يقدم هذا القسم إرشادات فيما يتعلق بشرط أن تقوم المنظمة بتنفيذ إجراءات تضمن أن جميع المنظمات الخاضعة للرقابة، وعند الاقتضاء، جميع شركاء الأعمال الذين تزيد مخاطرهم عن المخاطر المنخفضة، قد قاموا بتنفيذ إجراءات معقولة ومتناسبة لمكافحة الفساد (التدبير 12 من برنامج مكافحة الفساد للمنظمات ).

(1) نية المتطلب

الهدف من هذا المطلب هو أن تقوم المنظمة بما يلي:

• ضمان قيام جميع المنظمات الأخرى الخاضعة لسيطرتها بتنفيذ إجراءات معقولة ومتناسبة لمكافحة الفساد؛ و
• تتطلب، حيثما يكون ذلك معقولاً، أن يقوم جميع الشركاء التجاريين الذين يشكلون مخاطر فساد أكثر من منخفضة على المنظمة بتنفيذ إجراءات معقولة ومتناسبة لمكافحة الفساد والتي تشمل جميع المعاملات ذات الصلة ضمن نطاقها.

(2) سبب المطلب

سبب هذا الشرط هو أن هذه المنظمات الأخرى (سواءً كانت خاضعة للرقابة أم لا) قد تُشكل خطر فساد على المنظمة، وأن إجراءات مكافحة الفساد التي تطبقها هذه المنظمات قد تُسهم في الحد من هذه المخاطر. أنواع المخاطر التي تسعى المنظمة إلى تجنبها في هذه الحالات، على سبيل المثال:

• شركة تابعة للمنظمة تدفع رشوة مما يؤدي إلى تحميل المنظمة المسؤولية
• مدير المشتريات لدى أحد العملاء يطلب رشوة من المنظمة مقابل منح العقد
• وكيل أو شريك في مشروع مشترك للمنظمة يدفع رشوة لمدير عميل المنظمة نيابة عن المنظمة
• المورد أو المقاول من الباطن للمنظمة يدفع رشوة لمدير المشتريات في المنظمة مقابل منح العقد.

(3) المنظمات الخاضعة للرقابة

يُميّز هذا الشرط المتعلق بمكافحة الفساد بين المنظمات التي تخضع لسيطرتها وتلك التي لا تخضع لها. يجب على المنظمة ضمان تطبيق جميع المنظمات الأخرى الخاضعة لسيطرتها إجراءات معقولة ومتناسبة لمكافحة الفساد.

لأغراض هذا الشرط، تُعتبر المنظمة مسيطرة على منظمة أخرى إذا كانت تسيطر بشكل مباشر أو غير مباشر على إدارتها، بما في ذلك من خلال امتلاكها أغلبية حصص الملكية أو حقوق التصويت. قد تسيطر المنظمة، على سبيل المثال، على شركة تابعة أو مشروع مشترك أو اتحاد شركات من خلال أغلبية أصوات مجلس الإدارة، أو من خلال امتلاكها أغلبية الأسهم.

ومن المعقول أن نتوقع من المنظمة أن تستخدم هذه الرقابة لضمان قيام المنظمة الخاضعة للرقابة بتنفيذ إجراءات معقولة ومتناسبة لمكافحة الفساد.

ومن المرجح أن تكون الإجراءات التي ينبغي للمنظمة الخاضعة للرقابة تنفيذها مماثلة لتلك التي تتبناها المنظمة، ولكن مع تعديلها بشكل مناسب بحيث تكون معقولة ومتناسبة مع طبيعة ومدى مخاطر الفساد التي تواجهها المنظمة الخاضعة للرقابة.

(4) شركاء العمل

ينطبق هذا البند الفرعي على الشركاء التجاريين الذين لا تخضع لهم المنظمة. ويتوقف اتخاذ المنظمة لخطوات لضمان تطبيق إجراءات مكافحة الفساد من قبل الشريك التجاري غير الخاضع لسيطرتها على مدى معقولية ذلك . وتقترح اللجنة الاستشارية الدولية لمكافحة الفساد (GIACC) إمكانية التعامل مع اختبار المعقولية هذا بطريقة منهجية على النحو التالي.

