يقدم هذا القسم إرشادات فيما يتعلق بشرط أن تقوم المنظمة بتنفيذ ضوابط مالية تقلل من مخاطر الفساد من قبل المنظمة أو نيابة عنها أو ضدها (التدبير 15 من برنامج مكافحة الفساد للمنظمات ).

الضوابط المالية هي أنظمة وعمليات إدارية تُطبّقها المؤسسة لضمان إدارة شؤونها المالية على نحو سليم. تهدف هذه الضوابط المالية في المقام الأول إلى ضمان استخدام الموارد المالية للمؤسسة وحمايتها وتسجيلها على نحو سليم، وعدم صرفها إلا للموظفين أو شركاء العمل المعينين قانونيًا نظير عمل مشروع أُنجز على نحو سليم. تمتلك معظم المؤسسات ضوابط مالية قائمة بالفعل تتوافق مع معايير المحاسبة المُعتمدة بشكل مستقل، وتخضع لتدقيق مستقل. كما يتعين على المؤسسات المدرجة في أسواق الأوراق المالية الامتثال لمتطلبات الرقابة المالية لسوق الأوراق المالية. لذا، فإن الغرض من هذه الضوابط أوسع بكثير من مجرد منع الفساد. ومع ذلك، يمكن أن يكون لهذه الضوابط أيضًا تأثير مضاد للفساد، وينبغي للمؤسسة، عند تصميمها وتنفيذها، أن تُراعي فعاليتها في الحد من مخاطر الفساد.

من منظور مكافحة الفساد، ينبغي للمنظمة إجراء تقييم لمخاطر الفساد التي تواجهها (انظر: تقييم مخاطر الفساد في المنظمة )، ثم تقييم مدى فعالية ضوابطها المالية الحالية في الحد من هذه المخاطر. كما ينبغي للمنظمة النظر فيما إذا كان تعزيز الضوابط المالية من شأنه أن يساهم في الحد من المخاطر المُقَيَّمة أو تقليلها بشكل أكبر، وفي حال كان الأمر كذلك، ينبغي تعزيز هذه الضوابط بما يتناسب مع الوضع.

فيما يلي قائمة بالضوابط المالية التي قد يكون لها أثر إيجابي في مكافحة الفساد. لا تهدف هذه القائمة إلى حصر جميع الضوابط الممكنة، إذ يعتمد نوع الضوابط ومدى تطبيقها على المنظمة ومخاطر الفساد التي تواجهها. قد يوجد أحيانًا تداخل بين هذه الضوابط المالية الموصى بها وضوابط أخرى موصى بها في صفحات أخرى على موقع GIACC الإلكتروني (مثل الضوابط التجارية ، وضوابط المشتريات ، وعملية صنع القرار ). لا يهم تصنيف الضوابط الإدارية التي تتعامل معها المنظمة في هذه المسائل، طالما يتم التعامل معها بشكل مناسب ومعقول ومتناسب.

(1) يجب أن يتم منح الموافقة من قبل شخص أو أشخاص ذوي أقدمية مناسبة

إن الموافقة على الإنفاق والدفع فيما يتعلق بالمعاملات التي تنطوي على مخاطر فساد أكثر من منخفضة يجب أن تتطلب موافقة مدير (مديرين) من ذوي الأقدمية المناسبة (انظر عملية صنع القرار ).

(2) يجب أن يتم الموافقة من قبل عدد كاف من الأشخاص

يتطلب الإذن بالإنفاق والدفع في المعاملات التي تنطوي على مخاطر فساد تتجاوز المستوى المنخفض موافقة أكثر من مدير مختص. وفي حالة المعاملات ذات مخاطر الفساد العالية، قد يُطلب موافقة مجلس الإدارة. ويجوز للمنظمة أن تقرر أن المعاملات الصغيرة ذات المخاطر المنخفضة لا تحتاج إلى موافقة ثانية (انظر عملية صنع القرار ). ولا تُمنح هذه الموافقات إلا بعد إجراء الفحوصات والتحقيقات اللازمة. فعلى سبيل المثال، إذا رغب مدير في دفع رشوة نيابةً عن المنظمة، أو استرداد رشوة دفعها من ماله الخاص، فسيتعين عليه الحصول على تمويل من المنظمة. ويقل خطر حدوث ذلك إذا كان مدير ثانٍ مُلزمًا بالتوقيع على الطلب، ومُلزمًا بإجراء تحقيقات معقولة حول الغرض من الدفع، والتحقق من المستندات الداعمة. ورغم إمكانية كذب المدير بشأن المعاملة وتزويره للمستندات، إلا أن ذلك يُصعّب الأمر مقارنةً بإمكانية موافقة المدير على الدفع دون توقيع ثانٍ.

