يقدم هذا القسم إرشادات فيما يتعلق بتواصل المنظمة بشأن سياسة وبرنامج مكافحة الفساد (الإجراء 4 من برنامج مكافحة الفساد للمنظمات ).

يهدف هذا الإجراء إلى ضمان إلمام جميع الموظفين بسياسة وبرنامج مكافحة الفساد، وإدراكهم التزام الإدارة العليا للمؤسسة بهما وإلزامهم بهما. ولن يكون هذان البرنامجان فعالين إذا لم يكن الموظفون على دراية بهما، أو إذا لم يعتقدوا بأنهما يحظىان بدعم كامل من الإدارة العليا.

يتكون هذا الإجراء من ثلاثة مكونات:

• التزام القيادة:  ينبغي على الرئيس التنفيذي (أو ما يعادله من كبار المديرين) في المؤسسة إصدار بيان مكتوب للموظفين يؤكد دعم مجلس الإدارة لسياسة وبرنامج مكافحة الفساد. يُضفي هذا طابعًا شخصيًا على التزام مجلس الإدارة، ويُظهر التزام رئيس الإدارة العليا في المؤسسة بالسياسة والبرنامج. انظر المثال. بيان الدعم  ومن الناحية المثالية، ينبغي للمدير الأعلى أن يؤكد هذا الدعم من خلال إعادة إصدار بيان من هذا النوع سنويا.
• الإتصال والتواصل الفعال:  بيان دعم المدير الأعلى وسياسة مكافحة الفساد:
  • ينبغي إبلاغ جميع الموظفين. يمكن ذلك عبر البريد الإلكتروني أو برسالة ورقية. ويجب تقديمها لجميع الموظفين الحاليين والجدد عند انضمامهم إلى المؤسسة.
  • ينبغي نشرها على الموقع الإلكتروني للمنظمة. ويمكن أن يكون ذلك في قسم منفصل على الموقع الإلكتروني يُعنى بالأخلاقيات أو الامتثال.
• تأكيد الموظفين:  يُطلب من جميع الموظفين التوقيع على وثيقة تُثبت استلامهم وقراءتهم وفهمهم لسياسة مكافحة الفساد، والتزامهم بها. انظر النموذج. إعلان الامتثال.

ينبغي أن يتم تأريخ جميع بيانات الدعم وسياسة مكافحة الفساد وتأكيدات الموظفين بحيث يكون واضحًا متى تم نشرها أو الموافقة عليها.

من المهم أن تتمكن المنظمة من متابعة الموظفين الذين استلموا سياسة مكافحة الفساد، والذين وقّعوا على إقرار الامتثال، والذين لم يوقعوا عليه بكفاءة (حتى تتمكن المنظمة من متابعة الموظفين الذين لم يستلموا السياسة أو لم يوقعوا على الإقرار). هناك طرق مختلفة تُمكّن المنظمة من إدارة هذه الترتيبات ومراقبتها:

• يجوز إرسال السياسة في نسخة مطبوعة إلى جميع الموظفين، مع نموذج مرفق يجب على الموظفين التوقيع عليه وإعادته.
• يمكن إرسال السياسة إلكترونيًا إلى جميع الموظفين (مع إعداد إيصال تلقائي على نظام البريد الإلكتروني، ويمكن طلب من الموظفين إعادة إقرارهم إلكترونيًا).
• يمكن أن تكون السياسة جزءًا من وحدة تدريبية عبر الإنترنت (انظر الإجراء 8) يُطلب من الموظفين حضورها، ويمكن أن تتضمن الوحدة إقرارًا في نهايتها، والذي يجب على الموظف تحديده لتأكيد قبوله. ويمكن للمؤسسة تسجيل إتمام وحدة التدريب وإقرار الموظف تلقائيًا.

من المرجح أن تكون متطلبات برنامج مكافحة الفساد الداعمة للسياسة مُضمنة في مجموعة واسعة من الوثائق والضوابط (انظر التدابير من 3 إلى 21). وقد تتغير هذه الوثائق والضوابط دوريًا مع تحديثها وتحسينها. لن تكون جميع متطلبات البرنامج مُلائمة لجميع الموظفين (على سبيل المثال، قد تقتصر ضوابط إدارة المشاريع على مديري المشاريع فقط). من المُرجح أن يكون من المُرهق للغاية اشتراط إرسال جميع متطلبات البرنامج إلى جميع الموظفين وتوقيعها من قِبل الموظفين بنفس طريقة السياسة المذكورة أعلاه. لذلك، يجب تطبيق طريقة فعّالة لتوصيل متطلبات البرنامج ذات الصلة بحيث يكون جميع الموظفين على دراية بمتطلبات البرنامج ذات الصلة بهم. يجب توفير التدريب أو التعليمات المناسبة للموظفين المعنيين حتى يكونوا على دراية بكيفية تنفيذ متطلبات البرنامج ذات الصلة بهم.