يقدم هذا القسم إرشادات فيما يتعلق بالضوابط التي يجب على المنظمة تنفيذها بهدف ضمان امتثال موظفي المنظمة، قدر الإمكان، لسياسة وبرنامج مكافحة الفساد (التدبير 7 من برنامج مكافحة الفساد للمنظمات ).

تتعرض المنظمات لخطر تحمل المسؤولية الجنائية و/أو المدنية عن الفساد من خلال تصرفات موظفيها (مديريها، أو مسؤوليها، أو موظفيها، أو عمالها (سواءً بدوام كامل أو جزئي، دائمين أو مؤقتين)). وبالمثل، قد يُطلب من الموظفين، أثناء عملهم، أو يُشجعون من قِبل أصحاب العمل على الانخراط في معاملات فاسدة بهدف كسب أعمال أو تحقيق ربح أكبر، أو قد يُوضعون في ظروف تُعرّضهم للفساد. قد ينطوي التورط في الفساد على مسؤولية جنائية ومدنية لكل من المنظمة والموظفين. كما قد يُلحق ضررًا لا يُمكن إصلاحه بسمعة المنظمة أو الموظفين وفرص العمل والوظائف لديهم. لذلك، من المهم للمنظمة أن تضمن، قدر الإمكان، امتثال موظفيها لسياسة وبرنامج مكافحة الفساد. ومع ذلك، من المهم أيضًا، من وجهة نظر الموظفين، أن يعملوا في منظمات أخلاقية، لا تُجبرهم على التصرف بشكل فاسد، وتحمي من يتخذون خطوات لتجنب الفساد أو الإبلاغ عنه.

وتتعلق التوصيات التالية بأي موظف قد يتعرض للفساد أو يكون عرضة له أثناء عمله.

التحقق من هوية الموظفين

ينبغي فحص الموظفين المحتملين الذين قد يشكلون خطر فساد على المؤسسة، بدرجة تتجاوز الانخفاض، قبل توظيفهم للتأكد، قدر الإمكان، من ملاءمة توظيفهم ومن التزامهم بسياسة وبرنامج مكافحة الفساد في المؤسسة. يُعدّ موظفو المؤسسة المسؤولون عن اتخاذ القرارات المتعلقة بشركاء العمل أكثر عرضة للفساد، مثل الموظفين الذين يعملون في أيٍّ من المجالات التالية: طرح مناقصات الأعمال أو الخدمات؛ منح العقود للمقاولين من الباطن والموردين؛ إدارة المشاريع؛ الموافقة على الأعمال والمواد والخدمات؛ وإصدار شهادات ودفع مستحقات المقاولين والاستشاريين والمقاولين من الباطن والموردين.

وقد يتضمن هذا التحقق إجراءات مثل:

• ناقش سياسة المنظمة لمكافحة الفساد مع الموظفين المحتملين أثناء المقابلة، وقم بتقييم ما إذا كانوا يبدو أنهم يفهمونها، ويقبلون أهمية الامتثال لها، ويفهمون كيف قد يؤثر ذلك على دورهم المحتمل في المنظمة.
• التحقق من هوية الموظفين وحقهم في العمل في البلد المعني، من خلال التحقق من جواز سفر الموظف ورخصة القيادة، وإذا لزم الأمر، التأشيرة أو تصريح العمل.
• اتخاذ خطوات معقولة للتحقق من صحة مؤهلات الموظفين. على الموظفين المحتملين تقديم معلومات ذات صلة بالمؤسسة (مثل نسخ من شهاداتهم أو أي مؤهلات أخرى). على المؤسسة التحقق من صحة بيانات مؤهلات الموظفين المحتملين (مثلاً، الجامعة أو الكلية المعنية).
• اتخاذ خطوات معقولة للحصول على مراجع مُرضية من أصحاب العمل السابقين للموظف المُحتمل. ينبغي طلب المراجع كتابيًا. فيما يتعلق بالتعيينات العليا أو ذات المخاطر العالية، ينبغي على المؤسسة التحدث هاتفيًا مع أصحاب العمل السابقين للموظف لمحاولة التأكد، قدر الإمكان، من قيام الموظف بالعمل الذي ادّعى أنه قام به، وأنهم كانوا محل ثقة صاحب العمل السابق. قد يتردد أصحاب العمل السابقون في تقديم هذه المعلومات كتابيًا خوفًا من مقاضاتهم إذا كانت المعلومات غير صحيحة. ومع ذلك، يميل الناس إلى تقديم المعلومات بحرية أكبر شفهيًا من الكتابة. إذا ترك الموظف صاحب العمل السابق في ظروف مثيرة للجدل، فقد يشرح صاحب العمل السابق ذلك عبر الهاتف. بدلاً من ذلك، قد يبدو صاحب العمل السابق غير راغب في تقديم أي معلومات عن الموظف أو قد يبدو مُراوغًا في التفاصيل، مما قد يُشير في حد ذاته إلى وجود مشكلة سابقة. من الواضح أن المشكلة مع صاحب العمل السابق قد تكون خطأ صاحب العمل، وليس الموظف، لذا يجب اتخاذ القرار الصائب. النقطة المهمة هي معرفة أكبر قدر ممكن من المعلومات عن الموظفين حتى تتمكن من إصدار حكم معقول حول نزاهة وملاءمة الموظفين المحتملين للمنصب الجديد.
• بالنسبة للموظفين الذين قد يتعاملون مع النقود أو لديهم مسؤوليات مالية أو دفع، يجب إجراء فحص للسجل الجنائي والائتمان قدر الإمكان للتأكد من عدم وجود إدانات سابقة لهم بتهمة عدم الأمانة، وعدم وقوعهم في ديون غير مستدامة أو التخلف عن سداد الديون (مما قد يشجعهم على التصرف بشكل غير أمين).
• فيما يتعلق بتوظيف الموظفين الحكوميين السابقين، ينبغي على المؤسسة الالتزام بأي لوائح حكومية ذات صلة. وقد يشمل ذلك، على سبيل المثال، فترة لا يُسمح فيها للموظفين بالعمل في مجالات مرتبطة بنشاط صاحب العمل السابق.
• ينبغي على المنظمة ضمان ألا يكون توظيف الموظفين الجدد بحد ذاته فسادًا، أو يُنظر إليه على أنه فساد. على سبيل المثال، يجب على المنظمة عدم عرض وظائف على أي موظف:
  • في مقابل قيام هذا الموظف، في وظيفته السابقة، بتفضيل المنظمة بشكل غير لائق؛ أو
  • لكي يتمكن الموظفون الجدد من ضمان معاملة تفضيلية غير لائقة للمنظمة.

شروط التعيين

يجب أن يتضمن عقد العمل أو الوثيقة التي تحتوي على شروط تعيين الموظفين الأحكام التالية (أو أحكام ذات أثر مماثل):

• التزام من جانب الموظفين بالامتثال لسياسة المنظمة وبرنامجها لمكافحة الفساد.
• بندٌ يُخوّل المنظمة اتخاذ إجراءات تأديبية مناسبة ضدّ موظفيها في حال مشاركتهم في أي فعل فساد، أو انتهاكهم لسياسة أو برنامج مكافحة الفساد في المنظمة. انظر أدناه للاطلاع على الإجراءات التأديبية.

توجيه / إعلام الموظفين

بمجرد انضمام موظفين جدد إلى المنظمة، ينبغي اتخاذ خطوات لضمان إلمامهم بسياسة مكافحة الفساد في المنظمة، وفهمهم لكيفية الالتزام بها. وينبغي تزويدهم بنسخة من سياسة مكافحة الفساد، سواءً ورقية أو إلكترونية. وفيما يتعلق بالموظفين الذين قد يشكلون خطر فساد على المنظمة أعلى من المستوى المنخفض، ينبغي أن يعقد مدير مناسب في المنظمة اجتماعًا شخصيًا مع الموظفين الجدد، يشرح فيه لهم ما يلي:

• أهمية الالتزام بسياسة مكافحة الفساد
• إجراءات مكافحة الفساد ذات الصلة بمجال عمل الموظفين
• كيف يمكن للموظفين الإبلاغ عن أي فساد فعلي أو مشتبه به أو قضية قد تؤدي إلى الفساد.

بعد الانتهاء من التوجيه، يجب على المدير التأكد من أن الموظفين يفهمون ويقبلون أهمية الامتثال.

ينبغي على الموظفين التوقيع على إقرار يفيد بأنهم قد استلموا نسخة من السياسة، وقرأوها وفهموها، وأنهم سيلتزمون بها (انظر نموذج إقرار الامتثال والتدبير 4 ( التواصل ) من برنامج مكافحة الفساد ).

بالإضافة إلى ذلك، ينبغي تزويد الموظفين الذين قد يشكلون خطراً أكبر من خطر الفساد المنخفض على المنظمة بالتدريب المناسب من قبل المنظمة في أسرع وقت ممكن بعد انضمامهم إليها (انظر المقياس 8 ( التدريب ) من برنامج مكافحة الفساد ).