(3) حيثما كان ذلك مناسبًا، يجب أن يكون هناك فصل في الواجبات بين الموافقين

فيما يتعلق بالمعاملات التي تتجاوز مخاطر الفساد المنخفضة، لا ينبغي أن يتمكن موظفو القسم أو الوظيفة نفسها من بدء عملية الدفع والموافقة عليها في آنٍ واحد. لذلك، بالإضافة إلى اشتراط توقيعين وفقًا للفقرة 2 أعلاه، يمكن للمؤسسة ضمان أن يكون التوقيع الثاني من قسم أو وظيفة مختلفة. هذا يقلل من خطر التآمر بين المديرين (مثل خطر أن تؤثر مكافأة مبنية على نجاح القسم أو الوظيفة بشكل فاسد على مديرين من نفس القسم أو الوظيفة).

(4) التأكد من أن تعيين المستفيد والعمل أو الخدمات أو الإمدادات التي تم تنفيذها تمت الموافقة عليها من قبل آليات الموافقة ذات الصلة في المنظمة

إضافةً إلى وجود آليات موافقة مناسبة لتعيين شريك تجاري (انظر ضوابط المشتريات )، ينبغي أن يكون لدى المنظمة إجراءات للتحقق من أن الشريك التجاري قد أنجز العمل فعلياً وبكفاءة (انظر الضوابط التجارية ). ومن منظور الرقابة المالية، لا يجوز صرف أي مبلغ للشريك التجاري إلا إذا كان لدى الإدارة المالية ما يثبت أن التعيين والعمل المنجز قد تمت الموافقة عليهما بشكل صحيح وفقاً لضوابط المشتريات والضوابط التجارية للمنظمة.

(5) يتطلب إرفاق المستندات الداعمة المناسبة بموافقات الدفع

ينبغي أن يكون الشخص (أو الأشخاص) الذي يوافق على الدفعة المعنية قادرًا على الاطلاع بسهولة على وثائق الموعد والموافقة المناسبة، ليتمكن من التحقق من صحة الدفعة من خلال ظاهرها. لذلك، يجب إرفاق الوثائق بطلب الدفع، أو أن تكون سهلة الوصول (مثلاً، عبر نظام ملفات إلكتروني).

(6) تقييد استخدام النقد وتنفيذ تدابير فعالة للسيطرة على النقد

إذا كان النقد متاحًا بسهولة (مثلًا في صندوق النقد بالموقع، أو باستخدام بطاقات الخصم الخاصة بالشركة)، فإن ذلك يُسهّل على المدير دفع الرشوة نقدًا دون الحاجة إلى المرور بإجراءات الموافقة المذكورة أعلاه قبل الدفع. ولن تتمكن المؤسسة من إيقاف الدفعة إذا اكتُشفت بعد دفعها. كما قد يصعب تحديد هوية المستلم أو إثبات استلامه (وهو أمر أسهل بكثير عند استخدام التحويلات المصرفية). لذلك، يُفضّل التوقف عن استخدام النقد من قِبل المؤسسة، أو على الأقل تقييده بدفعات صغيرة جدًا وفرض رقابة صارمة عليه.

(7) كن حذرًا بشأن المدفوعات إلى السلطات القضائية الخارجية

تجنب الدفع إلى الولايات القضائية الخارجية، ما لم تكن هناك أسباب مشروعة وجيهة لموقع الدفع هذا.

(8) التحقق من موقع المستفيد

تأكد من أن المدفوعات تتم إلى المستفيد في نفس الموقع الذي يقيم فيه المستفيد و/أو يزاول فيه أعماله، ما لم تكن هناك أسباب مشروعة وجيهة للدفع إلى ولاية قضائية أخرى.

