يقدم هذا القسم إرشادات فيما يتعلق بتعيين مدير امتثال من قبل منظمة (الإجراء 5 من برنامج مكافحة الفساد للمنظمات).

ينبغي أن يُعهد إلى مدير أو وظيفة إدارية بمسؤولية الإشراف على التطوير والتنفيذ الفعال لبرنامج مكافحة الفساد. وتنفصل هذه المسؤولية الإشرافية لمدير الامتثال عن:

• مسؤولية الإدارة اليومية المباشرة لمديري الأقسام أو الوظائف لضمان امتثال الموظفين داخل الأقسام أو الوظائف المختلفة في المنظمة؛
• المسؤولية الفردية لجميع الموظفين عن ممارسة أنشطتهم بطريقة تتوافق مع السياسة.

يمكن أن تكون مسؤولية إدارة الامتثال هذه إما بدوام كامل أو بدوام جزئي، اعتمادًا على حجم المنظمة وطبيعة ومدى مخاطر الفساد التي تواجهها المنظمة.

في المؤسسات الصغيرة، يُحتمل أن يكون مدير الامتثال شخصًا واحدًا يُكلَّف بالمسؤولية بدوام جزئي، ويمكنه الجمع بين هذه المسؤولية ومسؤوليات أخرى. في هذه الحالة، يجب الحرص على عدم تعارض مسؤوليات مدير الامتثال الأخرى مع مسؤوليات الامتثال. على سبيل المثال، قد يكون من غير المناسب أن يُدير مدير مبيعات المؤسسة وظيفة الامتثال أيضًا، لأن ضغط البيع غالبًا ما يتعارض مع الحاجة إلى الامتثال. من الأفضل أن يشغل دور غير تشغيلي، مثل المدير المالي أو المحامي الداخلي، دور مدير الامتثال بالإضافة إلى مسؤولياته المالية أو القانونية. في المؤسسات الصغيرة جدًا، قد يكون من المستحيل تجنب بعض تعارض الأدوار، وفي هذه الحالة يجب على الشخص المناسب أن يفصل، قدر استطاعته، مسؤولياته التشغيلية عن مسؤولياته المتعلقة بالامتثال ليكون محايدًا.

عندما يكون حجم عمل الامتثال كبيرًا بدرجة كافية، أو يكون خطر الفساد في المنظمة مرتفعًا بدرجة كافية، فقد تقوم المنظمة بتعيين مدير بدوام كامل لدور مدير الامتثال.

في المنظمات الكبيرة، قد تكون هناك وظيفة امتثال، بدلاً من مدير واحد، والذي يتألف من عدة أشخاص.

قد تقوم بعض المنظمات بتعيين لجنة امتثال لتولي مسؤولية الامتثال.

يجب أن يتولى دور مدير الامتثال، أو وظيفة الامتثال، موظفون يتمتعون بالكفاءة والمكانة والسلطة والاستقلالية المناسبة.

• الكفاءة تعني أن الشخص (أو الأشخاص) المعنيين بمسؤولية الامتثال يجب أن يتمتعوا بالقدرة الشخصية على التعامل مع متطلبات الدور، وأن يكونوا مستعدين وراغبين في التعرّف على الدور وأدائه على النحو الأمثل. ونظرًا لحداثة هذا الدور نسبيًا، وقلة عدد الأشخاص ذوي الخبرة السابقة فيه، فلا يشترط أن تكون لديه خبرة سابقة فيه.
• تعني الحالة أن الشخص (الأشخاص) المعنيين المعينين لمسؤولية الامتثال يجب أن يكونوا من كبار المسؤولين في المنظمة بما يكفي بحيث يستمع الموظفون الآخرون إلى آراء الشخص ويحترمونها.
• تعني السلطة أنه يجب منح الشخص أو الأشخاص المعنيين المكلفين بمسؤولية الامتثال سلطة كافية من قبل مجلس الإدارة حتى يتمكنوا من تحمل مسؤوليات الامتثال بشكل فعال.
• الاستقلال يعني أن الشخص أو الأشخاص المعنيين المكلفين بمسؤولية الامتثال يجب أن لا يشاركوا شخصيًا قدر الإمكان في أنشطة المنظمة المعرضة لمخاطر الفساد (انظر التعليقات أعلاه بشأن الصراع).

ينبغي أن يتمتع مدير الامتثال بوصول مباشر إلى مجلس الإدارة لتوصيل المعلومات ذات الصلة. ولا ينبغي أن يُطلب منه رفع تقاريره إلى مدير آخر في السلسلة، والذي بدوره يرفع تقاريره إلى مجلس الإدارة، لأن ذلك يزيد من خطر عدم تلقي مجلس الإدارة الرسالة الصادرة عن إدارة الامتثال بشكل كامل أو واضح.

ينبغي أن تشمل مسؤوليات مدير الامتثال ما يلي:

• الإشراف على تصميم وتطوير برنامج مكافحة الفساد؛
• إعداد أو الموافقة على وثائق الإجراءات الأساسية التي تشكل جزءًا من برنامج مكافحة الفساد؛
• الإشراف على تنفيذ برنامج مكافحة الفساد من قبل المنظمة؛
• الإشراف على امتثال الموظفين لسياسة مكافحة الفساد وبرنامج مكافحة الفساد؛
• ضمان أن تكون سياسة مكافحة الفساد وبرنامج مكافحة الفساد متسقين مع الممارسات الجيدة، ويساعدان على الامتثال لجميع القوانين ذات الصلة؛
• تقديم المشورة والتوجيه للموظفين بشأن سياسة مكافحة الفساد وبرنامج مكافحة الفساد والقضايا المتعلقة بالفساد؛
• مراقبة فعالية برنامج مكافحة الفساد؛
• التوصية بالتحسينات اللازمة لبرنامج مكافحة الفساد، وضمان تنفيذ هذه التحسينات؛
• التواصل بشكل مناسب مع مجلس الإدارة والإدارة العليا ذات الصلة بشأن مخاطر وقضايا الامتثال؛
• قيادة أو تنسيق تحقيقات الامتثال.

عندما تتكون المنظمة من أكثر من منظمة يتم إدارتها بشكل مستقل (مثل شركة تابعة أو مشروع مشترك تسيطر عليه)، فيجب على مجلس الإدارة التأكد من تعيين مدير مؤهل أو ذو خبرة مناسبة داخل كل منظمة من هذه المنظمات ليكون مسؤولاً عن الإشراف على الامتثال لسياسة مكافحة الفساد وبرنامج مكافحة الفساد داخل كل منظمة من هذه المنظمات.

ويجب إبلاغ اسم مدير الامتثال وعنوان بريده الإلكتروني ورقم هاتفه إلى جميع الموظفين المعنيين، ونشرها على موقع المنظمة على شبكة الإنترنت (إن وجد).

ينبغي تحديد مسؤوليات مكافحة الفساد لمدير الامتثال، وأي مدير آخر يُعيّن في قسم الامتثال، في شروط تعيينهم. انظر نموذج نطاق عمل مدير الامتثال.

يجب أن يُصدّق مجلس الإدارة على تعيين مدير الامتثال. انظر نموذج قرار مجلس الإدارة (الفقرة 5).