة من مدير الامتثال (وإذا لزم الأمر، من مدير أول إضافي). يجب توثيق أسباب الطلب والموافقة، ويجب أن يكون مدير الامتثال مقتنعًا بأن الدفع مناسب، وغير فاسد، ولا يمكن اعتباره فاسدًا بشكل معقول. 

(12) يتطلب تسجيل المدفوعات المقدمة بشكل مناسب

ينبغي تسجيل المدفوعات المتعلقة بسفر العملاء والمسؤولين الحكوميين في سجل أو سجل مناسب آخر.

(13) اتخاذ إجراء إذا لم تتمكن المنظمة من التأكد بشكل معقول من أن دفع هذه النفقات ليس فاسدًا

إذا لم تتمكن المؤسسة من الاقتناع بشكل معقول بأن دفع هذه النفقات ليس فسادًا، أو من غير المرجح أن يُنظر إليه على أنه فساد، فهذا لا يعني عدم إمكانية زيارة العميل أو المسؤول الحكومي. هذا يعني فقط أن المؤسسة لا تستطيع تحمل تكاليف الزيارة. ينبغي على المؤسسة بعد ذلك أن توضح بطريقة دبلوماسية للموظف أو المسؤول الحكومي أن زيارته مرحب بها للغاية، ولكن نظرًا للقوانين والسياسات المعمول بها، لا تستطيع المؤسسة دفع هذه النفقات، لذا سيتعين على العميل أو جهة القطاع العام تحملها.