(9) التأكد من أن تصنيفات الدفع والأوصاف في الحسابات دقيقة وواضحة

يمكن إخفاء الرشاوى في الحسابات عن طريق وصفها زورًا بأنها عمولات أو رسوم أو نفقات. لذلك، ينبغي تصنيف ومراقبة النظام المحاسبي للمؤسسة بعناية لضمان وصف جميع المدفوعات وتسجيلها بدقة. في حال اكتشاف المؤسسة دفع رشوة أو تسهيلات مالية، يجب تصنيفها بشكل منفصل في الحسابات ريثما تتخذ المؤسسة الإجراءات المناسبة للتحقيق في الأمر ومعالجته، حتى لا تُرتكب أي مخالفة محاسبية. تجدر الإشارة إلى أنه في العديد من الولايات القضائية، قد يُشكل الوصف الخاطئ لقيد في الحسابات جريمة جنائية.

(10) تنفيذ المراجعة الإدارية الدورية للمعاملات المالية الهامة

ينبغي على المنظمة تطبيق عملية مراجعة إدارية للمعاملات المالية المهمة. على سبيل المثال، يُمكن لمدير المشروع ومدير المالية المسؤول فحص المعاملات المهمة شهريًا باستخدام نموذج. ويُمكن لمدير المالية استجواب مدير المشروع بشأن هذه المعاملات (مثل: كيف تم اختيار المقاول أو المورد؟ ما نطاق عمله؟ هل تم تحقيق المرحلة التي استحق عندها الدفع بشكل مُرضٍ؟).

(11) تنفيذ التدقيق المالي الدوري

ينبغي على المنظمة تطبيق تدقيق مالي مناسب لعملياتها ونفقاتها. ويمكن أن يكون هذا التدقيق إما داخليًا أو خارجيًا. وفي العديد من الولايات القضائية، يُعدّ التدقيق الخارجي إلزاميًا.

أمثلة على نجاح تطبيق الضوابط المالية في منع الفساد

وفيما يلي ثلاثة أمثلة لكيفية نجاح تشغيل مزيج من بعض الضوابط المالية المذكورة أعلاه وضوابط المشتريات والتجارة في المنظمة في منع فعل فساد محتمل:

مثال 1: 

يرغب مدير مبيعات المنظمة في الحصول على عقد لها، ويوافق على دفع رسوم سرية وغير قانونية قدرها 100,000 دولار أمريكي لمسؤول حكومي مقابل موافقته على العقد. يطلب مدير المبيعات من قسم الحسابات في المنظمة دفع 100,000 دولار أمريكي إلى حساب مصرفي يُعيّنه المسؤول. تمنع الضوابط المالية للمنظمة دفع هذا المبلغ من قِبل قسم الحسابات إلا في الحالات التالية:

1. بعد اتباع عملية شراء سليمة، تم إبرام عقد مع المستفيد من قبل قسم المشتريات في المنظمة، والذي تمت الموافقة عليه من قبل اثنين من مديري المنظمة الذين لديهم سلطة الموافقة على عقود بقيمة 100,000 دولار؛ و
2. قام مديران من قسم العمليات في المنظمة بالتوقيع على وثيقة مناسبة تفيد بأن المستفيد قد أنجز عملاً بقيمة لا تقل عن 100,000 دولار وأن الدفع مستحق؛ و
3. تم تقديم فاتورة من قبل المستفيد، تظهر نفس اسم المستفيد والمبلغ المذكور في العقد وموافقة العمل؛ و
4. نسخة من العقد وموافقة العمل مرفقة بالفاتورة، أو متاحة للاطلاع عليها على نظام الإدارة عبر الإنترنت الخاص بالمنظمة؛ و
5. قام اثنان من المفوضين بالتوقيع (أحدهما من قسم الحسابات والآخر من المدير) بالتوقيع على موافقة الدفع، بعد مراجعة الفاتورة والعقد وموافقة العمل، والتحقق من صحة المستندات ومن أن الموقعين المعنيين قد وافقوا على تلك المستندات.