تضارب المصالح

يجب على الموظفين الإبلاغ عن أي تضارب فعلي أو محتمل في المصالح للإدارة المعنية، وتسجيل ذلك في سجل تحتفظ به المؤسسة لهذا الغرض. قد يشمل تضارب المصالح، على سبيل المثال، ملكية الموظف أو أحد أفراد عائلته لأحد عملاء المؤسسة أو مورديها.   

إذا كان لدى أي من الموظفين تضارب في المصالح (على سبيل المثال مع العميل أو المورد)، فلا ينبغي عادةً السماح للموظفين بالتدخل الإداري في القرارات المتعلقة بتعاملات المنظمة مع هذا العميل أو المورد. 

بعض تضارب المصالح يكون بعيدًا جدًا عن أن يكون له أي تأثير فعلي. على سبيل المثال، قد يمتلك موظف، من خلال صندوق تقاعد، عددًا صغيرًا نسبيًا من الأسهم في شركة مدرجة في البورصة تتعامل معها المؤسسة. من غير المرجح عمليًا أن يؤدي هذا النوع من ملكية الأقلية البعيدة إلى قيام الموظفين بأي ترتيبات غير مناسبة مع تلك المؤسسة الأخرى، وبالتالي يكونون عادةً مستثنين من سياسات المؤسسة المتعلقة بتضارب المصالح.

اختصاص

ينبغي على المنظمة ضمان امتلاك الموظفين للكفاءة اللازمة للاضطلاع بالمسؤوليات الموكلة إليهم، بناءً على خبرتهم و/أو تدريبهم. وينبغي عليها اتخاذ الخطوات اللازمة لتعزيز كفاءة الموظفين من خلال الإرشاد والتوجيه و/أو التدريب.

الإجراءات التأديبية

ينبغي أن تضع المؤسسة إجراءات تأديبية تُخوّلها اتخاذ الإجراءات التأديبية المناسبة ضد الموظفين الذين يرتكبون أفعال فساد، أو يخالفون سياسة أو برنامج مكافحة الفساد. وينبغي أن تنص هذه الإجراءات التأديبية على إجراء تحقيق من قِبل المؤسسة، يُحقق، قدر الإمكان، في جميع ملابسات القضية، ويُتيح للموظفين فرصةً كافيةً وعادلةً لشرح موقفهم. وينبغي أن تكون أي عقوبة تُفرض على الموظفين بموجب هذه الإجراءات معقولةً ومتناسبةً مع الفعل ذي الصلة. وقد يُؤدي أي انتهاك بسيط لأي إجراء إلى إنذار وتدريب إضافي. وقد يُؤدي الانتهاك الجسيم إلى الفصل. انظر شروط التعيين أعلاه.

لا عقوبة خاطئة 

لا يجوز معاقبة الموظفين (مثل خفض رتبتهم، أو اتخاذ إجراءات تأديبية ضدهم، أو نقلهم، أو فصلهم) لرفضهم المشاركة في فرصة عمل، أو رفضهم لها، إذا ارتأوا، بحسن نية وعقلانية، وجود خطر فساد غير مقبول فيها. كما لا يجوز معاقبة أي موظف لإبلاغه بحسن نية عن أي فساد فعلي أو مشتبه به.

المكافآت والأهداف

ينبغي مراجعة مكافآت الأداء وأهداف الأداء وعناصر التحفيز الأخرى للأجور بشكل منتظم من قبل مدير مناسب للتأكد من وجود ضمانات معقولة لمنع هذه العناصر من تشجيع الفساد.

بعض أنواع مكافآت الأداء أو الأهداف قد تشجع الفساد. على سبيل المثال، قد تشجع مكافأة مرتبطة بالفوز بعقد أو بعدد أو قيمة العقود المبرمة الموظفين على دفع رشاوى للفوز بعقود أو غض الطرف عن الفساد المتعلق بها. وبالمثل، قد تشجع المكافأة أو الحافز أو الهدف المتعلق بالتدفق النقدي الموظفين على إصدار فواتير عن أعمال لم تُنجز، أو عدم الموافقة على المدفوعات المستحقة للموردين. وبالتالي، إذا رغب صاحب العمل في تقديم مكافآت أو حوافز أو أهداف تتعلق بالأداء:

• ينبغي لصاحب العمل أن يتجنب ترتيبات المكافآت التي قد تشجع الموظفين على الانخراط في أنشطة فاسدة بهدف تعزيز المكافأة أو تلقي حافز أو تحقيق هدف؛
• ينبغي لصاحب العمل أن يُدخل عاملاً في ترتيبات المكافآت أو الحوافز أو الأهداف يأخذ في الاعتبار أو يكافئ الموظفين على النشاط الأخلاقي مثل تجنب العقود الفاسدة.