1. صنف شركاء العمل إلى فئات وفقًا لمخاطر الفساد المُقدّرة التي يُشكّلونها على المؤسسة. راجع قسم الإرشادات حول تقييمات مخاطر الفساد لشركاء الأعمال حيث توصي GIACC بتقسيم الشركاء التجاريين إلى ثلاث فئات من المخاطر؛ منخفضة ومتوسطة وعالية.
2. إذا خلص تقييم المخاطر إلى أن أحد شركاء الأعمال يُشكل خطر فساد منخفضًا فقط، فلا حاجة للمؤسسة لاتخاذ خطوات لضمان تطبيق إجراءات مكافحة الفساد لديه. وهذا يعكس معقولية البرنامج وتناسبه، حيث لا ينبغي للمؤسسة اتخاذ خطوات غير متناسبة مع شركاء الأعمال منخفضي المخاطر. لذلك، ترى المؤسسة أنه من غير المعقول إلزام شركاء الأعمال منخفضي المخاطر بتطبيق إجراءات مكافحة الفساد، أو التحقق من تطبيقهم لهذه الإجراءات.
3. إذا خلص تقييم المخاطر إلى أن أحد شركاء العمل يُشكل خطر فساد متوسطًا، يُوصى بأن تتخذ المؤسسة خطواتٍ لتحديد ما إذا كان لدى شريك العمل إجراءاتٌ لمكافحة الفساد. يُوصى بإجراء العناية الواجبة (انظر قسم الإرشادات حول تقييمات مخاطر الفساد لشركاء الأعمال) يقترح الحصول على دليل على وجود إجراءات لمكافحة الفساد من الشريك التجاري عن طريق طلب نسخة من سياسته لمكافحة الفساد وتفاصيل إجراءاته (إن وجدت). بعد ذلك، يمكن للمؤسسة تقييم مدى تطبيق الشريك التجاري لهذه الإجراءات، وفي حال وجودها، ما إذا كانت مناسبة.
4. إذا خلص تقييم المخاطر إلى أن أحد شركاء العمل يُشكل خطرًا كبيرًا للفساد، يُوصى بأن تتخذ المؤسسة الخطوات المذكورة في البند 3 أعلاه، بالإضافة إلى التحقق من إجراءات مكافحة الفساد التي يتبعها شريك العمل عالي المخاطر من خلال استجواب أحد كبار المسؤولين المعنيين لديه حول هذه الإجراءات (انظر قسم الإرشادات حول تقييمات مخاطر الفساد لدى شركاء العمل). لذلك، يكون مستوى التحقق من الإجراءات الذي تتبعه المؤسسة في حالة شريك العمل عالي المخاطر أعلى منه في حالة شريك العمل متوسط ​​المخاطر.
5. بناءً على الاستفسارات الواردة في البندين 3 و4 أعلاه، ينبغي أن تكون المؤسسة قادرة على تقييم مدى تطبيق الشريك التجاري إجراءات مناسبة لمكافحة الفساد، وذلك بدرجة معقولة. إذا اقتنعت المؤسسة بشكل معقول من خلال هذه الاستفسارات بأن الشريك التجاري ذي المخاطر المتوسطة أو العالية لديه إجراءات مناسبة لمكافحة الفساد، فإن هذا الشرط يكون قد استُوفي (رهناً بإجراءات تحقق ومراقبة مستمرة ومعقولة ومتناسبة وفقاً للبندين 5 و6 من القسم الفرعي 7 أدناه).
6. إذا لم تُقنع الاستفسارات الواردة في البندين 3) و4) أعلاه المنظمة بشكل معقول بأن الشريك التجاري ذو المخاطر المتوسطة أو العالية لديه إجراءات مناسبة، أو إذا كانت المنظمة غير قادرة على إجراء مثل هذه الاستفسارات، فيجب على المنظمة تحديد ما إذا كان معقول إلزام الشريك التجاري بتطبيق إجراءات مكافحة الفساد كشرط للعمل مع المنظمة. ويعتمد مدى معقولية ذلك على الظروف. على سبيل المثال:
   • سيكون من المعقول عادةً أن تنطبق النقطتان الموضحتان أدناه:
     1. عندما يكون من المرجح أن يساعد تنفيذ إجراءات مكافحة الفساد من قبل الشريك التجاري في تقليل مخاطر الفساد.
     2. عندما يكون للمنظمة نفوذٌ كبير على شريك العمل. على سبيل المثال، عندما تُعيّن المنظمة وكيلًا ليتصرف نيابةً عنها في معاملة، أو تُعيّن مقاولًا فرعيًا ذا نطاق عمل واسع. في هذه الحالة، عادةً ما تكون المنظمة قادرةً على اشتراط تطبيق شريك العمل لإجراءات مكافحة الفساد الكافية كشرطٍ للتعيين.
   • لن يكون من المعقول عادةً تطبيق أي من النقاط المذكورة أدناه:
     1. عندما يكون من غير المرجح أن يؤدي تنفيذ الإجراءات من قبل الشريك التجاري إلى إحداث أي فرق عملي في المخاطر (على سبيل المثال، إذا كان من الممكن التحكم في المخاطر بشكل كافٍ من خلال الإجراءات الحالية للمنظمة)
     2. عندما لا تتمتع المنظمة بدرجة كبيرة من النفوذ على الشريك التجاري: على سبيل المثال، عندما يكون الشريك التجاري:
        • عميل لمشروع كبير
        • مقاول فرعي أو مورد رئيسي حيث تكون القوة التفاوضية للمقاول الفرعي أو المورد أكبر بكثير من قوة المنظمة (على سبيل المثال، عندما تشتري المنظمة مكونات من مورد رئيسي وفقًا لشروط المورد القياسية).
     3. عندما يفتقر شريك العمل إلى الموارد أو الخبرة اللازمة لتنفيذ الإجراءات (على سبيل المثال منظمة بها عدد قليل من الأشخاص، أو منظمة لا تستطيع عمليًا تنفيذ مثل هذه الإجراءات بسبب قلة الموارد الإدارية أو الخبرة). 
7. إذا رأت المنظمة ذلك معقولاً بموجب البند 6 أعلاه، فعليها أن تُلزم الشريك التجاري بتطبيق إجراءات مكافحة الفساد التي تشمل المعاملة ذات الصلة التي تقع ضمن نطاقها. وعادةً ما تفرض المنظمة هذا الشرط على الشريك التجاري كشرط مسبق للعمل معه و/أو كجزء من العقد بينهما.
8. إذا رأت المنظمة أنه من غير المعقول بموجب البند 6 أعلاه أن تطلب من الشريك التجاري تطبيق إجراءات مكافحة الفساد، فإن غياب هذه الإجراءات، أو عدم القدرة على التحقق منها، من المرجح أن يكون عاملاً سلبياً يجب مراعاته من قبل المنظمة عند إجراء تقييم المخاطر على الشريك التجاري. هذا لا يعني بالضرورة أن المنظمة لا تستطيع المضي قدماً في العلاقة أو المعاملة. ومع ذلك، ينبغي على المنظمة أن تأخذ في الاعتبار، كجزء من تقييم المخاطر، احتمال تورط الشريك التجاري في الفساد، وينبغي أن تأخذ المنظمة في الاعتبار غياب مثل هذه الإجراءات عند تقييم المخاطر الإجمالية. قد يكون الأمر أن المنظمة تقدر أن خطر العمل مع شريك تجاري عالي المخاطر لم يطبق إجراءات مكافحة الفساد مرتفع للغاية. من ناحية أخرى، قد تحدد المنظمة المخاطر، ولكنها تقرر أنها تستطيع إدارة هذه المخاطر في نطاق إجراءات المنظمة الحالية، أو من خلال تطبيق المنظمة لمستوى أعلى من الرقابة فيما يتعلق بعلاقة الشريك التجاري.