لا يجوز لقسم المشتريات إبرام أي عقد دون وجود حاجة تجارية مشروعة لأعمال أو خدمات مشروعة، ودون اتباع إجراءات تنافسية (انظر ضوابط المشتريات والضوابط التجارية ). في هذه الحالة، لم تكن هناك أعمال أو خدمات مشروعة، ولم تكن لتُجرى عملية شراء تنافسية. كما لا يجوز لقسم العمليات الموافقة على أي عمل مُنجز إلا بعد تقديم أعمال أو خدمات تجارية مشروعة بالفعل. وفي هذه الحالة، لم تُقدم هذه الأعمال أو الخدمات. لذلك، ما لم يتفق جميع المديرين المعنيين المذكورين أعلاه، مع علمهم بالظروف، أو ما لم يتقاعس بعضهم عن أداء واجبهم في المراجعة، فمن المستبعد جدًا أن ينجح مدير المبيعات في تحصيل المبلغ المستحق للموظف نظرًا لقوة ضوابط المنظمة.

مثال 2: 

يُطلب من مدير موقع في مؤسسة دفع مبلغ 100 دولار أمريكي كتسهيلات جمركية لموظف الجمارك لتخليص معدات المؤسسة. يدفع المدير من ماله الخاص، ويحاول المطالبة باسترداد المبلغ من المؤسسة. تحظر المؤسسة دفعات التسهيلات، وتشترط أن تكون جميع طلبات الاسترداد النقدي مدعومة بإيصال وأسباب وجيهة. لا يمكن للمدير تقديم أيٍّ منهما، ولن يقوم موظفو الحسابات بسداد أي مبلغ من هذا النوع شريطة أن يكون موظفو الحسابات على دراية. لذلك، للحصول على التعويض، سيحتاج المدير إلى تلفيق إيصال وسبب، وهو أمر ممكن، ولكنه أقل احتمالًا لأنه يجب أن يكون على دراية بأنه سيرتكب احتيالًا على المؤسسة.

مثال 3

يواجه مدير عقود المؤسسة صعوبة في الحصول على موافقة أحد عملائها على تغيير في العرض. يصطحب جميع مديري مواقع العميل إلى مطعم وملهى ليلي فاخر، بتكلفة 250 دولارًا للشخص الواحد، ظنًا منه أن هذا الترفيه سيساعد على تحسين العلاقات الشخصية مع مديري العميل، وبالتالي المساعدة في التفاوض على التغيير. يدفع المدير باستخدام بطاقة ائتمان شركته. يتعارض هذا الترفيه مع سياسة الهدايا والضيافة في المؤسسة، التي تحظر جميع أنواع (1) الضيافة التي تزيد تكلفتها عن 50 دولارًا للشخص الواحد، (XNUMX) الضيافة التي قد تؤثر بشكل غير لائق على نتيجة العقد، و(XNUMX) الترفيه في ملهى ليلي. يحدد قسم الحسابات في المؤسسة النفقات على فاتورة بطاقة ائتمان الشركة في مراجعته في نهاية الشهر. يستفسرون من المدير. يتم إجراء تحقيق. يثبت أن المدير قد خالف سياسة المؤسسة، ويتم اتخاذ إجراءات تأديبية بحقه. لم يصدر العميل التغيير المعني، وبالتالي لم تسفر هذه الترفيه عن أي نتائج. يتم إرسال بريد إلكتروني إلى جميع الموظفين لتحذيرهم من هذا النوع من الحوادث. في هذه الحالة، مع أن الضوابط المالية لم تمنع وقوع الحادث، إلا أنها سمحت باكتشافه، ومكّنت المؤسسة من التصرف على النحو المناسب. [يُرجى ملاحظة أنه في هذه الحالة، قد تحتاج المؤسسة إلى استشارة قانونية للتأكد مما إذا كان هذا الترفيه قد انتهك القانون المعمول به، وإذا كان الأمر كذلك، فما هي الإجراءات التي يتعين على المؤسسة اتخاذها بالإضافة إلى ما سبق. على سبيل المثال، إخطار العميل، و/أو إخطار السلطات].