(5) إجراءات مكافحة الفساد التي يتعين على الشريك التجاري تنفيذها 

1. على المؤسسة تحديد نوع إجراءات مكافحة الفساد التي يُتوقع من الشريك التجاري تطبيقها أو تطبيقها بالفعل. يجب أن تكون هذه الإجراءات معقولة ومتناسبة مع المخاطر التي يواجهها، وأن تشمل، على الأقل، جميع المعاملات ذات الصلة بين المؤسسة والشريك التجاري ضمن نطاقها. تشمل العوامل التي ينبغي للمؤسسة مراعاتها عند تقييم إجراءات مكافحة الفساد التي يتبعها الشريك التجاري ما يلي:
   • حجم المعاملة التجارية
   • حجم وتعقيد الشريك التجاري
   • الدول والقطاعات التي تتم فيها المعاملة
   • هيكل المعاملة
   • حجم وطريقة الدفع
   • ما إذا كان الشريك التجاري سيتعامل مع أطراف أخرى (مثل العميل أو المسؤولين الحكوميين) نيابة عن المنظمة
   • الالتزامات والواجبات القانونية والتنظيمية والتعاقدية و/أو المهنية المعمول بها
   • أي مخاطر فساد أخرى محددة يفرضها الشريك التجاري على المنظمة. 
2. اعتمادًا على طبيعة الشريك التجاري وطبيعة المخاطر التي يشكلها، قد تتخذ المنظمة، على سبيل المثال، الخطوات التالية:
   • في حالة وجود شريك تجاري كبير عالي المخاطر مع نطاق عمل كبير ومعقد، قد تطلب المنظمة من الشريك التجاري تنفيذ إجراءات مكافحة الفساد المكافئة لتلك التي اعتمدتها المنظمة.
   • في حالة الشريك التجاري متوسط ​​الحجم ومتوسط ​​المخاطر، قد تطلب المنظمة من الشريك التجاري تنفيذ بعض إجراءات مكافحة الفساد الدنيا فيما يتعلق بالمعاملة، مثل سياسة مكافحة الفساد، والتدريب لموظفيها المعنيين، ومدير مسؤول عن الامتثال فيما يتعلق بالمعاملة، والضوابط على المدفوعات الرئيسية وخطوط الإبلاغ.
   • وفي حالة وجود شريك تجاري صغير للغاية يشكل مخاطر متوسطة أو عالية، ولكنه يفتقر إلى الحجم أو الموارد اللازمة لتنفيذ تدابير جوهرية لمكافحة الفساد، فقد تتطلب المنظمة ضوابط محددة، مثل تدريب الموظفين المعنيين، وضوابط على المدفوعات الرئيسية والهدايا والضيافة.
3. الحالات المذكورة في البند ٢ أعلاه هي أمثلة فقط. والمسألة المهمة هي أن تحدد المؤسسة مخاطر الفساد الرئيسية المتعلقة بالمعاملة، وأن تطلب، قدر الإمكان، من الشريك التجاري تطبيق ضوابط معقولة ومتناسبة مع تلك المخاطر الرئيسية.
4. في بعض الحالات، قد يطبّق الشريك التجاري إجراءات مكافحة فساد تشمل كامل أعماله، بما في ذلك جميع المعاملات ذات الصلة. وفي حالات أخرى، قد يطبّق الشريك التجاري إجراءات مكافحة فساد تتعلق فقط بالمعاملات ذات الصلة مع المؤسسة. وبينما يُفضّل الخيار الأول، قد تقبل المؤسسة الخيار الثاني، إذ من غير المرجح أن يكون لها تأثير على الشريك التجاري يتجاوز نطاق المعاملات ذات الصلة.
5. نظراً لأن تطبيق إجراءات مكافحة الفساد قد يستغرق بعض الوقت، فمن المنطقي أن تمنح المؤسسة شركاءها التجاريين مهلةً لتطبيقها. ورهناً بتقييم المخاطر، يمكن للمؤسسة مواصلة العمل مع شريكها التجاري في هذه الأثناء، ولكن ينبغي للمؤسسة أن تأخذ في الاعتبار غياب مثل هذا النظام في هذه الأثناء كعامل سلبي في تقييم المخاطر. كما يجوز للمؤسسة، في هذه الأثناء، فرض مستوى أعلى من الرقابة على المعاملة.
6. في معظم الحالات، لا يُطلب من المؤسسة التحقق من التنفيذ السليم والمستمر من قِبل شريكها التجاري لإجراءات مكافحة الفساد، إذ يصعب عليها التحقق من ذلك، ومن المرجح أن يكون غير معقول وغير متناسب. ومع ذلك، ينبغي على المؤسسة اتخاذ خطوات معقولة للتأكد من أن شريكها التجاري قد نفّذ الإجراءات (مثلًا، عن طريق طلب نسخ من وثائق السياسات والإجراءات ذات الصلة من شريكها التجاري، وعن طريق المراقبة المستمرة (انظر البند 7 أدناه). في حالات الفساد العالية (مثلًا، وكيل يحصل على عمولة على أساس رسوم النجاح)، قد تُقرر المؤسسة ضرورة تطبيق بعض إجراءات التحقق، على سبيل المثال، من خلال عمليات تدقيق دورية لعينات من حسابات الوكيل وإجراءاته.
7. ينبغي على المؤسسة تطبيق برنامج مراقبة معقول على الأنشطة ذات الصلة لشركائها التجاريين ذوي المخاطر المتوسطة والعالية. طوال مدة المشروع أو المعاملة، ينبغي تكليف مدير رفيع المستوى في المؤسسة بمسؤولية مراقبة أنشطة الشريك التجاري بشكل مستمر. لا تتطلب المراقبة مراقبة ميدانية دائمة، بل تتطلب وعيًا معقولًا وفعالًا من حيث التكلفة بأنشطة الشريك التجاري، ومراقبة أي مؤشر مشبوه على الفساد يتعلق بالشريك التجاري. على سبيل المثال، هل يبدو الشريك التجاري سريعًا أو ناجحًا بشكل غير عادي في الحصول على عقود أو خدمات حكومية؟ هل بدأت شائعات حول الفساد تنتشر حول الشريك التجاري؟ يجب على المدير إبلاغ مدير الامتثال فورًا بأي مؤشر على اشتباه فساد من قبل الشريك التجاري.